Коммерческие документы при исполнении контракта. Функции и виды коммерческих счетов.

Внешнеторговые документы – это документы, подтверждающие исполнение внешнеторговой сделки. Это поставка, транспортировка, страхование и прохождение через таможню. Важнейшую роль во внешнеторговых сделках играют коммерческие документы.

В зависимости от функций внешнеторговые документы делятся на коммерческие, транспортные, таможенные (3 вместе – товаросопроводительные), транспортно-экспедиционные, страховые и т.д.

Коммерческие документы дают стоимостную, качественную и количественную характеристику товара. Эти документы оформляет на своем бланке продавец, а покупатель против них производит оплату. КД характеризуют товары, которые поставляет продавец, и в зависимости от выполняемых функций эти документы делятся на:

КД по стоимости:

Коммерческий счет и его реквизиты- (КС дает стоимостную оценку товара)основной расчетный документ, который содержит требования продавца к покупателю об оплате указанной в нем суммы за поставленный товар (инвойс, счет-фактура).

Реквизиты счета: дата выписки, №, наименование грузоотправителя и грузополучателя, полное описание товара, страна отправления и назначения, цена за единицу товара и общая сумма платежа, БУП, способ платежа и форма расчетов, банк расчетов, № банковского счета, сведения об оплате стоимость перевозки, сведения о страховании.

Коммерческий счет предоставляется в большом количестве: продавцу и покупателю, банкам, страховым фирмам, валютным органам, таможенным органам, торговой палате, правительственным органам для получения лицензий, транспортным и транспортно-экспортным фирмам.

Виды коммерческих счетов:

Счет фактура - выписывается после поставки товара. Основная функция- требование об оплате. Может служить в качестве накладной, направляемой при товаре. Используется в 90% случаев.

Счет-спецификация объединяет счет фактуру и спецификацию. В нем указывается цена за 1 товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары. Иногда его называют специфицированным счетом.

Предварительный счет - выписывается, когда приемка товара производится в стране назначения или при частных поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товаров и подлежит оплате. После окончательной приемки или поставки всей партии выписывается счет-фактура с требованием об оплате.

Проформа счет - содержит все реквизиты коммерческого счета, но не содержит требований об оплате. Часто выписывается при поставке товаров на консигнацию, на выставку, ярмарки и аукционы.

КД по качеству: характеризуют качество товара.

Сертификат о качестве - (ЭТО ГЛАВНОЕ) свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие качества товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Выдается соответствующими компетентными организациями, государственными органами, торговыми палатами, специальными лабораториями в стране как экспорта, так и импорта. Его может выдавать и фирма-изготовитель.

Гарантийное обязательство или гарантийное письмо – документ, подтверждающий, что поставленный товар (чаще оборудование) соответствует условиям определенного контракта. Оно может содержать гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы оборудования при соблюдении покупателем правил эксплуатации.

Протокол испытаний составляется после проведений продавцом совместно с представителем покупателя полных испытаний в заранее установленный день и час на предприятии продавца. Протокол содержит информацию о проведении испытаний и высылается заказчику немедленно после их проведения. Обычно на основе этого документа стороны подписывают приемосдаточный акт.

Разрешение на отгрузку выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Разрешение на отгрузку содержит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и дате проведенных испытаний, указание о том, что данный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.

3)КД по количеству:

Спецификация содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места, количества и рода товара. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименования.

Техническая документация требуется при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования и необходима для обеспечения их своевременной наладки и правильной эксплуатации. К технической документации относятся: паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи, ведомости запасных частей, инструмента, приспособлений и прочее. Перечень необходимой технической документации содержится обычно в стандартных или технических условиях, которые являются частью контракта. Изготовляется на языке страны покупателя или на другом языке по указанию покупателя. На товары серийного производства техническая документация должна изготовляться обязательно типографическим способом.

Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере.) Упаковочный лист необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист помещается в упаковке так, чтобы покупатель мог его легко обнаружить либо кладется в специально приспособленный товар с внешней стороны упаковки. Упаковочный лист содержит следующие данные: количество каждого сорта, число штук в упаковке, номер упаковки ( место).