Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе

СОДЕРЖАНИЕ

1. Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе…………………………………………………………………..3

2. Рекомендации по работе с электронными документами в организациях………5

3. Специфика использования электронной почты в деятельности организаций…9

4.Особенности работы с документами в электронном виде в архиве организации………………………………………………………………………….13

5. Организация и порядок проведения экспертизы ценности электронных документов…………………………………………………………………………..18

6. Индивидуальное задание (4 вариант)…………………………………………...22

Список использованных источников……………………………………………...33

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

20 июля 2010 г. постановлением Совета Министров Рес­публики Беларусь № 1086 утверждено Положение «О поряд­ке удостоверения формы внешнего представления электрон­ного документа на бумажном носителе» (далее — Положе­ние)⁵. Оно является подзаконным актом к Закону № 113-3 и призвано конкретизировать содержание его ст. 20, которая гласит: «Копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления элек­тронного документа на бумажном носителе. Копия элек­тронного документа должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного доку­мента».

Отметим, что под формой внешнего представленияв За­коне понимается «воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бу­мажном либо ином материальном носителе в форме, Дос­тупной и понятной для восприятия человеком». Другими словами, любое отображение электронного документа на эк­ране монитора или его вывод на печать приводит к появле­нию формы внешнего представления. Во многих ситуациях эту форму нужно зафиксировать, придать ей официальный статус, чтобы ее можно было, например, предъявить в качес­тве доказательства в суде. Закон предусматривает, что в этих случаях она обязательно распечатывается на бумажном но­сителе и удостоверяется уполномоченным лицом, после чего приобретает статус официальной копии.

Рассматриваемое положение регламентирует порядок такого удостоверения. Отметим, что оно не распространяет­ся на случаи, когда копия создается в системах межведом­ственного или внутриведомственного документооборота. Это значит, что работник организации, получив электронный документ по локальной вычислительной сети или элек­тронной почте, может при необходимости создать его бу­мажную копию и заверить ее в том порядке, как это приня­то для копий бумажных документов. Но эта копия не будет иметь юридической силы, т.е. суд, регистрирующий или контролирующий орган может не принять ее к рассмотре­нию. В случаях, если копия необходима именно для таких целей, ее следует удостоверить так, как предписано Положением, обратившись для этого к нотариусу или иному упол­номоченному лицу.

Для того чтобы удостоверить бумажную копию элек­тронного документа, уполномоченное лицо должно иметь соответствующие технические возможности. Помимо ком­пьютера и принтера, с помощью которых можно воспроиз­вести форму внешнего представления и вывести ее на пе­чать, необходимы программные и технические средства для проверки ЭЦП. Эти средства могут представлять собой спе­циальную программу, а также устройство для считывания ключей подписи. Они должны иметь сертификат на соответ­ствие определенным требованиям, который выдается Наци­ональной системой подтверждения соответствия Республи­ки Беларусь, или экспертное заключение Оперативно-ана­литического центра при Президенте Республики Беларусь о том, что данное средство этим требованиям отвечает. В соответствии с Законом № 113-3 такие средства называются сертифицированными средствами электронной цифровой подписи. Нотариус или иное лицо, имеющее полномочия на удостоверение формы внешнего представления, должны приобрести сертифицированные средства и оснастить ими рабочее место, на котором осуществляется процедура удос­товерения.

Положение содержит перечень исходных данных, кото­рые заявитель должен предъявить уполномоченному лицу, а также устанавливает обязанности последнего.