Контроль исполнения проекта

Обычно вследствие непредсказуемых изменений внешнего окружения проекта и непредвиденных внутренних обстоятельств длительность выполнения проекта и фактическая его стоимость отличаются от запланированных. Кроме того, с течением времени могут измениться и потребности, для удовлетворения которых разрабатывался проект. Первоначальный план может оказаться несостоятельным из-за различных факторов, например, из-за пересмотра условий финансирования, изменения потребностей, неточного планирования связей между задачами, срыва поставок оборудования, неожиданных технических затруднений или изменения внешних условий. Однако многие отклонения от плана могут быть сглажены своевременным и эффективным руководством.

Таким образом, все основные элементы проекта должны контролироваться руководством. Менеджер должен определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, анализировать полученные данные, текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ.

Требования к системе контроля, включающие состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений, вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон. Система руководства проектом должна обеспечивать корректирующие воздействия там и тогда, где и когда они необходимы. Коррекция плана может быть ограничена пересмотром параметров задач, а может потребовать разработки совершенно новой сетевой модели, начиная с текущего состояния и вплоть до момента окончания проекта.

Построение эффективной системы контроля исполнения проекта основывается на соблюдении четырех основных принципов.

1. Наличие четкого плана проекта. Для обеспечения основы контроля план должен быть содержательным, четко структурированным и зафиксированным. Если план проекта обновляется слишком часто и без применения процедур контроля за вносимыми изменениями, то контроль над проектом может быть потерян.

2. Наличие ясной системы отчетности. Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев. Процедуры подготовки и получения отчетов должны быть четко определены и достаточно просты; также четко определяются временные интервалы для всех видов отчетов. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться коллегиально.

3. Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. В результате анализа собранных данных руководство проекта определяет, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то необходимо рассчитать размер и серьезность последствий возникших отклонений. Два основных показателя хода выполнения работ — время и стоимость. Для прогноза тенденций в стоимостных и временных оценках работ проекта должны использоваться специализированные отчеты. В наиболее простых случаях прогнозы могут указывать на риск увеличения стоимости проекта или риск задержки сроков его выполнения. Однако зачастую отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают также существенное влияние на содержание предстоящих работ и качество получаемых результатов.

4. Наличие эффективной системы реагирования. Завершающий шаг процесса контроля - действия, направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть нацелены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. Однако в ряде случаев может потребоваться пересмотр плана проекта. Перепланирование требует проведения анализа типа «Что, если…», обеспечивающего расчет и прогноз последствий планируемых действий. От менеджера проекта зависит также убеждение команды проекта в необходимости тех или иных действий и их мотивация.

В рамках функции контроля и оперативного управления реализацией проекта решаются задачи мониторинга, прогнозирования и оценки складывающейся оперативной ситуации по достижению результатов, затратам времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от выработанного плана, коррекция плана. Обычно при управлении проектом контролируются три основные количественные характеристики - время объем работ и стоимость. Кроме того, руководство отвечает за управление содержанием работ (изменениями), качеством и организационной структурой.

Заключение.

Таким образом, доходность вложений представляет собой достаточно сложную зависимость, поэтому для ее повышения требуется оптимизация по целому комплексу параметров. Способы оптимизации, включая критерии и детализацию задач, инвестор при анализе проекта, как правило, определяет интуитивно. Однако опытный проектный инвестор, и тем более инвестирующий в проекты с помощью управляющей компании, их обязательно формализует и утвердит в документе «Инвестиционная стратегия», в котором инвестиционная цель детализируется на следующие задачи:

- увеличение доли заемных средств при сохранении их стоимости;

- уменьшение стоимости привлеченных средств путем эффективного использования финансовых инструментов;

- снижение налогового бремени путем оптимизации и налогового планирования;

- обеспечение качества корпоративного управления проектом;

- риск-менеджмент.

Важным документом в стадии разработки проекта является инвестиционный меморандум. Меморандум не является бизнес-планом, и по нему невозможно осуществить поставки или спланировать налоговые платежи. Однако он содержит целый ряд выкладок, чрезвычайно важных для инвестора и не обязательных для менеджера проекта. В нем прорабатываются риски проекта, осуществляется его правовая экспертиза, в частности, определяются: корпоративная структура проекта; параметры финансирования; источники финансирования и их последовательность; меры по взаимодействию с инвестиционным сообществом; подходы к налоговому планированию; меры по профилактике гринмейла.

Список используемой литературы:

1. Современная экономика, Лекционный курс, Мамедов О.Ю., 2001

2. «Экономическая теория»: Учеб. Пособие - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт, 2000г.

3. Липшиц И. В. «Введение в экономику и бизнес (экономика для экономистов)». - М.: изд. Вита-пресс, 2004г.

4. «Общая экономическая теория»: Учебник./Под общей ред. Акад. В.И. Видяпина, акад. Г.П. Журавлевой. М.: ПРОМО-Медиа, 1995г.

5. http://www.onlineprojects.ru

6. http://1c.4bis.ru

7. http://mathhelpplanet.com