Методыконтролястоимостипроекта
Контроль стоимости проекта возникает из-за влияния факторов, обусловливающих отклонения от ранее запланированного бюджета, и направлен на управление изменениями в стоимости проекта с целью снижения отрицательных аспектов и увеличения позитивных последствий изменения стоимости проекта. Контроль стоимости проекта включает:
» мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета;
» управление изменениями в бюджете с целью обеспечения выполнения бюджета;
» предотвращение ранее запланированных ошибочных решений;
» информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета.
Контроль стоимости проекта имеет две составляющие: учетную, т. е. оценку фактической стоимости выполненных работ и затраченных ресурсов, и прогнозную, т. е. оценку будущей стоимости проекта. Базовыми показателями, используемыми при контроле стоимости проекта, являются следующие:
» необходимо для завершения (НДЗ): устанавливается оценка затрат, которые предстоят для завершения работы или проекта. Оценка НДЗ является наилучшей текущей оценкой того, сколько надо дополнительно вложить на данный момент, чтобы завершить работу;
» расчетная стоимость (PC): наилучшая оценка общей стоимости, которую будет иметь работа или проект при завершении. Расчетная стоимость вычисляется как сумма фактических затрат на текущую дату и НДЗ;
Существуют два основных метода контроля стоимости: традиционный метод; метод
освоенного объема.
Традиционный метод контроля (рис. 14.4.1.) использует следующие понятия:
Плановые (бюджетные) затраты — BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled). Это бюджетная стоимость работ, запланированных в соответствии с расписанием, или количество ресурса, предполагаемые для использования к текущей дате. Текущая дата — это дата, на которую имеется фактическая информация:
BCWS=ВС(общийбюджет)х%по плану.
Фактические затраты — ACWP (Actual Cost of Work Performed). Это стоимость фактически выполненных работ на текущую дату или количество ресурса, фактически потраченное на выполнение работ до текущей даты. Фактические затраты не зависят от плановых показателей по затратам или потреблению ресурсов.
Рис.4.1.Отчетныйграфиквыполненияобъектов
Основной недостаток традиционного метода заключается в том, что он не учитывает, какие работы были фактически выполнены за счет потраченных денежных средств. Другими словами, он не оперирует временем или графиком выполнения работ.
Расхождение по затратам при традиционном методе рассчитывается как разница между фактическими и плановыми затратами.
Метод освоенного объема основан на определении отношения фактических затрат к объему работ, которые должны быть выполнены к определенной дате. При этом учитывается информация по стоимости, плановому и фактическому графику работ и дается обобщенная оценка по состоянию работ на текущий момент. Выявленные тенденции используются для прогноза будущей стоимости объема работ при завершении и определении факторов, оказывающих влияние на график выполнения работ.
При анализе освоенного объема используются три показателя для определения расхождения в графике работ и стоимости:
» плановые (бюджетные) затраты — BCWS;
» фактические затраты — ACWP;
» освоенный объем — BCWP (Budgeted Cost of Work Performed). Это плановая стоимость фактически выполненных работ или количество ресурса, запланированное на фактически выполненный объем работ к текущей дате. Освоенный объем не зависит от фактически произведенных затрат по работе
BCWP= Плановаястоимостьх%использованияресурса.
Так как метод освоенного объема учитывает фактор времени, то он позволяет определить как реальное отклонение по затратам, так и отставание по графику выполнения работ.
Отклонение по затратам (перерасход денежных средств) представляет собой величину, полученную из разности фактической стоимости выполненных работ (ACWP) и плановой стоимости выполненных работ (BCWP). Для работы, находящейся в процессе выполнения, необходимо выполнить процентную оценку завершенности (с точки зрения затрат):
Отставание от графика определяется разностью между плановой стоимостью работ по графику (BCWS) и плановой стоимостью выполненных работ (BCWP).
Рис. 4.2 дает графическое представление анализа на основе факта.
Использование метода анализа освоенного объема требует дополнительной структуризации системы управления затратами по проекту и дополнительных усилий менеджера по сбору и анализу данных. Тем не менее данный подход позволяет получить более точную картину состояния дел по проекту и представить ее высшему руководству и заказчику в виде разнообразных отчетов (рис. 14.4.3).
Основные показатели, используемые для анализа состояния затрат по проекту,
представленывтабл.4.1.
Рис.4.2.Анализосвоенногообъемаирасхождений
Рис.4.3.Процесссбораданныхисозданияотчетов
Таблица .4.1 –Стоимостные параметры работ проекта
Стоимостные параметры работ проекта______
| Показатель | Формула или способ расчета |
| Плановая стоимость выполненных работ (BCWP, освоенный объем). Плановая стоимость фактически выполненных работ или количество ресурса, запланированное на фактически выполненный объем работ к текущей дате | BCWP = Плановая стоимость х х % использования ресурса |
| Общие бюджетные затраты | Полная стоимость работы, принятая в базовом плане |
| Бюджетная стоимость (BCWS). Часть стоимости работы, которая должна быть освоена к текущей дате в соответствии с базовым планом (стоимость работы в расчете за период времени по плану) | Общие бюджетные затраты х % по плану |
| Фактические затраты (ACWP) | Фактические затраты по работе на текущую дату |
| Индекс освоения затрат = 1 - затраты на текущую дату соответствуют плану > 1 - на текущую дату затрачено меньше средств, чем предусмотрено < 1 - на текущую дату средств затрачено больше, чем предусмотрено | Освоенный объем / Фактические затраты |
| Отклонение по затратам < 0 — перерасход средств на текущую дату > 0 - недорасход средств на текущую дату | Освоенный объем -Фактические затраты |
| Относительное отклонение по затратам | Показывает отношение отклонения по затратам к запланированным по бюджету затратам на текущую дату (BCWS) |
| Оценка стоимости до завершения | Базируется на текущих результатах |
| Оценка (прогноз) стоимости по завершении — оценка полной стоимости работы, базирующаяся на текущих результатах | Фактические затраты + Оценка стоимости до завершения |
| Индекс выполнения плана — отношение освоенного объема к бюджетной стоимости работ по плану на текущую дату | Освоенный объем / Бюджетная стоимость |
| Расхождение по затратам < 0 — перерасход затрат | Бюджетные затраты - Оценка стоимости по завершении |
| Процент перерасхода затрат, % | Расхождение по затратам / Бюджетные затраты |
Основным достоинством методики освоенного объема является возможность «раннего обнаружения» (обнаружения на ранних стадиях реализации проекта) несоответствия фактических показателей проекта плановым, прогнозирования на их основе результатов выполнения проекта (сроков, затрат и т. д.) и принятия своевременных корректирующих воздействий, вплоть до прекращения проекта.
Помимо оценки суммарных затрат на выполнение проекта, на основании наблюдаемых показателей освоенного объема возможно также прогнозирование и других характеристик проекта.
Прогнозирование затрат подразумевает оценку конечной стоимости проекта на основании информации о затратах проекта на текущий момент времени.
Существуют следующие варианты оценки конечной стоимости проекта (ЕАС), при которых используются как традиционный метод оценки, так и метод освоенного объема:
» Стоимость по завершении = Фактические затраты на текущую дату + Оставшаяся стоимость проекта, скорректированная с учетом индекса освоения затрат;
» Стоимость по завершении = Фактические затраты на текущую дату + Оценка оставшейся стоимости проекта (ETC);
» Стоимость по завершении = Фактические затраты на текущую дату + Новая смета на оставшуюся часть проекта.
Индекс освоения затрат (CPI) рассчитывается как отношение освоенного объема к фактическим затратам:
Индексосвоениязатрат(CPI)рассчитываетсякакотношениеосвоенногообъемак фактическим затратам:
Параллельно рассчитывается индекс выполнения расписания(SPI):
С использованиемэтихпоказателейоценказатратпозавершении(прогнозировании затрат)рассчитывается следующим образом:
1.Традиционныйметод
ЕАС=ACWP+ETC.
2.Методосвоенногообъема
Пессимистическая оценка
Оптимистическая оценка
Также может использоваться показатель прогнозного отклонения стоимости проекта
(variance at completion—VAC):
VAC=BAC-ЕАС.
В этих формулах используются суммарные индексы, а не периодические или дискретные. Периодические данные о затратах в различные моменты времени могут значительно отличаться друг от друга, что в итоге некорректно отразиться на конечной оценке. Суммарные данные сглаживают эти отклонения, оставаясь при этом более надежным инструментом для долгосрочного прогнозирования. В любом случае нельзя забывать, что с какой бы точностью ни была сделана оценка по завершении, она не будет на 100% корректно отражать конечный результат проекта. Чем ближе момент оценки к моменту завершения проекта, тем меньше разница между этими двумя величинами.
Пример расчета контрольных показателей стоимости проекта приведен в табл.4.2.
Таблица4.2 - Примеррасчетапоказателейвыполнениябюджетапроекта
| Плановые затраты | Освоенный объем | Фактически езатраты | Отклонение позатратам | Отклонениепо расписанию | |||
| Работа | BCWS | BCWP | ACWP | CV($) | CVP(%) | SV($) | SVP(%) |
| 63,000 | 58,000 | 62,500 | -4,500 | -7,8 | -5,000 | -7,9 | |
| 64,000 | 48,000 | 46,800 | 1,200 | 2,5 | -16,000 | -25,0 | |
| 23,000 | 20,000 | 23,500 | -3,500 | -17,5 | -3,000 | -13,0 | |
| 68,000 | 68,000 | 72,500 | -4,500 | -6,6 | 0,0 | ||
| 12,000 | 10,000 | 10,000 | 0,0 | -2,000 | -16,7 | ||
| 7,000 | 6,200 | 6,000 | 3,2 | -800 | -11,4 | ||
| 20,000 | 13,500 | 18,100 | -4,600 | -34,1 | -6,500 | -32,5 | |
| Всего | 257,000 | 223,700 | 239,400 | -15,700 | -7,0 | -33,300 | -13,0 |
Индексосвоениязатратбудетравен223,700/239,400= 0,93,а оценказатратпозавершении всегопроекта:257,000х 0,93= 239,100.Изэтихпоказателейвидно,чтопроектпока выполняетсяс экономиейстоимостипроекта,иеслионбудетвыполнятьсяс темиже параметрами,тоэкономиявстоимостипроектасоставит:VAC= 257,000-239,100=17,900.
Отчетностьпозатратам
Отчетность обеспечивает основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Процесс движения отчетной информации в организации изображен на рис 6.1.
Исходной информацией для отчетности являются данные о планируемых затратах работ и фактических расходах на их выполнение.
На стадии планирования проекта формируют отчеты о бюджетной стоимости работ (рис 6.2), распределении бюджетных средств по счетам затрат (рис. 6.3) и т. д.
На стадии контроля, как правило, собираются стоимостные данные о:
» трудозатратах;
» материалах;
» других прямых издержках;
» перерасходе денежных средств.
Рис..6.1.Потокиотчетовворганизации
| Описаниеработы | Бюджет работы | Июль | Август | Сентябрь |
| Определениетребованийсистемы Разработкастроительногодополнения Разработкасистемы Подготовкачертежейдляконтроллерасистемы Обзориутверждениеразработок Утверждениеразработкисистемы Подготовкачертежейдляоборудования контролятемператур Рассмотрениеиутверждениесистемы контроллера Сбортехническихданныхдлятепловогонасоса Подготовкаплощадки Обзортехническихданныхотепловомнасосе Рассмотрениеиутверждениеоборудования контролятемператур Подготовказаявкидлясистемногоконтроллера Подготовкаплощадки | 282,6 | |||
| Всегозамесяц |
Рис.6.2.Отчетораспределении бюджетных затрат на работы по месяцам
| Счет затрат | Бюджетные затраты |
| +11101Разработкаавтоматизированнойсистемы | 21833,00 |
| +11211Разработкаоборудования термоконтроля | 5466,00 |
| +11213Установкаоборудованиятермоконтроля | 35757,90 |
| +11221Разработкаработыконтроллера | 500,00 |
| +11223Установкаработыконтроллера | 44482,00 |
| +11231Разработкасистемногоконтроллера | 5801,00 |
| +11233Установкасистемногоконтроллера | 20299,80 |
| +11314Матобеспечение | 11164,00 |
| +11415Тренинговые материалыавтосистемы | 1987,80 |
| +12101Разработкаконвейернойсистемы | 7299,00 |
| +12213Установкаконвейернойсистемы | 54620,00 |
Рис6.3.Отчетораспределении бюджетныхсредствпосчетамзатрат
Отчет о перерасходе денежных средств формируется ежегодно либо ежемесячно на весь проект.
Значения фактических затрат (ACWP) и освоенного объема (BCWP) для каждой работы являются основными элементами, на которых строится отчетность о состоянии затрат. Эти данные собираются на уровне счетов затрат и попадают в отчеты. Обычно эти отчеты подготавливают ежемесячно для каждого уровня СРР или ССО в зависимости от требуемого уровня агрегирования информации. В дополнение к ним формируют еженедельные отчеты о фактических трудовых затратах, на основе которых можно проводить анализ использования человеческих ресурсов