С угловым расположением реквизитов

Министерство образования Республики Коми

Государственное профессиональное образовательное учреждение

«СЫКТЫВКАРСКИЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

(ГПОУ «СТЭК»)

Первомайская ул., д. 32, г. Сыктывкар, Республика Коми, 167045

Тел./факс 24-04-96, E-mail: [email protected]

ОКПО 02584309; ОГРН 1327893789060,

ИНН/КПП 7708033140/773006002

_____________________ №___________________

На № _________________ от ____________________

Образец бланка письма организации

С продольным расположением реквизитов

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Дайте определение бланка

2. Назовите какие виды бланков установлены ГОСТом Р 6.30-2003 и укажите их реквизиты.

3. Укажите отличия бланка письма от бланков других видов документов.

4. Назовите способы расположения реквизитов бланка.

5. Назовите способы изготовления бланков.

6. Назовите мягкие и жесткие требования к оформлению бланков.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

Составьте и оформите следующие виды бланков:

§ общий бланк организации с продольным расположением реквизитов;

§ бланк конкретного вида документа с угловым расположением реквизитов;

§ бланк конкретного вида документа с продольным расположением реквизитов;

§ бланк письма организации с угловым расположением реквизитов;

§ бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.

ДАТИРОВАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ПРОСТАВЛЕНИЕ

РЕГИСТРАЦИОННОГО НОМЕРА

Дата документа (реквизит 11).Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания, для акта - дата события. ГОСТом Р 6.30-2003 установлено два основных способа оформления даты:

§ цифровой способ в последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 05.02.2014;

§ словесно-цифровой способ: 05 февраля 2014 г.

Кроме того стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности - год, месяц, число: 2014.02.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.

Также датируются многие служебные отметки на документах, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Регистрационный номер документа (реквизит 12).Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер- цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска.

Как правило, регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива (т.е. отдельно приказы, договоры, протоколы, письма и т.д.). Регистрационный номер документа также может дополняться индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре, индексом должностного лица и т.д.

Примеры оформления регистрационного номера документа:

№ 56 - указан порядковый номер документа в деле (56);

№ 07/56- указаны номер дела по номенклатуре дел (07) и порядковый номер документа в деле (56);

№ 01-07/56 - указаны номер структурного подразделения (01), номер дела по номенклатуре дел (07) и порядковый номер документа в деле (56);

№ 56-к - указано буквенное обозначение структурного подразделения.

В документе, издаваемом совместно несколькими организациями, регистрационный помер состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. Регистрационныеномера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем проставлению авторов документа.

Например: 24/38.

Регистрационный номер проставляется одновременно с датой документа.

И дата, и регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13).Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки, указывающей место расположения реквизита:

На №__________ от ___________

Конкретные сведения о документе вносятся при подготовке ответа на поступившее письмо.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Что может являться датой документа?

2. Какие способы оформления даты установлены ГОСТом Р 6.30-2003?

3. Что такое регистрационный номер документа?

4. Из каких составных частей может состоять регистрационный номер документа?
АДРЕСОВАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Адресат (реквизит 15)

Реквизит «адресат» проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на конверте. В случае несоответствия адреса на документе адресу на конверте, документ возвращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если этот документ предназначен для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.

Максимально этот реквизит может состоять из следующих составных частей:

§ наименование учреждения, предприятия, организации;

§ наименование структурного подразделения;

§ указание должности получателя;

§ инициалы, фамилия;

§ почтовый адрес.

Документ может адресоваться организации и её структурному подразделению. Наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже:

Например: