Тема 4. Оформление организационно-распорядительной документации
План
1. Виды организационных документов.
2. Основные требования к содержанию и оформлению устава организации.
3.Оформление штатного расписания.
4. Оформление и содержание инструкции.
5. Основные требования к оформлению договора (контракта).
6. Содержание положения о персонале предприятия.
7. Понятие распорядительных документов, их виды и значение в работе предприятия.
[1; 11; 12–28]
Методические указания к изучению темы
Семинар посвящен изучению организационно-правовой и распорядительной документации. Рассматривается содержание и реквизиты устава организации, положения о структурном подразделении, штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций. Изучаются распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.
Важнейшим из организационных документов является Устав организации, который является учредительным документом, устанавливающим правовой статус юридического лица, необходимый согласно закона для его государственной регистрации.
Положение о персонале предприятия – документ, регламентирующий организацию работы предприятия, акционерного общества в целом или его отдельных структурных подразделений. Примерный образец положения о структурном подразделении приведен в прил. 7.
Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях и в целом в организации. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно (прил. 8).
Инструкция – документ, имеющий правовой статус. Она издается в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организаций. На каждого работника организации, например, должна составляться должностная инструкция (прил. 9).
Договор – это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы (прил.10), указания (прил.11), решения (прил. 12), распоряжения (прил.13), постановления (прил.14).
Контрольные вопросы
1. Что представляет собой устав организации?
2. Назначение и правила оформления штатного расписания?
3. Кто и с какой целью на предприятии составляет должностную инструкцию?
4. Какие требования предьявляются к оформлению договоров?
5. Обьясните значение положения о структурном подразделении.
6. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?
7. Как оформить выписку из приказа?
8. Как оформить распоряжение?
9. Как оформить указание?
10. В чем отличие решения от постановления?
Задания
Задание 1.
Напишите указание, составленное на предприятии ЗАО «Юнис», в котором руководитель предприятия обязывает всех сотрудник пройти полный медицинский осмотр и сдать результаты осмотра в отдел кадров.
Задание 2.
Составьте указание об организации работы сотрудников ООО «Образ» в праздничные дни.
Задание 3.
Составьте решение, подготовленное советом директоров ЗАО «Кристалл» от 10.05.2009г. в связи с предстоящей выставкой. Назначить ответственным за подготовку к мероприятию начальника отдела рекламы Давыдову Е.М., которой поручить подготовить набор экспонатов к выставке согласно указанным критериям, не позднее 17.05.2009г.
Задание 4.
Составьте решение совета директоров ОАО «Витязь» о подготовке к конкурсу «Менеджер года», проводимого в декабре. Ответственным за подготовку назначить секретаря Петровскую Г. П. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
Задание 5.
Напишите распоряжение директора ООО «Ника» о проведении капитального ремонта здания, где расположены сборочный и литейный цеха, в связи с аварийным состоянием. Ответственным за выполнение работ назначить Голобородько А. А. (начальника сборочного цеха). Все работы необходимо провести до 01 мая 2009г. О ходе выполнения работ сообщать лично руководителю предприятия Горину О. Д.
Задание 6.
Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.
Задание 7.
Составьте приказ по предприятию ЗАО «Космос» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.
Задание 8.
ТЕСТ «Организационные документы организации»
1. Организация считается созданной
a) со дня государственной регистрации;
б) с момента утверждения устава.
2. Наличие устава является обязательным для регистрации коммерческих и некоммерческих организаций?
a) да;
б) нет.
3. В каком документе определяется фонд заработной платы организации?
a) в штатной численности;
б) в штатном расписании.
4. Какой документ обсуждается на собрании трудового коллектива?
a) должностные инструкции;
б) правила внутреннего распорядка;
в) положения о структурных подразделениях организации.
5. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?
a) положения о структурных подразделениях;
б) должностные инструкции;
в) штатное расписание;
г) правила внутреннего распорядка;
д) все перечисленные документы.
6. На основании какого документа разрабатываются структуры организации и определяется ее штатная численность?
a) на основании Положения об организации;
б) на основании Устава организации;
7. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?
a) в Уставе организации;
б) в договоре учредителей;
в) во всех перечисленных документах.
8. При поступлении граждан на работу в организацию их обязательно должны познакомить с:
a) уставом организации;
б) положением о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин;
в) должностной инструкцией;
г) всеми перечисленными документами.
задание 9.
Тест«Оформление распорядительной документации»
1. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия:
a) указы;
б) указания;
в) приказы;
г) решения;
д) постановления.
2. Кто несет ответственность за издание распорядительно документа, изданного на основе единоначалия:
a) лицо, подписавшее документ;
б) руководитель организации.
3. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа по основной деятельности:
a) наименование организации;
б) название разновидности документа;
в) дата;
г) номер;
д) место издания;
е) заголовок к тексту;
ж) текст;
з) подпись;
и) адресат.
4. Какая часть текста приказа является обязательной:
a) констатирующая;
б) распорядительная.
5. Заверяется ли подпись руководителя организации на приказе печатью:
a) да;
б) нет.
6. В каком случае правильно оформлена заверительная надпись в выписке из приказа:
а) Верно
Наименование должности Расшифровка подписи
б) Верно
Наименование должности Расшифровка подписи
00.00.0000
в) Верно
Наименование должности Расшифровка подписи
00.00.00.
7. Что означает виза юриста на приказе:
a) внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;
б) обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.
8. С кем необходимо согласовать проект приказа, исполнение которого требует финансового обеспечения:
а) с юристом;
б) с главным бухгалтером;
в) с исполнителями;
г) со всеми перечисленными должностными лицами.
9. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа:
a) визы, согласования;
б) грифа согласования.
10. При регистрации приказов в журнал регистрации заносятся следующие данные:
а) номер;
б) дата;
в) автор документа;
г) место составления;
д) фамилия лица, подписавшего документ;
е) краткое содержание документа;
ж) фамилии исполнителей документа.