Справочно-информационные документы

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, должность и фамилию с инициалами лица, на имя которого передается записка, дату, текст с изложением выводов и обоснованных предложений, должность и подпись составителя записки с расшифровкой подписи.

Докладные записки служат для контроля над выполнением поручений и заданий. В то же время они являются одной из форм проявления инициативы работников, направленной на совершенствование работы предприятия.

СПРАВКАСПРАВКА — это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

Различают справки служебные и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения.

Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.)

Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной плате и др.).

1. В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.

Внешние справкиадресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

2. Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться напункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

Например:

По состоянию на 11.05.2012

или

За период с 01.01.2012 по 31.12.2012

В личных справках заголовок допускается не указывать.

3. Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».

При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

4. Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

5. При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.

6. Датой справки является дата ее подписания.

Протокол.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов. Протокол ведется, как правило, во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания. Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания и вопрос (тема) совещания (заседания), если он один.

Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарём совещания.

Текст протоколов делится на вводную и основную часть.

В вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашённые с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

В протоколе полной формы изложения после раздела "присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.

Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании) название докладов (отчётов, сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы (в именительном падеже).

Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.

Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня .

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарём.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного (учебного) года.

Акт – документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом) и подтверждающий установленные факты и события.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: ликвидации организаций, приема-передачи (дел, материальных ценностей и т.д.), списания, инвентаризации и др.

Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации, составившей акт, название вида документа «АКТ», место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости – гриф утверждения и согласующие визы.

Дата акта должна соответствовать дате события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Заголовок к тексту акта является содержанием актируемого события: « О списании имущества» и т.д.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывают основание, которым является, как правило, распорядительный или нормативный документ. Затем перечисляют состав комиссии (должность, инициалы и фамилия, обязанность, выполняемая в комиссии).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описания и характер проведения работы, установленные факты, а также выводы и заключения.

В конце текста акта перед ссылкой на приложение даются сведения о количестве его экземпляров и структурных подразделениях, в которые они направлены.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, причем указывается их временная обязанность, а не должность. Для ряда актов (по материальным, финансовым вопросам) необходимо утверждение Ректором колледжа и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Значительную часть служебной документации учреждений составляют письма. К составлению служебных писем предъявляют те же требования, что и к составлению других служебных документов.

ПИСЬМО –обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста.

Письмами пользуются различные учреждения вне зависимости от их подчиненности. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть:

· информационные,

· гарантийные,

· рекламационные,

· коммерческие,

· письма-запросы,

· письма-приглашения и т. д.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг. В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д. Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги. В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

Правила оформления служебных писем:

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

Адресат, дата, индекс документа, ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом - заголовок к тексту, текст, возможно отметка о наличии приложения, подпись, фамилия и телефон исполнителя.

3. Письмо составляетсятолько по одному вопросу. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах,причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном.

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

- во вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;

- в основной части формулируется основная цель письма.

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителяпроставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

В жизни каждого человека возникают ситуации, когда он вынужден обращаться в различные государственные учреждения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.д. В этом случае автором документа выступает сам составитель. Документы такого характера называются личными. К личным документам относятся, например: автобиография, резюме, заявление, доверенность, расписка.

Хотя содержание и форму определяет составитель, отдельные составные части или реквизиты должны содержаться в личном документе обязательно. Для многих личных документов разработаны бланки, на которых отведено место для каждого реквизита.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Заявление - это документ, адресованный организации или должностному лицу, и содержащий изложение какого-либо вопроса.

Документ может иметь форму просьбы, заявления, жалобы. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме и пишется как правило от руки или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4.

На заявлении о приеме на работу ставится резолюция руководителя и виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста. Заявление поступает в отдел кадров или должностному лицу, который работает с документами по кадрам, а затем издается приказ о приеме на работу.

Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, а в небольших организациях может составляться в произвольной форме, и написано от руки.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организаций по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушения трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и т.д. Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.

Объяснительная записка – справочно-информационный документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты.

Объяснительная записка делится на две группы:

1) это документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.

2) это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Доверенностью является письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

Чаще всего доверенность выдается для подтверждения полномочий добровольного представительства. Однако если само добровольное представительство имеет в основе договор между представляемым и представителем, то выдача доверенности по своей юридической природе представляет собой одностороннюю сделку, совершаемую по единоличному усмотрению представляемого лица.

В отличие от договора, регулирующего внутренние отношения между представителем и представляемым, доверенность призвана обеспечить внешний эффект представительства, а именно установить правовую связь между представляемым и третьим лицом посредством действий представителя.

Знакомясь с доверенностью, третья сторона, которой она собственно и адресуется, узнают, какими полномочиями обладает представитель.

Договор же или иной юридический факт, послуживший основой для выдачи доверенности, как таковой третьих лиц не касается.

Одно из основных требований, предъявляемых к доверенности, - ее форма.

Доверенность должна быть непременно письменной. Речь идет о доверенности, выданной на совершение сделок, требующих нотариальной формы (например, сделок с недвижимостью), то она должна быть нотариально удостоверена.

К доверенностям предъявляются также и специальные требования относительно их формы, например скрепление их печатью организации, необходимо только тогда, когда на этот счет есть указание в законе или ином правовом акте или соглашении сторон.

Установлено, что доверенность на получение или выдачу денег либо других имущественных ценностей от имени юридического лица должна быть скреплена второй подписью главного бухгалтера.

По содержанию и объему полномочий, которыми наделяется представитель, различаются три вида официальных доверенностей:

1) Генеральные (общие) доверенности выдаются для совершения разнообразных сделок и иных юридических действий в течение определенного периода времени (например, доверенность, выдаваемая руководителю филиала юридического лица);

2) Специальные доверенности выдаются на совершение ряда однородных сделок или иных юридических действий. К ним относятся доверенности для представительства в суде, на получение товарно-материальных ценностей от грузоперевозчика и т.д.;

3) Разовые доверенности выдаются для совершения строго определенной сделки или иного юридического действия.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение з/п и др.выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пособий, стипендий, пенсий и т.д. Такие доверенности не требуют нотариального заверения.

В тексте личной доверенности указывается:

- ФИО лица, выдавшего доверенность;

- ФИО лица, которому выдали доверенность;

- наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

- содержание доверенности.

Удостоверение личной доверенности производится руководителем организации по устному заявлению заинтересованного лица. При этом руководитель должен установить личность человека, который предоставляет доверенность на засвидетельствование по документам, удостоверяющим личность доверенного лица.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. При выдаче денег по доверенности, кассир обязан проверить паспорт или заменяющий его документ, удостоверяющий личность получателя.

Максимальный срок действия доверенности – 3 года, если не указан срок ее действия, то она сохраняет силу в течение 1 года со дня выдачи.

Доверенность считается недействительной, если не указан срок выдачи.

РАСПИСКА

Расписка – это документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, вещей, документов и т.п.).

Текст расписки состоит из указания должности, ФИО лица, получившего ценности, затем данные лица, выдавшего ценности; перечисление ценностей, с указанием количества, а иногда и цены, которая пишется цифрами и в скобках прописью.

Составляется в одном экземпляре и хранится у лица, предоставлявшего ценности. При утрате ценностей она является основанием к их взысканию.

Расписка подтверждает не только факт предоставления ценностей, но и дату их сдачи. На предприятиях торговли, расписки составляются в тех случаях, когда полученные от поставщика товары взяты на ответственное хранение.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

Должностные инструкции разрабатываются на основе единого квалификационного справочника должностей служащих. Справочник является нормативным документом, регламентирующим организацию труда служащих в организациях всех отраслей экономики различных организационно-правовых форм.

Применение Справочника обеспечивает рациональное разделение труда между руководителями, специалистами и другими служащими (техническими исполнителями), единство при определении их должностных обязанностей и предъявляемых к ним квалификационных требований, правильное решение вопросов подготовки, повышения квалификации, подбора, расстановки и использования кадров в соответствии со специальностью и квалификацией.

В организациях должностные инструкции разрабатывает руководитель структурного подразделения. Справочник служит основой при разработке должностных инструкций, определяющих конкретные обязанности работников, их права и ответственность согласно занимаемой должности, с учетом особенностей организации производства, труда и управления.

Должностная инструкция состоит из 5 разделов:

1. Общие положения (в этом разделе содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний актов законодательства и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей)

2. Функции

3. Должностные обязанности (в этом разделе установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность)

4. Права

5. Ответственность (в этом разделе освещена информация об ответственности, которую несет работник при выполнении своих должностных обязанностей).

Существует 2 вида должностных инструкций: типовые и индивидуальные (создаются для конкретной организации с учетом ее специфики).

Оформляются должностные инструкции на общем бланке и утверждаются директором организации. Реквизит «гриф утверждения» проставляют в правом верхнем углу первого листа документа. Если необходимо внести какие-то существенные изменения в должностную инструкцию работника, то вносятся они на основании приказа директора.

Заголовок к тексту должностной инструкции должен иметь формулировку в дательном падеже (кому, чему?) – например, технику электросвязи.

Согласовывается должностная инструкция с юрисконсультом.

Требования, освещенные в должностной инструкции, становятся обязательными для работника с момента его ознакомления с ними. Работник пишет: с должностной инструкцией ознакомлен, ставит подпись, фамилию, имя, отчество и дату ознакомления.

РЕЗОЛЮЦИЯ

В результате рассмотрения входящего документа, руководителем на нем проставляется резолюция.

Резолюция – это реквизит, содержащий указание руководителя по исполнению документа.

Резолюция располагается на первом листе документа, на свободном месте, между адресатом и текстом. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя.

Резолюция включает в себя ФИО исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована.

НАПРИМЕР:

Новикову Е.В.

Прошу подготовить ответ заявителю.

Срок – 09.03.2012

Дата. Подпись руководителя

1 - Государственный герб Республики Беларусь;

2 - эмблема предприятия или торговый знак (знак обслуживания);

3 – код организации: код ОКОГУ или ОКЮЛП по Общегосударственным классификаторам Республики Беларусь, соответственно, «Органы государственной власти и управления» и «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

4 код документа по Общегосударственному классификатору «Унифицированные документы» (ОКУД)

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - название структурного подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 - коммуникационные и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 – регистрационный индекс;

13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа;