Аудит процессов систем менеджмента

Объектами аудита являются процессы СМ, обеспечивающие выполнение организацией законода­тельных требований, требований потребителя, обязательных требований к выпускаемой продукции для СМК, экологических требований — для СЭМ.

Если потребитель не выдвинул конкретных требований, то при аудите процессов СМ проверяют тре­бования, установленные в соответствующих технических регламентах, стандартах, других нормативных или технических документах.

Орган по сертификации должен проверить и оценить определенные организацией процессы, необхо­димые для СМ, их применение ко всей организации, представленные объективные свидетельства резуль­тативности этих процессов. Объективные свидетельства эксперт получает из источников информации, при­веденных в 7.5.2.2.

Модели СМ, основанные на процессном подходе, приведены в ГОСТ ISO 9000 и ГОСТ Р ИСО 14001.

Процесс сертификации систем менеджмента

Процесс сертификации СМ включает организацию работ, двухэтапный первичный аудит по сер­тификации СМ, инспекционные контроли в течение срока действия сертификата и ресертификационный аудит, который должен быть проведен до окончания срока действия сертификата.

Трехлетний цикл сертификации начинается с принятия решения о сертификации.

Организация работ

Основанием для начала работ служит заявка по форме, приведенной в приложении А и направленная заказчиком в орган по сертификации.

В заявку должна быть включена или к ней приложена следующая информация:

-общая характеристика организации, ее наименование, юридический и фактический адреса и адреса производственных площадок, юридический статус, сведения о человеческих ресурсах (при наличии не­скольких производственных площадок, включая временные — по каждой производственной площадке) и технических ресурсах;

-заявляемая область сертификации (область применения СМ);

- заявление о согласии организации выполнять правила сертификации, регламентированные настоя­щим стандартом, и предоставлять информацию, необходимую для проведения аудита;

- наименование стандарта или других нормативных документов, на соответствие которым планирует­ся сертификация СМ.

Примечание — К техническим ресурсам относят: здания, помещения, оборудование, программное обеспечение, транспортные средства и др.

Орган по сертификации регистрирует заявку, проводит анализ заявки для определения возможности проведения сертификации с учетом:

- оценки соответствия области применения СМ области аккредитации органа по сертификации;

- наличия у органа по сертификации необходимой информации для планирования аудита (местополо­жение организации; численность работников; число производственных площадок и их местоположение; предпочтительные сроки проведения аудита; сведения по всем процессам, переданным организацией для выполнения другим организациям; рабочий язык аудита и др.);

- имеющейся у органа по сертификации возможности проведения работ в сроки, предпочтительные для заказчика, и наличия соответствующих ресурсов.

Заказчик оформляет заявку на русском языке.

Примечание — Основанием для начала работ может служить письмо-обращение, составленное в произвольной форме. При направлении в орган по сертификации письма-обращения и подтверждении возмож­ности проведения сертификации заказчик оформляет заявку на сертификацию и направляет ее в орган по серти­фикации.

Орган по сертификации анализирует заявку в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ Р ИСО/МЭК17021. После проведения анализа заявки орган по сертификации письменно по форме, приведенной в приложении Б, извещает заказчика о своем решении принять либо не принять заявку на сертификацию СМ.

В случае принятия заявки стоимость работ по анализу заявки включается в договор на проведение сертификации СМ.

В случае отказа в принятии заявки орган по сертификации приводит в извещении основание для отрицательного решения.

Заключение договора на проведение сертификации систем менеджмента

Перед заключением договора орган по сертификации проводит оценку трудозатрат на проведение сертификации по правилам, установленным в органе по сертификации. Трудозатраты определяют исходя из рассчитанной органом по сертификации продолжительности аудита в соответствии с требованиями, уста­новленными в ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021 и ГОСТ Р 54318.

При определении продолжительности аудита и оценке трудозатрат следует учитывать все производ­ственные площадки заказчика, в том числе временные. Базовая продолжительность сертификации в зависимости от численности персонала организации при­ведена в приложении В согласно ГОСТ Р 54318.

После определения общей продолжительности сертификации Орган по сертификации распределяет эту продолжительность между первым и вторым этапами аудита. Обычно время, затрачиваемое на первый этап аудита, составляет 20 % — 40 % от общей продолжительности аудита.

Орган по сертификации должен задокументировать расчет продолжительности аудита.

Возможно заключение отдельных договоров на проведение первого и второго этапов аудита.

В связи с тем, что работы органа по сертификации должны быть оплачены в полном объеме независи­мо от результатов сертификации, для обеспечения беспристрастности деятельности в договоре предусмат­ривается предварительное поступление на счет органа по сертификации всей суммы оплаты до начала работ.

Орган по сертификации при необходимости, обусловленной загруженностью персонала орга­на, территориальной удаленностью заказчика, форс-мажорными обстоятельствами, может поручить прове­дение от имени органа по сертификации части аудита СМ заказчика другому органу по сертификации (под­рядчику).

При выборе подрядчика учитывают:

- наличие действующего аттестата аккредитации;

- область аккредитации;

- наличие сертифицированных экспертов СМ по проверяемой области экономической деятельности, а при необходимости технических экспертов;

- отсутствие прямого или косвенного участия в работах по проектированию, внедрению или сопровож­дению СМ.

Для подтверждения взаимного соответствия процедур аудита и оценки орган по сертификации может проверить и оценить компетентность персонала подрядчика, а также документально оформленные проце­дуры сертификации и используемые в ходе аудитов рабочие документы.

Отношения между органом по сертификации и подрядчиком должны быть построены на основе доку­ментально оформленного и подписанного обеими сторонами договора, предусматривающего все необхо­димые положения, в том числе касающиеся конфиденциальности и разрешения спорных вопросов.

При этом орган по сертификации должен уведомить заказчика о передаче работ или части работ подрядчику.

Орган по сертификации должен получить согласие заказчика на передачу работ подрядчику.

Орган по сертификации заключает с подрядчиком договор, в котором должны быть указаны сроки аудита, стоимость работ и обязательства сторон.

По результатам аудита подрядчик в недельный срок (после завершения аудита) должен представить в орган по сертификации экземпляр акта по результатам аудита.

Подрядчик не имеет права принимать решения о выдаче, отказе в выдаче, подтверждении, приоста­новлении действия сертификата, расширении, сужении области сертификации или отмене сертификата.

Орган по сертификации, передающий часть своей деятельности другому органу, несет полную ответ­ственность за проведенный подрядчиком аудит, а также несет ответственность за принятие решения о выдаче или отказе в выдаче сертификата соответствия, подтверждении, приостановлении действия серти­фиката, расширении, сужении области сертификации или отмене сертификата.