Організація позамашинної інформаційної бази

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ ЛЬВІВСЬКА КОМЕРЦІЙНА АКАДЕМІЯ

В. М. БІЛИК, В. С КОСТИРКО

ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ТА СИСТЕМИ

Рекомендовано

Міністерством освіти і науки України

як навчальний посібник для студентів

вищих навчальних закладів, що навчаються

за освітньо-професійною програмою підготовки

спеціаліста напряму «Торгівля»

Киів - 2006

ЗМІСТ

ВСТУП............................................................................................ 5

РОЗДІЛ 1. Забезпечувальні підсистеми автоматизованої
інформаційної системи (АІС)......................................................... 7

Тема 1. Організація позамашинної інформаційної бази.................... 7

Контрольні питання.............................................................. 7

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи... 8

Методичні вказівки............................................................... 9

Тема 2. Засоби формалізованого опису економічної інформації... 15

Контрольні питання.......................................................... .15

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи. 16

Методичні вказівки............................................................. 19

Тема 3. Організаційне забезпечення АІС........................................ 26

Контрольні питання............................................................ 26

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи. 26

Методичні вказівки............................................................. 27

Тема 4. Постановка економічної задачі................................................... 51

Контрольні питання............................................................ 51

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи. 51

Методичні вказівки.............................................................. 57

Тема 5. Програмне забезпечення АІС..................................................... 65

Контрольні питання............................................................ 65

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи. 66

Методичні вказівки............................................................. 68

Тема 6. Internet-технології.............................................................. 74

Контрольні питання............................................................ 74

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи 74

Методичні вказівки............................................................. 77

Тема 7. Економічна ефективність АІС.................................................... 93

Контрольні питання............................................................ 93

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи. 93

Методичні вказівки............................................................. 94

РОЗДІЛ 2. АІС кооперативними організаціями

і підприємствами......................................................................... 99

Тема 8. Інформаційна технологія розв'язку задач планування...... 99

Контрольні питання............................................................ 99

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи 100

Методичні вказівки........................................................... 102

Тема 9. Інформаційна технологія розв'язку задач маркетингової дія­
льності торговельного підприємства........................................... 114

Контрольні питання.......................................................... 114

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи 114

Методичні вказівки........................................................... 136

Тема 10. Інформаційна технологія розв'язку задач комерційної дія­
льності торговельного підприємства........................................... 186

Контрольні питання.......................................................... 186

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи 187

Методичні вказівки........................................................... 192

Література.................................................................................. 215

алфавітний покажчик............................................................... 219

Додатки...................................................................................... 223

ВСТУП

У зв'язку з переходом до ринку і ринкових відносин в Україні гостро постала проблема пошуку нових форм і методів управління виробництвом та реалізації това­рів. Основним напрямом удосконалення виробництвом і реалізацією товарів є створення і застосування інфо­рмаційних систем і технологій, які базуються на сучас­них апаратно-програмних інформаційних технологіях, розподіленій обробці даних у мережах, на використан­ні економіко-математичних методів і моделей, систем підтримки прийняття рішень та експертних систем.

Організація інформаційних систем та технологій — це складний комплекс робіт з визначення форм носіїв економічної інформації, класифікації і кодування да­них, розробки методології та технології комп'ютерного розв'язку економічних задач. Особливий інтерес ста­новлять нові інформаційні технології, які грунтуються на використанні комп'ютерної техніки, розподільної обробки інформації та економіко-математичних мето­дів. Нові інформаційні технології впливають на органі­зацію планування, обліку і аналізу діяльності торгове­льного підприємства: змінюється методологія виконан­ня основних функцій управління, структура апарату управління і методи роботи управлінського персоналу. Розвиток інформаційних технологій свідчить про те, що фахівцю торговельного підприємства приходиться:

• працювати як кінцевому користувачу на персона­льному комп'ютері (автоматизованому робочому місці, робочій станції) в умовах «електронного офісу» (вклю­чаючи електронну пошту, мобільні засоби зв'язку то­що), інтегрованих інформаційних систем, локальних і глобальних телекомунікаційних мереж;

• вдосконалювати технологічні і управлінські процеси на своєму робочому місці з використанням найновіших технічних і програмних засобів (у зв'язку з цим управлінсь-

лінський персонал повинен знати основи нових інформаційних тех­нологій і їх вплив на успіх в бізнесі, володіти основами автоматизації розв'язку економічних задач, знати основи створення інформаційних систем і використання нових інформаційних технологій обробки ін­формації, вміти працювати з сучасними програмними засобами, мати уявлення про роботу в локальних і глобальних комп'ютерних мере­жах, мати навики використання електронної пошти, телеконферен­цій, електронних дощок оголошень, засобів електронного офісу).

Основна мета курсу — формування знань і навичок викорис­тання інформаційних технологій у комерційній діяльності торго­вельного підприємства та ознайомлення студентів з основами створення і функціонування автоматизованих інформаційних си­стем (АІС), оцінка ефективності їх функціонування.

Основним завданням вивчення дисципліни «Інформаційні технології та системи» є теоретичне та практична підготовка сту­дентів з таких питань:

• загальна теорія систем та методологія її застосування в управлінні підприємствами і організаціями споживчої кооперації;

• структура АІС;

• методологія проектування АІС;

• економічна сутність, інформаційне забезпечення і техноло­гія реалізації на персональних комп'ютерах основних задач ко­мерційної діяльності товарознавців-комерсантів;

• створення і застосування інформаційних технвлогій для розв'язку задач управління торговельними підприємствами і ор­ганізаціями.

В результаті вивчення дисципліни студенти повинні вміти:

• проводити системне дослідженні об'єктів управління з ме­тою їх декомпозиції на підсистеми і функції;

• визначати склад, зміст і взаємозв'язок задач комерційної ді­яльності в умовах їх автоматизованого розв'язку;

• здійснювати постановку економічних задач та організовувати їх розв'язок за допомогою сучасних інформаційних технологій.

У навчальному посібнику викладено основи інформаційних систем і технологій та їх використання для автоматизації розв'язку задач управлінської діяльності торговельного підприємства на персональних комп'ютерах. Склад задач, які розв'язуються в аудиторії на лаборато­рних заняттях або самостійно студентами, визначається викладачем у залежності від спеціальності студентів і навчального навантаження з даної дисципліни. У всіх розділах даються загальні методичні поради про особливості, порядок розв'язку задач і оформлення звітів. Складні задачі супроводжуються розгорнутими методичними порадами.

TEMA1

ОРГАНІЗАЦІЯ ПОЗАМАШИННОЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ БАЗИ

Мета.Засвоєння і закріплення студентами теоретичних знань проектування первинних документів, створення і об­робка документів засобами MS Word.

Контрольні питання

1. Що входить до складу інформаційного забезпечення АІС?

2. Дайте визначення позамашинної інформаційної бази (ІБ).

3. Назвіть основні носії інформації та дайте їм коротку характеристику.

4. Дайте класифікацію носіїв економічної інформації, які використовуються в 1С.

5. Визначте поняття системи документації.

6. Що таке первинний документ?

7. Перерахуйте основні етапи проектування первинних документів.

8. Назвіть вимоги, які висуваються до первинних до­кументів.

9. Які існують форми побудови зон первинних докуме­нтів?

10. Дайте визначення уніфікованої системи докумен­тації.

11. Назвіть основні напрями уніфікації і стандартизації документів.

12. Як класифікуються форми вихідної інформації?

13. Назвіть вимоги, які висуваються до вихідних ма­шинних документів.

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи

ЗАВДАННЯ 1. Засобами MS Word спроектуйте форму накладної, заповніть початковими даними і підготуйте до друку.

ПОЧАТКОВІ ДАНІ. Форма накладної містить такі реквізити заголов-кової частини: номер і дата виписки документа, назви підприємс­тва, платника, одержувача, підставу. Реквізитами змістовної час­тини документу є назва товару, його сорт, одиницю виміру, кількість та ціна. Змістовна частина також має також розрахун­кові реквізити — вартість товару, підсумок вартості товарів.

У формі накладної слід передбачити такі елементи: код фор­ми, поля для ручного занесення дати відвантаження, підписів ма­теріально-відповідальної особи складу та одержувача товарів.

ЗАВДАННЯ 2. Засобами MS Word спроектуйте форму прибутко­вого касового ордера у відповідності зі стандартом (Типова фор­ма № КО-1, затверджена наказом Мінюсту України від 15 лютого 1996 р. № 51). Заповніть спроектовану форму документу адеква­тними початковими даними і підготуйте до друку.

Початкові дані. Заголовкова частина документу містить такі рек­візити: Підприємство (організація), ідентифікаційний код ЄДР-ПОУ, код за УКУС. Реквізитами змістовної частини документу є номер документу і його дата, особа, яка вносить гроші в касу, підстава, сума, кореспондуючий рахунок (субрахунок), код ана­літичного обліку (якщо кореспондуючий рахунок чи субрахунок передбачають аналітику), код цільового призначення.

ЗАВДАННЯ 3. Засобами MS Word спроектуйте форму документа «Відомість витрати матеріалів і палива», заповніть адекватними початковими даними (не менше, ніж 10 рядків) і підготуйте до друку.

ПОЧАТКОВІ ДАНІ. Заголовкова частина відомості містить такі поча­ткові реквізити: номер і дата виписки документа, організація (підприємство) і його код, матеріально-відповідальна особа, пе­ріод дії відомості. Реквізитами змістовної частини документу є тип активу (матеріал, паливо, МШП, запчастина тощо), його на-

зва одиниця виміру, ціна, кому (матеріально-відповідальна особа) і для яких потреб відпущено. Потрібно також передбачити такі розрахункові поля та відповідні механізми розрахунку: вартість активу та загальний підсумок їх вартості.

У формі відомості також потрібно передбачити такі елементи: код форми, підпис особи, яка відпустила матеріали, для кожного активу — підпис його одержувача.

Методичні вказівки

Документи — основні носії економічної інформації в інфор­маційних системах. В документах містяться показники, які відо­бражають кількісні і якісні зміни торговельно-господарської дія­льності підприємств. Документи, які містять початкові дані підприємств, прийнято називати первинними. Характерною особ­ливістю первинних документів є велика їх різноманітність і не­придатність для вводу в комп'ютер.

Проектування первинних документів повинно починатись з вра­хування особливостей їх форми, призначення, способу формування, кількості реквізитів, ступеня заповнення, місця виникнення тощо.

Необхідно відмітити, що проектування первинних документів також залежить від системи зведених показників та вимог, які пред'являються в місцях їх заповнення і подальшого викорис­тання, від застосування засобів автоматизації збору, реєстрації, передачі та обробки початкових даних.

Розрізняють такі етапи проектування первинних документів:

1) визначення реквізитів документа;

2) побудова ескізної форми документа (розташування рекві­зитів на бланку документа за вибраною формою побудови).

Для побудови ескізної форми документа його розбивають на зо­ни, які можуть мати лінійну, анкетну або табличну форми. В ліній­ній та анкетній формах побудови для кожному реквізиту виділяють по два поля: для його назви і значення. Лінійна форма побудови пе­редбачає розташування назв та значень реквізитів горизонтально, а анкетна — вертикально, один під другим. В табличній формі по­будови документ представляє собою таблицю, шапка якої склада­ється з назв реквізитів, а рядки містять їх значення.

Більшість документів складається з декількох зон (рисі), які мають різні форми побудови (тобто, в одному документі часто застосовується сполучення різних форм побудови його зон). Для

зменшення кількості документів і скорочення затрат на їх запов­нення і підготовку машинних носіїв доцільно застосувати табли­чну форму побудови.

Слід відзначити, що проектування первинних документів пов'язано з розв'язком таких задач:

• пошуку відповідних форм в єдиній уніфікованій системі до­кументації;

• побудови унікальних форм документів (згідно з вимогами Держстандарту України або експлуатаційними характеристиками використовуваних технічних засобів);

• організації раціонального документообороту.
Проектування первинних документів повинно здійснюватись

із суворим дотриманням стандартів, згідно з якими виділяються три частини документа — заголовкова, змістовна і оформлююча (рисі). Кожна із них поділена на зони, а в зонах розташовуються реквізити. Так, зони 1-4 складають заголовкову частину докуме­нта, зона 5 — змістовну; зона 6 — оформлюючу частину.

В зоні 1 вказуються реквізити підприємства (організації, під­розділу) — назва, код, поштова адреса, телефони, в зоні 2 — код форми документа і дані про її затведження, в зоні 3 — назви і значення постійних реквізитів документа (наприклад, одержувач товарів чи матеріально-відповідальна особа); в зоні 4 — номер та дата виписки документа. В зоні 5 розташовуються змінні реквізи­ти документа (наприклад, товари, їх одиниці виміру, споживчі характеристики, кількості, вартості тощо). Зона 6 призначена для розташування прізвищ, посад і підписів відповідальних осіб, пе­чаток і дати відпуску матеріальних цінностей.

Рисі. Схема розташування зон документа.

Заголовкова частина документа «Накладна» складається з таких ре­квізитів: назва підприємства, номер і дата накладної, кому відпущено (від кого прийнято), через кого, за дорученням (номер, дата), підстава.

Змістовна частина накладної представляє собою таблицю, зра­зок якої наведено нижче в табл. 1.

Таблиця 1