Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.

Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, про­куратуры, государственного надзора и др.). Такие справ­ки оформляются на бланке организации. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указа­нию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги.

Текст справки может состоять из нескольких разде­лов, пунктов. В него включают ссылку на период вре­мени, к которому относятся включаемые в справку дан­ные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение исто­рии вопроса.

Реквизиты служебной справки: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для А4), текст, подпись.

Реквизиты личной справки – наименование организации, выдавшей справку, наименование вида документа, дату и регистрационный индекс, место составления, адресат, текст, подпись, печать. Другой шаблон оформления личной справки – наименование организации, куда выдается справка не указывается (адресат), но в конце текста документа пишутдля какой цели выдана справка, то есть, в какое учреждение она будет предоставляться и на личных справках обязательна печать учреждения, выдавшего справку.

Справки оформляются на угловых и продольных бланках общего вида.

Письмо

Письма составля­ют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновиднос­тей: инструктивные, сопроводительные, информацион­ные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбит­ражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превышает семи строк, используют формат А5. Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

— введение — приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие осно­ванием для составления письма;

— доказательства — содержит обоснование вопроса, изложенного в письме;

— заключение — излагаются выводы, предлагаются решения.

Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации, как правило, оно принадлежит руководителю и его за­местителям. Подпись отделяется от текста 2—3 интервалами.

ЗАДАНИЕ

1. Создать в своей папке папку «Лабораторная работа 4». Оформите акт на продольном бланке предприятия Вашего варианта о передаче имущества при смене материально ответственного лица (произвольный перечень материальных ценностей, связанных с деятельностью предприятия Вашего варианта, 4-5 наименований). Председатель и члены комиссии вымышленные (не менее 3 чел.). См. образец акта (Приложение 13).

2. Сохранить файл под именем «Акт» в папке «Лабораторная работа 4».

3. Создать внутреннюю справку о результатах проведения инвентаризации (определение наличия оборудования или готовой продукции) в цехе (складе, лаборатории, подразделении) предприятия Вашего варианта на продольном бланке с соответствующими правилами оформления остальных реквизитов. См. образец справки (Приложение 14).

4. Сохранить файл под именем «Справка служебная» в папке «Лабораторная работа 4».

5. Создать справку для работника Вашей организации (ФИО, должность, срок работы и заработная плата – вымышленные). См. образец справки (Приложение 15).

6. Сохранить файл под именем «Справка личная» в папке «Лабораторная работа 4».

7. Составить и оформить текст делового письма о проведении межотраслевой выставки продукции на базе Вашего предприятия и приглашении к участию в этой выставке. Письмо адресуйте в организацию, предложенную в одном из вариантов в Приложение 1 в лабораторной работе №1. Сохраните файл под именем «Письмо» в папке «Лабораторная работа 4». См. образец письма (Приложение 16).

8. Повторите теорию и отчитайтесь преподавателю о проделанной работе.

Приложение 13

ПКФ «ОРИОН»

УТВЕРЖДАЮ

Директор

_______________ Э. П Мальцев

15.02.2010

АКТ

15.02.2010 №2

г. Минск

О передаче материальной ответственности

Основание: приказ директора ПКФ «Орион» от 13.02.2006 № 5 «О передаче материальной ответственности»

Составлен комиссией:

Председатель – главный инженер Василевский А. В.

Члены комиссии: Горнест П.А., ведущий технолог,

Визитин В. С., начальник цеха №2,

Присутствовали: Чумак Н. А., наладчик I категории.

15.02.2006 комиссией был установлен факт передачи материально ответственныму лицу Гонест П.А. через начальника цеха №2 Визитина В. С. следующих материальных ценностей:

№	Наименование	Инвент. №	Ед. измерения	Кол-во
1.	Компрессор AD-4	0136К451678	шт.
2.	Колба огнеупорная	0004К158792	шт.
3.	Ткань огнеупорная	0004Т0005247	м2

Составлен на 1 л в 3 экз:

1-ый экз.- в бухгалтерию,

2-ой экз. - Гарнест П.А., ведущему технологу,

3-ий экз - Визитину. В. С., начальнику цеха №2.

Председатель: А. В. Василевский

Члены комиссии П.А. Горнест

В. С. Визитин

Приложение 14

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РОССИИ
ТОМСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА РОСНИИИДАД

СПРАВКА

23.02.2010 №23

г. Томск

О наличии компьютерной техники и вспомогательного оборудования в лаб. № 63 корпус 1

В лаборатории № 63 наличествует следующее оборудование:

1. Персональные компьютеры 15 шт.

2. Телевизор SONY 1

3. Диапроектор 1

4. Сканер 1

5. Принтер 2

Заместитель начальника ЦРИТ Д. И. Лесков

Приложение 15

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РОССИИ
ТОМСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА РОСНИИИДАД

СПРАВКА

23.02.2007 №23

г. Томск

ЖЭС-23

Громов Дмитрий Олегович работает в РОСНИИДАД в должности ведущего специалиста отдела документоведения.

Заработная плата Громова Д. О. составила за январь – 390000 руб.

Директор института В.Н. Митин

Главный бухгалтер Т.А. Довгань

Приложение 16

Генеральному директору

АОЗТ "АПТЕКАРЬ"

Т.В. Николаеву

05.11.2010 № 89/01

На № 67/94 от 17.10.2010

Об изменении проекта реконструкции склада

Уважаемый Тимофей Викторович!

В соответствии с нашей договоренностью сообщаем, что ОАО КРОНА выполняет проектирование, планирование, монтаж и пуск в эксплуатацию 2—3-этажных комплектовочных конвейерных установок с компьютерным управлением и весовым контролем для оборудования складов.

Переговоры с поставщиком программного обеспечения за­вершились 25.10.2010. Получено принципиальное согласие на ведение монтажных работ, изготовление установки для рекон­струкции склада Вашей компании. Для заключения договора необходимо представить проектную документацию (архитектур­ный план здания, предназначенного для монтажа, планы водо­проводных, электрических, отопительных, вентиляционных и противопожарных коммуникаций) и техническое задание.

Приложение: проект договора на 6 л. в 2 экз.

С уважением,

Генеральный директор В.П.Васильев

А. П. Смирнов 3 21 45

Лабораторная работа №5
Оформление документов по личному составу
организации

ТЕОРИЯ

К документам по личному составу относятся:

Трудовые контракты, заключённые предприятием с работником; приказы по личному составу (увольнение, принятие на работу, перевод сотрудников); трудовые книжки; личные карточки ф. Т-2; личные дела; лицевые счета по заработной плате (хранятся в бухгалтерии предприятия).

Документы по личному составу являются наиболее важными документами, требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока и относятся к категории конфиденциальной информации.

В состав личных документов включается, так же, резюме (сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место), заявление о приеме, переводе или увольнении с работы, а также анкета (составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально).

Резюме

В настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе "Дополнительные сведения" может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т.д.

Заявление

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги (организация может иметь и трафаретную форму) и подписывается лично человеком, подающим заявление. Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном в организации. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения. Наименование вида документа, дата, адресат (должность, инициалы, фамилия руководителя организации), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Анкета

Это документ, составленный работником при трудоустройстве. Все записи в анкете должны быть подтверждены соответствующими документами. Эти данные проверяются работником кадровой службы и заверяются его подписью и печатью предприятия. Анкета является составной частью личного дела (досье) работника.

ЗАДАНИЕ

1. Создать в своей папке папку «Лабораторная работа 5».

2. В текстовом редакторе WORD в меню Файл выберите Создать, Общие шаблоны, вкладка Общие, Мастер шаблонов. Создайте свое резюме (стандартное, современное или изысканное по вашему вкусу). Сохраните его в папке «Лабораторная работа 5» под названием «Резюме». См. образец резюме (Приложение 17).

3. Создать на чистом листе заявление (в двух вариантах) на имя ректора НОУ ВПО «СаГА» о предоставлении Вам академического отпуска с указанием приложения (справка о состоянии здоровья) в соответствии с правилами оформления реквизитов заявления, сохранить их под именами «Заявление 1» и «Заявление 2» соответственно. См. образцы заявлений (Приложение 18 и Приложение 19).

4. Аналогично п.3 создать заявление (в двух вариантах) на имя ректора НОУ ВПО «СаГА» о восстановлении Вас в колледже как ранее обучавшегося, сохранить их под именами «Заявление 3» и «Заявление 4».

5. Вспомните теорию и отчитайтесь преподавателю о проделанной работе.

Приложение 17

443095, Москва, ул. Ташкентская, д.149, кв.116

956 13 74

Сергей Алексеев

Цель	Поиск работы
Опыт работы	1990-1994 ТОО «Башмачок» Москва Руководитель планового отдела § Введена новая система планирования. § Увеличены объемы продаж на 13%. § Уменьшены издержки производства на 23%.
	1985-1990 ТОО «Башмачок» Москва Заместитель руководителя планового отдела § Увеличены объемы продаж на 7%. § Организована единая компьютерная сеть. § Введены в строй 4 филиала предприятия.
	1980-1984 Трикотажная фабрика № 3 Москва Старший экономист § Введена новая система расчетов с торговлей. § Улучшена связь с поставщиками. § Стажировка на головном предприятии.
	1975-1980 Трикотажная фабрика № 3 Москва Экономист § Рост числа продаж на 40%. § Три года подряд признавался лучшим сотрудником предприятия. § С отличием окончены курсы повышения квалификации.
Образование	1971-1975 Институт легкой промышленности Москва § Факультет: Экономика легкой промышленности. § Специальность: Экономист.
Увлечения	Компьютеры, автомобили, теннис, чтение.

Приложение 18

Ректору СГАУ
П. Д. Кухарчику
Гореловой Ирины Станиславовны
443035 г. Самара, ул. Брилевского 44, кв.5

заявление.

25.03.2010

Прошу принять меня на работу в СГАУ на должность преподавателя иностранного языка на кафедру Современных европейских языков и классической филологии с 29.03.2010.

Приложения:

1. Диплом № 30965265.

2. Паспорт МР 0912912.

3. Трудовая книжка № 54781102.

4. Анкета.

5. Фотокарточка.

Приложение 19

Ректору СГАУ
П. Д. Кухарчику
от преподавателя кафедры
иностранных языков
Гореловой Ирины Станиславовны

Заявление

Прошу перевести меня на кафедру лингвистических дисциплин на должность старшего преподавателя иностранного языка с 29.03.2010 с сохранением заработной платы.

И. С.Горелова

25.03.2010

[*] Примечание - Должностная инструкция может создаваться как на общем бланке организации, так и не на общем бланке. Следует обратить внимание на правильное оформление реквизитов «Наименование организации», «Гриф утверждения», «Подпись» в том и другом случае.