Положение о структурном подразделении. Назначение и структура.
Положение о структурном подразделении содержит следующие разделы:
1) наименование структурного подразделения;
2) функции, закрепляемые за структурным подразделением;
3) порядок назначения и снятия с должности начальника структурного подразделения;
4) обязанности структурного подразделения;
5) права структурного подразделения;
6) взаимодействие с другими структурными подразделениями (отделами).
Структурное подразделение предприятия или организации
В небольшой организации каждый сотрудник может выполнять ту или иную функцию или совмещать несколько функций. По мере увеличения численности уже несколько работников начинают выполнять те же самые или подобные обязанности. На этом этапе развития организации возникает необходимость объединить указанных лиц в специальные подразделения (группы, звенья, участки, секции, отделы, цеха), с целью создания более управляемой структуры.
В основе создания структурного подразделения лежит осуществление одной и той же функции, важной для всей организации в целом. Например, на производственном предприятии имеются отделы (цеха), занятые изготовлением продукции, транспортом, работой с кадрами, финансами, маркетингом и другими функциями. Еще одним важным фактором, который необходимо учитывать при создании структурных подразделений, является экономичность деятельности подразделения, оцениваемая исходя из содержания его работы, численности, местоположения и других характеристик.
Специализация структурных подразделений вызывает необходимость координации их действий. Чем больше предприятие или организация, тем более важной и сложной становится данная проблема. Поскольку члены организации должны быть связаны единством целей, то им необходимо иметь постоянную информацию о содержании работы и достижениях своих коллег. Осуществление этого становится все труднее, так как по мере роста количества структурных подразделений усложняется и сеть коммуникаций между ними. При этом важно избегать какой-либо неопределенности относительно того, какая именно работа должна быть сделана конкретным структурным подразделением и кто должен ее выполнять. В противном случае такая неопределенность может приводить к внутриорганизационному конфликту. Рекомендуется осуществлять структурирование подразделений, исходя из нескольких достаточно ясных критериев. Считается, что при этом неопределенности в той или иной степени избежать невозможно, но необходимо пытаться ее минимизировать.
требование рациональности, т.е. создание структурных подразделений на принципах функциональной специализации (организационная обособленность звеньев структуры управления в зависимости от характера выполняемой функции); функциональной целостности (закрепление за звеном всего набора работ, связанных с реализацией данной функции); функциональной интеграции (возможность объединения в одном структурном подразделении сходных функций);
требование трансформируемости, т.е. возможность гибкого изменения организационной структуры управления в соответствии с меняющимися внешними и внутренними условиями;
требование управляемости, т.е. решение вопросов, связанных с собственной деятельностью структурного подразделения, не должно занимать больше 20% времени руководителя структурного подразделения.
требование экономичности, т.е. квалификационный состав работников должен соответствовать квалификационному составу работ, а значит работа, которая может выполняться специалистом более низкой квалификации (и более низкооплачиваемым), не должна выполняться работником более высокой квалификации.
требование определенности, т.е. для каждого управленческого звена (структурного подразделения и отдельного исполнителя) должны существовать письменные инструкции, определяющие круг его обязанностей, прав, ответственности и взаимодействия с другими элементами организационной структуры.
Организационная структура управления выражается в следующих документах:
-схема организационной структуры
-штатное расписание
-положение о структурном подразделении
-должностные инструкции