Підготовка інформаційної бази для потреб економічного аналізу

Цінність економічної інформації може розглядатися у трьох аспектах: споживчому - корисності для управління, економічному - вартості, естетичному - сприйнятті людиною. Цінність інформації визначається економічним ефектом функціонування об'єкту управління, викликаним її споживчою вартістю. Основною вимогою до інформації є її корисність при прийнятті рішень. Для забезпечення цієї вимоги інформація повинна бути зрозумілою, доречною, достовірною, а також відповідати ідеї гармонізації та стандартизації.

Підготовка інформації для проведення економічного аналізу передбачає:

Ø перевірку інформації на доброякісність (перевіряється наскільки повними є дані, чи дотримуються правила складання та оформлення звітності, правильність арифметичних розрахунків, узгодженість показників, наведених в різних таблицях);

Ø перевірку Інформації за сутністю (у процесі перевірки визначають, наскільки той або інший показник відповідає дійсності, фактичному стану справ підприємства);

Ø забезпечення можливості порівняння показників (всю числову інформацію після перевірки її доброякісності приводять до порівняльного вигляду. Це здійснюють за допомогою таких способів як нейтралізація впливу вартісного та якісного факторів шляхом доведення їх до єдиного базису, використання середніх і відносних величин, методів перерахунку тощо);

Ø спрощення числових показників. Вибір ступеня спрощення залежить від змісту показника, його величини тощо. Для цього можна замінювати абсолютні показники відносними, заокруглювати цифри;

Ø систематизація та групування підібраної інформації.

Оскільки від якості джерел інформації залежить достовірність результатів аналізу, вони повинні обов'язково та ретельно перевірятися. Достовірні джерела аналізу - необхідна умова об'єктивності та високої якості аналітичних робіт, так як вони забезпечують доказову силу висновків, зроблених на підставі результатів економічного аналізу.

При перевірці інформаційної бази застосовуються прийоми документального контролю (табл. 7.8).

При дослідженні достовірності інформаційної бази необхідно:

Ø перевірити дотримання правил оформлення звітності; прийнятність та узгодженість показників звітів за суміжні хронологічні періоди: узгодженість показників різних форм звітності перевіряють, як правило, зіставленням. Деякі показники входять до різних звітних форм і, отже, при правильному складанні звіту обов'язково повинні збігатися. При цьому використовують внутрішньоформові та міжформові ув'язки;

Ø провести вибіркову інвентаризацію;

Ø здійснити логічний контроль показників звітності;

Ø провести арифметичний та нормативний контроль;

Ø застосувати зустрічну перевірку.

Основні вимоги до інформації, яка використовується при економічному аналізі, наведені в табл. 7.9.

Одночасно повинні бути забезпечені комплексність інформації, її формування за єдиними ознаками, можливість групування, перегрупування та комп'ютерної обробки, доступність для сприйняття тощо.

При цьому необхідно визначити способи найбільш ефективного задоволення інформаційних потреб, можливість обробки інформації за допомогою комп'ютерних технологій, розробку програм для використання інформації.

База даних.

При застосуванні в економічному аналізі та управлінні економікою сучасних ЕОМ з'явилися умови створення єдиної централізованої інформаційної системи, яка отримала назву банку даних.

Банк даних - сукупність взаємопов'язаних інформаційних масивів (файлів), які підтримуються в робочому стані, і програмного забезпечення, що дозволяє вирішувати задачі пошуку та обробки даних, які зберігаються.

Банк даних складається Із:

1) комплексу технічних засобів для зберігання, обробки та входу-виходу даних;

2) однієї чи декількох баз даних, тобто сукупності відомостей, які зберігаються в пристроях, що запам'ятовують;

3) комплексу програмних засобів, який прийнято називати системою управління банком даних. Ця сукупність програмно-технічних засобів забезпечує автоматичне ведення баз даних (прийом на зберігання та перетворення інформації), а також пошук відомостей за запитами користувачів, обробку та оформлення в зручному вигляді її результатів. Крім того, виділяють мовні засоби спілкування користувача з банком даних, призначені для виконання операцій з даними, комплекс організаційних заходів, що забезпечують функціонування банка даних у складі автоматизованих систем управління (АСУ).

Основою побудови інформаційного забезпечення економічного аналізу в АСУ повинна бути його модель, яка описує процес проходження аналітичної інформації, її обробку та порядок документального оформлення. Розробка інформаційного забезпечення економічного аналізу в АСУ повинна орієнтуватися на оптимальний перелік аналітичних задач. Найбільш ефективне інформаційне забезпечення, засноване на концепції банку даних, забезпечує інтеграцію інформації, можливість її багаторазового та комплексного використання без додаткових перетворень та дублювання.

Організація інформаційних масивів в банку даних визначається їх взаємозв'язком, який відображає інформаційну модель об'єкта, І потребами ефективного доступу до масивів при різних запитах на видачу й обробку необхідної інформації. Ведення банку даних на сучасних ЕОМ забезпечує автоматизоване вирішення задач в різних режимах, в тому числі й в діалоговому. Досить загальний характер функцій банку даних дозволяє створювати універсальні системи інтеграції та обробки даних для різних підприємств. Такі системи містять сукупність відносно самостійних функціональних блоків (модулів), що забезпечують успішне вирішення інформаційних завдань.

При проектуванні інформаційного забезпечення перш за все визначаються склад і організація нормативної бази, розміщення документації в основних Інформаційних масивах, кількість записів і орієнтовно - їх обсяг. Потім встановлюється обсяг необхідної для вирішення комплексу аналітичних та Інших управлінських завдань інформації, а також форми результативної інформації. При проектуванні розміщення інформації ЕОМ повинні бути враховані вимоги різних підсистем АСУ. Склад і зміст інформаційної бази, технологія й організація основних робіт багато в чому типові.

Неодноразове використання інформації, яка знаходиться в базі даних, висуває підвищені вимоги до її вірогідності та збереженості, що необхідно враховувати при виборі відповідного програмного забезпечення.