Управление развитием организаций: общие свойства организаций как объекта управления

Конечная цель управления развитием организаций заключается в повышении их эффективности. Управленческий контур, в рамках которого осуществляется такая трансформация, может быть представлен так, как показано на Рис. 1.

Объект управления (организация)

Оценка текущего состояния

Цель управления (высокоэффективное состояние)

Принятие решения об управляющем воздействии

Реализация управляющего воздействия

Рис 1 Обобщённая схема управленческого контура

В общем случае успех в управлении тем или иным объектом зависит от того, в какой степени выполняются следующие условия:

· знание цели управления, корректность её формулировки;

· знание объекта управления; по возможности его строгое определение и описание;

· знание факторов, оказывающих влияние на состояние объекта управления, и закономерностей такого влияния;

· знание того, какие факторы относятся к разряду управляемых, неуправляемых и частично управляемых;

· наличие методик оценки значений этих факторов;

· наличие показателей успеха на пути движения к цели, а также методик и процедур их оценки;

· наличие механизмов управления управляемыми и частично управляемыми факторами и контроля значений неуправляемых факторов;

· наличие корректных правил и процедур выработки управленческих решений и механизмов их реализации.

Невыполнение перечисленных выше условий может стать причиной управленческих рисков, среди которых риск бесполезной траты времени и сил является далеко не самым опасным для организации. Кроме того, степень выполнения этих условий определяет спектр приемлемых методов управления: - если все перечисленные условия выполняются, возможно применение строгих формализованных методов и процедур. При низкой степени их выполнения наиболее приемлемыми оказываются эвристические, качественные методы.

Прежде чем ответить на вопрос о том, к какой же категории относится задача перевода организаций в высокоэффективное состояние и возможно ли её строгое решение, необходимо более чётко определить понятие «организация» и рассмотреть свойства организаций как объекта управления.

Термин «организация» имеет много различных толкований. В зависимости от контекста этот термин может означать:

· процесс установления взаимосвязей между отдельными элементами какого-либо множества объектов, процессов с целью их интеграции в новый, более сложный объект или процесс;

· результат этого процесса, характеризующий систему таких взаимосвязей;

· результат интеграции – вновь созданный объект или процесс.

Для того чтобы избежать неоднозначности в понимании данного термина, в дальнейшем процесс установления взаимосвязей будем называть организовыванием, или процессом организации; сложившуюся систему взаимосвязей элементов – структурой; результат интеграции - организованным сложным объектом или организацией.

В общем случае организованные сложные объекты или организации могут быть природными (например, муравейник, пчелиный рой, стая рыб), либо социальными (религиозная община, профсоюз, завод).

В дальнейшем нас будут интересовать только социальные организации: - объединения людей, создаваемые для достижения определенных целей и действующие в соответствии с заранее установленной системой правил и процедур.

Поскольку знание свойств организации как объекта управления является одним из значимых факторов, определяющих успех или неудачу в достижении целей управления, рассмотрим более подробно некоторые из этих свойств [1, 2, 3]

Организация - это, прежде всего, жизнеспособная система. Она выживает, сохраняя свою идентичность, она гомеостатична. Гомеостазис — это способность организации поддерживать свои важнейшие переменные в допустимых пределах при воз­никновении изменений во внутренней или внешней среде. Организации противодей­ствуют нарушающим их работу воздействиям и усиливают полезные, сохраняя стабильность своей внутренней среды и внешних связей и обеспечивая их развитие. Такая способность к самосохранению и развитию по Эшби называется сверхста­бильностью. Сверхстабильность обеспечивается действием в организациях обратных связей, положительных и отрицатель­ных, а просто стабильность — наличием отрицательных обрат­ных связей [4]. Такие свойства организаций, как гомеостатичность, стабильность и сверхстабильность, позволяют рассматривать их как своеобразные организмы или метаорганизмы. Как и любые другие организмы, организации появляются на свет, развиваются и умирают.

Организации обладают целевой природой и создаются для дости­жения определенных целей. Эффективность организаций оценивается по степени достижения этих целей. Современные представления об эффективности организаций рассмотрены в одной из статей данного сборника. Для достижения целей их члены распределяются по ро­лям и статусам, поэтому организация представляет собой сложную систему социальных позиций и ролей, которые используются в соответствии с нормами и ценностями, принятыми в ней.

Организация предполагает разделение труда и его специ­ализацию по функциональному признаку, поэтому в орга­низациях присутствуют различные горизонтальные структуры. В них также довольно четко различаются управляе­мая и управляющая подсистемы, поэтому в их структуре имеется иерархическая вертикаль, обеспечивающая координацию деятельности разнонаправленных горизон­тальных структур и единство целей, устойчивость и эффективность.

Управляющие подсистемы располагают специфически­ми средствами регулирования и контроля на основе ин­ституциональных норм, которые поддерживаются влас­тной структурой организации с помощью инструкций и санкций. В организациях осуществляются замена персонала, сме­щение неудовлетворительно работающих сотрудников и назначение на их место новых, а также перестановка пер­сонала по горизонтали и вертикали.

Социальные организации — это сверхсложные, или не­мыслимые системы. Множество ситуаций или состояний, в которых они могут находиться, практически бесконечно, следовательно, в них отсутствует принципиальная воз­можность детерминированного управления поведением. Секрет их работы в самоорганизации. При выборе способов поведения, способствующих выжи­ванию и росту эффективности, строгих алгоритмизированных методов управления явно недостаточно. Разработать алгоритм поведения в каждой из бесчисленного множества ситуаций в принципе невозможно, а управление, в основе которого лежит накопленный опыт, в динамичной среде может завести в тупик. Именно поэтому для решения задач выжи­вания и развития организаций нужны эвристики. Они обеспечива­ют достижение целей, даже тех, которые еще не имеют четкого определения.

Любая желающая быть эффективной организация нуждается в иерархии языков описания своей деятельности (это т.н. принцип полилингвизма). Причем результат деятель­ности, описываемой на языке нижнего (первого) уровня, должен оцениваться на языке более высокого уровня иерархии, результат ее функционирования, описанного на языке второго уровня, должен оцениваться на языке третьего уровня и так далее. Язык самого верхнего для организа­ции уровня — это язык, на котором формулируется миссия, общефирменные ценности и стратегические цели, а языком нижнего уровня являет­ся язык производственных операций. Наличие понятной для всех иерархии языков обеспечивает целенаправленность поведения организации и согласованность целей отдельных её представителей.

Для любой сложной системы, в том числе и для социальных организаций, присуще свойство эмерджентности, или невыводимости

свойств системы в целом из свойств составляющих её элементов. Существенное (если не определяющее) влияние на их свойства оказывает характер взаимосвязей между элементами системы. Например, система атомов углерода, связанных плоской кристаллической структурой – это графит, смазочное вещество. Те же атомы углерода, имеющие взаимосвязи в виде объемной кристаллической структуры – это алмаз, самое твердое природное вещество. Система простых азотистых соединений, объединенных в виде двойной спирали Уотсона – Крика – это молекула ДНК, носитель наследственной информации о живых организмах. То есть, за счет изменения характера взаимосвязей между элементами сложной системы можно достичь её принципиально нового качества.

Поскольку социальная организация является своеобразным организмом, её, как и любой другой организм, можно отнести к тому или иному виду, подвиду, классу и т.п. Каждый такой класс характеризуется своим строением, внешним обликом, особенностями реагирования на изменения внешней и внутренней среды, условиями обитания, предельными физическими и интеллектуальными способностями (то есть предельно-достижимым уровнем эффективности) [5].

Рассмотрим далее некоторые следствия, вытекающие из описанных выше общих свойств социальных организаций.

Следствия сверхсложности, немыслимости социальных систем проявляются следующим образом:

Поскольку общее число различных ситуаций или состояний, в которых может находиться организация, приближается к бесконечности, стремление её руководства к всеобъемлющей регламентации и жесткому контролю с неизбежностью приводит к непомерному разбуханию бюрократического аппарата, который, тем не менее, в силу немыслимости организаций, в принципе не способен всё регламентировать и все контролировать. При этом возникает парадоксальная ситуация, когда с одной стороны организация испытывает постоянную нехватку в бюрократах, а с другой, при любом их количестве они не справляются со своими обязанностями. Таким образом, философия управления, в основе которой лежит стремление все регламентировать и все контролировать, порождает процесс лавинообразного разбухания бюрократического аппарата. Поскольку такой аппарат в процессе роста пожирает все больше и больше ресурсов, это приводит к снижению эффективности организаций. Как следствие, время от времени в таких организациях проводятся кампании по борьбе с бюрократизмом, но если при этом философия управления остается прежней, в силу описанных выше закономерностей, сразу же после завершения таких кампаний этот аппарат начинает стремительно разрастаться и через непродолжительное время превосходит по численности своего предшественника. Именно поэтому для эффективной работы социальных систем необходимы самоорганизация, творчество, эвристики.

Очевидно, самоорганизация, творчество и эвристики не появятся в организации сами по себе, или по приказу высшего руководства фирмы. Их появление и успешное функционирование должны поддерживаться системой стимулирования, определенными организационными структурами и процедурами.

Следствием разделения труда и специализации является наличие в организациях групп людей, которые говорят на различных профессиональных языках. В результате практически в любой организации появляются так называемые коммуникационные барьеры, затрудняющие совместную согласованную работу различных профессиональных групп людей. Наличие этих барьеров, подкрепленное зачастую территориальным разделением таких групп, приводит к их психологическому обособлению, взаимному недопониманию, конфликтам. Для того чтобы коммуникационные барьеры не привели к деструктивным последствиям, организации должны предпринимать специальные усилия по их преодолению. Если эти усилия окажутся недостаточными или неэффективными, то отдача от работы таких, например, отделов, как отдел маркетинга, отдел стратегического планирования и стратегического управления и т.п. будет близка к нулю, даже если эти отделы укомплектованы высокопрофессиональными специалистами. Наибольшую опасность для организации наличие упомянутых барьеров представляет в быстро меняющейся, динамичной среде, когда требуется оперативная реакция всей организации на происходящие или предстоящие изменения. По данным ряда исследователей до 70% неудач в реализации инновационных проектов в организациях обусловлено коммуникационными барьерами [6].

Соблюдение в организациях принципа полилингвизма предполагает наличие хорошо известнойи принятой каждым сотрудником миссии организации, её целей и ценностей, знание своей роли в достижении краткосрочных и долгосрочных целей организации и выполнении миссии. Если этот принцип соблюдается, то при наличии субъективно значимой системы стимулов активность всего персонала ориентирована в направлении достижения целей организации, что способствует росту её эффективности. Несоблюдение данного принципа приводит к непониманию (незнанию) общего направления развития, появлению у каждой группы (каждого подразделения) своих обособленных целей, углублению межгрупповых барьеров взаимного непонимания со всеми вытекающими отсюда негативными последствиями.

Эмерджентность организации означает, что её поведение в целом достаточно сложным образом реагирует на действия отдельных людей (в том числе и руководителей), и если действия управленцев не учитывают логики поведения организации как целостного организма, результаты этих действий, несмотря на благие намерения руководителей, будут далеки от ожидаемых. При этом отсутствие результата может быть не самым худшим последствием реализации подобных управленческих решений. Примером такого реагирования является снижение управляемости и эффективности в результате стремления руководства повысить эффективность фирмы только за счет развития системы жесткой всеобъемлющей регламентации и контроля, о чем уже было сказано выше. То есть любая организация (как, впрочем, и экономика в целом) – это достаточно строптивая лошадка, которая идет туда, куда ей предписывает собственная логика, и это направление далеко не всегда совпадает с тем, куда её пытаются направить. Повысить эффективность в этих условиях можно за счет учета свойств организации как сложной системы в процессе её создания, а также в процессе принятия и реализации управленческих решений. Напомним, что радикального изменения эффективности организации можно достичь за счёт преобразования характера взаимосвязей между её элементами.

Поскольку основными элементами организационных систем являются люди, то изменение свойств организации как сложной системы (системных свойств) должно быть направлено на изменение характера взаимосвязей между личностью и организацией в целом, личностью и группой, между различными группами людей.

Следствием того, что любая организация – это своеобразный организм, который может быть отнесен к тому или иному виду, подвиду или классу, а для каждого такого класса существует свой предельно достижимый уровень эффективности, является наличие двух различных подходов к решению задачи повышения эффективности организаций.

Первый подход связан с решением задачи частной оптимизации или рационализации и ориентирован на достижение требуемого уровня эффективности организации без изменения её класса. Именно в такой постановке отечественные менеджеры чаще всего пытаются решить задачу подъема экономики фирмы. Если требуемый уровень эффективности не принадлежит диапазону, достижимому для организаций данного класса (а именно так зачастую и случается на практике), сформулированная задача не имеет решения. Результатом осуществляемых преобразований в этом случае будет бесполезная трата времени, сил и средств, создание видимости важных дел при отсутствии результата, и, в конце концов, разочарование в нововведениях.

Второй подход связан с решением незнакомой для многих отечественных управленцев, но наиболее важной задачи перевода организаций в класс, отличающийся более привлекательным диапазоном эффективности.

Тот факт, что организация представляет собой сложную, немыслимую, иерархически организованную систему, позволяет сделать вывод о принципиальной невозможности её строгого описания. Именно по этой причине, несмотря на достаточно большое число фундаментальных работ по теории организаций: - Файоля, Вебера, Берталанфи, Богданова, Пригожина, Бира, Месаровича и других [2], а также работ по организационному поведению [6,7], организация как объект управления на сегодняшний день определена лишь качественно, в виде набора отдельных характеристик, свойств и частных закономерностей.

Приближённое представление о составе и многообразии факторов, определяющих эффективность организации, можно получить исходя из анализа обобщённой схемы её функционирования во внешней среде. Эта схема представлена на рисунке 2. Как видно из этой схемы, на поведение организации оказывают влияние многочисленные внешние факторы, информация о которых не всегда полностью известна и достоверна. Это и поведение потребителя, и поведение конкурентов, государства, социального окружения, и достижения в сфере фундаментальной и прикладной науки, и т.п. Кроме того, на её поведение влияют внутренние факторы, такие как технология; менеджмент организации; формальные и неформальные лидеры; характер групповых и межгрупповых отношений; индивидуальные особенности персонала; организационная структура; организационные правила, нормы, ценности, инструкции; система оценки и стимулирования персонала; наличие необходимых ресурсов и так далее.

Система информационного обеспечения управления   Менеджмент фирмы

Производите-ли замените-лей

Конкурен-ты

Потреби-тели

Поставщи-ки

Государ-ство

НИОКР

Партнеры

Орг. структура

Правила, нормы, инструкции

Техника, технологии

П Е Р С О Н А Л (Личности – Группы –Коллектив организации)

Стимулы

Производство товаров, услуг, выполнение обязательств (поведение)

Контроль

Миссия, иерархия целей, ценности, задания

Рис. 2 Обобщённая схема функционирования организации

Многие из факторов, характеризующих внешнюю и внутреннюю среду организации, относятся к разряду неуправляемых или частично управляемых и далеко не все из них поддаются строгой количественной оценке. Закономерности влияния этих факторов на поведение организации и её эффективность сформулированы лишь в самом общем виде.

Как следствие, задача управления изменениями в организациях в интересах повышения эффективности является не полностью определённой или слабоструктурированной, а её строгое решение практически невозможно. При этом, учитывая сущность и характер влияния свойств организаций как сложных систем на их эффективность, одним из направлений повышения эффективности является разработка и реализация механизмов учёта этих свойств в процессе создания и функционирования организаций.

Детальному анализу этих механизмов посвящены следующие статьи настоящего сборника.

Литература

1. Теория организаций и организационное проектирование. / Под ред. Фокиной Т. П. Саратов, 1997

2. Семиков В.Л. Теория организаций. –М., 2002

3. Гибсон Дж. Л. и др. Организации: поведение, структура, процессы: Пер с англ. – М.: ИНФРА-М, 2000

4. Бир Ст. Мозг фирмы. – М.,1993

5. Шорохов Ю.И. Развитие организаций: тенденции, механизмы, управление. Тверь, 1997

6. Шермерорн Дж. и др. Организационное поведение. / Пер с англ. – СПб, Питер, 2004

7. Лютенс Ф. Организационное поведение./ / Пер с англ. –М.: ИНФРА-М, 1999

8. Месарович М., Мако Д., Такахара И. Теория иерархических многоуровневых систем. –М: Мир, 1973

Ю.И. Шорохов