Организация проведения аудитов СМК

Þ Организация проведения аудитов СМК

В общем случае организация проведения аудита СМК включает ряд элементов (этапов), основными из которых являются следующие:

организация аудита;

подготовка к аудиту;

проведение предварительного совещания;

проведение аудита;

проведение заключительного совещания;

оформление отчёта (акта) по результатам аудита.

В общем виде общая структура организации и проведения аудита СМК приведена ниже

Ü Организация проведения аудита СМК

Организация проведения аудита СМК включает в себя:

назначение руководителя аудиторской группы;

определение целей, области и критериев аудита;

формирование аудиторской группы.

Назначение руководителя аудиторской группы, как правило, осуществляется приказом или распоряжением руководителя предприятия.

Руководитель аудиторской группы изучает особенности предстоящей проверки (по программе аудитов СМК на год), определяет цели, область и критерии предстоящего аудита, а также готовит предложения по формированию аудиторской группы с учётом особенностей предстоящего аудита СМК.

Особенности аудита СМК: подразделения (должностные лица), виды деятельности, процессы СМК, подвергаемые аудиту, цели, критерии, сроки и объём аудита, нормативные документы, требования которых необходимо учитывать при аудите и т.п.

Ü Подготовка к внутреннему аудиту СМК

Этот этап предусматривает следующие основные виды работ:

составление плана аудита СМК;

распределение работ в аудиторской группе;

подготовка рабочей документации к проведению аудита СМК.

После формирования аудиторской группы её руководитель разрабатывает проект плана предстоящего аудита СМК. В плане указываются:

· сроки и место проведения аудита;

· проверяемые подразделения, должностные лица, процессы и т.д.;

· цели и критерии аудита;

· состав аудиторской группы;

· нормативные документы, на соответствие которым будет проводиться аудит;

· временной график проведения аудита с распределением группы аудиторов по проверяемым участкам и т.д.

Распределение аудиторов по участкам (видам деятельности, процессам), подлежащим аудиту, осуществляется руководителем аудиторской группы. При этом он учитывает личные качества аудиторов, образование, подготовку, навыки и опыт работы каждого из аудиторов.

Проект плана доводится до проверяемых подразделений (должностных лиц), подписывается руководителем аудиторской группы и утверждается руководством предприятия.

Утверждённый план является основанием для подготовки аудиторской группы и проверяемого подразделения (должностного лица) к предстоящему аудиту СМК.

В целях наиболее полного охвата всех вопросов, подлежащих выяснению при аудите и оптимизации проведения аудита, аудиторами могут готовиться и использоваться вопросники (чек-листы). Они включают в себя перечень требований нормативных документов (ГОСТов, стандартов предприятия, Руководства по качеству, положений, инструкций), подлежащих применению в подразделении. Также при подготовке к аудиту СМК аудиторская группа может предварительно изучить материалы предыдущих аудитов, проведённых в данном подразделении и подготовить рабочую документацию для проведения аудита СМК.

Руководитель аудиторской группы собирает специалистов, осуществляющих аудит СМК, и знакомит их с объемом, сроками и особенностями его проведения.

Руководитель проверяемого подразделения (должностное лицо) готовит необходимые документы, извещает сотрудников своего подразделения о предстоящем аудите.

Ü Проведение предварительного совещания

Руководитель аудиторской группы совместно с руководителем проверяемого подразделения (должностным лицом) проводит предварительное совещание, на котором рассматриваются все организационные вопросы (уточняется время аудита, до проверяемых должностных лиц доводятся цели, критерии и объём аудита СМК).

Ü Проведение аудита

Общая блок-схема проведения аудита СМК приведена ниже

В ходе проведения аудита СМК аудиторы собирают необходимую информацию и данные (свидетельства аудита), которые позволят оценить соответствие СМК критериям аудита и сделать обоснованные выводы.

Свидетельства аудита собираются из различных источников информации путем опроса персонала подразделений, экспертизы документов, наблюдения за выполнением деятельности, анализа первичных носителей информации (записи СМК, протоколы, акты, заключения об экспертизах и т.д.).

Источники информации

Основными источниками информации для аудита СМК являются:

персонал предприятия;

практическая (производственная) деятельность персонала, текущее состояние окружающей производственной среды и условий paботы;

документы (политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешительные документы, спецификации, чертежи, контракты и заказы);

записи (протоколы) проверок, протоколы совещаний, отчёты (акты) по предыдущим аудитам, записи по мониторингу и результаты измерений;

итоговые данные, показатели анализа и результативности СМК;

отчеты, источниками которых могут быть, например, обратная связь от потребителей, другая соответствующая информация, получаемая извне, оценки поставщиков;

компьютеризованные базы данных и web-сайты и т.д.

Информация, собранная в ходе опроса, должна быть проанализирована (верифицирована) на адекватность (достоверность) и проверена путём сравнения с информацией по этому же вопросу, полученной из других независимых источников (наблюдения, документы, отчеты, свидетельства, полученные другими аудиторами и т.д.).

Вся информация, указывающая на возможность несоответствия, фиксируется аудитором независимо от того, входит она в перечень контрольных вопросов или нет.

В конце каждого дня аудита СМК руководитель аудиторской группы проводит с аудиторами закрытое совещание, на котором обсуждаются и анализируются данные (предварительные выводы), полученные в ходе аудита СМК.

Для получения выводов аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита. Выводы аудита указывают на соответствие или несоответствие критериям аудита. Если это определено целями аудита, выводы аудита могут определять возможности для улучшения.

Соответствия критериям аудита должны быть обобщены с указанием мест расположения, подразделений или процессов, которые подвергались аудиту. Если это предусмотрено планом аудита, отдельные выводы аудита о соответствии и подтверждающие их свидетельства также должны быть записаны.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть записаны и классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с руководителем проверяемого подразделения (должностным лицом) для подтверждения объективности свидетельств аудита.

Аудиторская группа до заключительного совещания должна:

рассмотреть выводы аудита и другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита;

согласовать заключения по результатам аудита с учетом неопределенности, присущей процессу аудита;

подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;

обсудить действия по результатам аудита, если это входит в план аудита.

Ü Проведение заключительного совещания

По окончании аудита СМК проводится заключительное совещание в проверяемом подразделении, на котором руководитель аудиторской группы:

· предоставляет для ознакомления заполненные акты о несоответствии, чтобы руководители проверяемых подразделений или ответственные должностные лица правильно поняли результаты аудита, подписали их, определили корректирующие мероприятия и согласовали сроки их устранения;

· подводит итоги аудита СМК и делает предварительные выводы (заключение) о соответствии СМК критериям аудита.

Руководители проверяемых подразделений разрабатывают корректирующие действия, назначают ответственных лиц и сроки исполнения по каждому несоответствию.

В случае если руководитель проверяемого подразделения (или ответственное должностное лицо) отказывается подписывать акты о несоответствиях, но не может предоставить необходимых доказательств, чтобы отклонить их, руководитель аудиторской группы фиксирует это в отчёте, представляя на рассмотрение руководителю предприятия.

Ü Оформление отчёта (акта) по результатам аудита

По результатам аудита СМК руководитель аудиторской группы оформляет отчёт (акт).

К отчету, как правило, прикладываются план аудита СМК и акты о несоответствиях (включая отклоненные и аннулированные).

Копии актов о несоответствиях с соответствующими подписями руководитель аудиторской группы передаёт руководителям проверенных подразделений или ответственным должностным лицам для устранения несоответствий.

Более подробно оформление отчёта (акта) по результатам аудита СМК будет изложен в следующем разделе.