Положение о структурном подразделении
Правила составления и оформления отдельных видов организационно – правовых документов.
Устав
Устав –правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Под уставом – как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.[2]
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.
Устав относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.
Общие положения о порядке составления и оформления содержатся в 1-й части Гражданского кодекса РФ.
Устав утверждается учредителями (участниками) юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации.
Устав общества должен содержать:
- полное и сокращенное фирменное наименование общества;
- сведения о месте нахождения общества;
- сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
- сведения о размере уставного капитала общества;
- сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
- права и обязанности участников общества;
- сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
- сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
- сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;
- иные сведения, предусмотренные Законом об обществах с ограниченной ответственностью
Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.
На титульном листе устава указывают:
- вид документа (УСТАВ);
- организационно-правовую форму юридического лица;
- его индивидуальное название;
- место составления;
- гриф утверждения устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации.
На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа.
Учредительный договор
Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.[3]
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.
Учредительный договор относится к учредительным документам юридического лица.
В учредительных документах юридического лица должны определяться :
- наименование юридического лица;
- место его нахождения;
- порядок управления деятельностью юридического лица;
- содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.
В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.
Положения об учредительном договоре содержатся в следующих нормативных правовых актах:
учредительный договор полного товарищества – статья 70 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г.;
учредительный договор товарищества на вере – статья 83 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г.;
учредительный договор общества с ограниченной ответственностью – статья 89 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статьи 11 и 12 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью";
учредительный договор общества с дополнительной ответственностью – статья 95 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г.;
учредительный договор ассоциации и союза – статья 122 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статья 14 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях".
В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию.
Учредительный договор также должен содержать сведения о:
- составе учредителей (участников) общества;
- размере уставного капитала общества;
- размере доли каждого из учредителей (участников) общества;
- размере и составе вкладов, порядке и сроках их внесения в уставный капитал общества при его учреждении;
- ответственности учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;
- условиях и порядке распределения между учредителями (участниками) общества прибыли;
- составе органов общества;
- порядке выхода участников общества из общества.
Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками). Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.
Учредительный договор оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.
Изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом, - с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом этих изменений.
Положение об организации
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.
В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. [4]
Положение об организации относится к учредительным документам. В учредительных документах некоммерческой организации должны определяться:
- наименование некоммерческой организации;
- организационно - правовая форма;
- место нахождения некоммерческой организации;
- порядок управления деятельностью;
- предмет и цели деятельности;
- сведения о филиалах и представительствах;
- права и обязанности членов;
- условия и порядок приема в члены некоммерческой организации и выхода из нее (в случае, если некоммерческая организация имеет членство);
- источники формирования имущества некоммерческой организации;
- порядок внесения изменений в учредительные документы некоммерческой организации;
- порядок использования имущества в случае ликвидации некоммерческой организации и иные положения, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях".
Требования к оформлению:
Положение об организации оформляется на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами Положения об организации являются:
- наименование вышестоящего органа;
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- номер документа;
- место составления;
- заголовок к тексту;
- подпись;
- гриф утверждения;
-оттиск печати.
Дополнительная информация.
Положение о структурном подразделении
Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.
Представительства и филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.
Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
Раздел "Основные задачи" – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.
В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе "Права и обязанности" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.
Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе "Взаимоотношения"регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителем других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.
Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем);
- место составления;
- заголовок к тексту;
- подпись;
- визы согласования документа;
- гриф утверждения.
Должностная инструкция
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности. [5]
Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.
Значения должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она позволяет:
- рационально распределять функциональные обязанности между работниками;
- повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;
- улучшить социально – психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителем и подчиненными;
- четко определить функциональные связи работников в части подготовки и принятия управленческих решений и использовании ресурсов;
- объективно применять меры воздействия;
- повысить коллективную и личную оценку ответственности работника за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;
- повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;
- организовать равномерную загрузку работников;
- ускорить освоение новым работником своей работы, сократить период адаптации к коллективу и организации, дать ощутить, что его ждали, к его приходу готовились.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.
Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.
6. Условия оплаты труда.
7. Показатели оценки.
Раздел "Общие положения" включает:
наименование должности с обозначением структурного подразделения;
должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;
порядок назначения на должность и освобождения от должности;
перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;
квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
требования к специальным знаниям и навыкам.
В разделе "Должностные обязанности" устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:
- участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
- виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: "руководит", "готовит", "утверждает", "рассматривает", "исполняет", "обеспечивает" и т.п.).
При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:
- обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);
- обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и т.п.);
- обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);
- обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.
В разделе "Права" устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:
- право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
- право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
- право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;
- право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
- право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);
- право требовать определенных действий от других работников.
В разделе "Ответственность" устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе "Взаимоотношения" указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.
Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:
С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:
- наименование организации;
- дата;
- номер документа (при непосредственном утверждении руководителем);
- место составления;
- заголовок к тексту;
- визы согласования;
- подпись;
- гриф утверждения;
Должностные инструкции пересматриваются 1 раз в пять лет (лучше в 3года) и обязательно уточняются ежегодно по итогам аттестации персонала структурного подразделения.
Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ директора предприятия. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.
Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:
- при изменении названия предприятия или структурного подразделения;
- при изменении названия должности;
- при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы работника