Проведение первого этапа аудита по сертификации систем менеджмента

Лекция 4

Формирование комиссии по сертификации

После оплаты работ по договору орган по сертификации распоряжением руководства назначает пред­седателя комиссии по сертификации (далее — комиссия) и формирует ее состав.

Комиссия может состоять из одного или нескольких экспертов. Если аудит осуществляет один экс­перт, он выполняет обязанности председателя комиссии.

При определении численности и состава комиссии необходимо учитывать:

- цели, область и критерии аудита;

- сроки проведения аудита;

- вид (виды) экономической деятельности и процессы проверяемой организации;

- число производственных площадок (филиалов) проверяемой организации с различным местополо­жением;

- численность работников проверяемой организации (при наличии производственных площадок—по каждой площадке);

- продолжительность аудита;

- необходимость обеспечения совокупной компетентности комиссии для достижения целей аудита; - требования законодательства, технических регламентов и других нормативных документов, приме­нимых к проводимой проверке;

- обеспечение независимости членов комиссии от сертифицируемой организации;

- возможность членов комиссии результативно взаимодействовать с проверяемой организацией;

- язык аудита.

Для обеспечения полной компетентности комиссии, достаточной для проведения конкретного аудита, необходимо назначать членов комиссии таким образом, чтобы комиссия в совокупности обладала знания­ми критериев, процедур и методов аудита, а также специальными знаниями специфики производственных процессов. Состав комиссии должен быть сформирован с учетом требований ГОСТ Р ИСО/МЭК17021.

Если комиссия состоит из одного эксперта, он должен обладать компетентностью, достаточной для проведения аудита.

Если эксперты в комиссии в совокупности не обладают необходимыми знаниями и опытом по конк­ретным видам экономической деятельности, то в комиссию должен(ны) быть включен(ы) технический(е) эксперт(ы).

В состав комиссии не могут быть включены представители проверяемой организации, а также пред­ставители организаций, заинтересованных в результатах сертификации.

В состав комиссии могут быть включены стажеры, работающие под руководством и наблюдением председателя комиссии или эксперта — члена комиссии.

При необходимости состав комиссии может быть дополнен переводчиком (переводчиками). Орган по сертификации должен выбирать переводчиков, руководствуясь принципом беспристрастности.

Состав комиссии утверждает руководство органа по сертификации.

О составе комиссии информируют проверяемую организацию.

Примечания

1 Орган по сертификации по просьбе заказчика может заменить конкретного члена комиссии по обосно­ванным мотивам, например, если предлагаемый член комиссии ранее работал в проверяемой организации или во время предыдущего аудита проявлял неэтичное поведение и др. Возникающие претензии к составу комиссии должны быть разрешены до начала аудита.

2 Технические эксперты и стажеры при рассмотрении свидетельств и формировании наблюдений аудита имеют только право совещательного голоса.

3 В тех случаях, когда при проведении аудита необходимо присутствие наблюдателей (см. ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021), орган по сертификации должен согласовать этот факт с заказчиком до начала проведения аудита.

Проведение первого этапа аудита по сертификации систем менеджмента

Первый этап аудита по сертификации СМ проводят с целью:

- определения соответствия документов СМ требованиям ГОСТ ISO 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001;

- оценки местоположения заказчика и условий размещения производственных площадок;

- анализа состояния СМ и понимания заказчиком требований ГОСТ ISO 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001 и процесса сертификации в целом, готовности ко второму этапу аудита;

- сбора информации о процессах, которые определены и охвачены СМ, об исключениях из области применения СМК, о законодательных требованиях, распространяющихся на деятельность заказчика;

- оценки того, были ли спланированы и проведены внутренние аудиты СМ и анализ со стороны руко­водства;

- правильного планирования второго этапа аудита и распределения ресурсов для его проведения, согласования порядка доступа к документам СМ на втором этапе аудита и процедур обеспечения безопас­ности экспертов (при необходимости), а также определения представителей проверяемой организации, которые будут сопровождать экспертов.

Председатель комиссии запрашивает у заказчика документы СМ: обязательные согласно приложе­нию Г и дополнительные, необходимые для достижения целей аудита.

Документы могут быть представлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Порядок хранения документов заказчика, представленных для проведения первого этапа аудита, должен быть уста­новлен органом по сертификации.

Полученные документы остаются в органе по сертификации в качестве контрольных документов.

Орган по сертификации проводит анализ всей документации, представленной заказчиком согласно приложению Г, на соответствие требованиям ГОСТ ISO 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001.

Примечания

1 Объем, структура и содержание Руководства по качеству/Руководства по экологическому менеджменту зависят от размера и специфики деятельности организации. Небольшие организации (малые предприятия) могут включать в Руководство описание всей системы менеджмента, а также все документированные процедуры, требуемые ГОСТ ISO 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001. Для крупных организаций, возможно, потребуется несколько Руководств, действующих по иерархии управления (например, на национальном, региональном и других уровнях). Для организаций, имеющих несколько производственных площадок с различным местоположением и/или от­дельным юридическим статусом, также может потребоваться несколько Руководств.

2 Предоставленные заказчиком документы и сведения оформляют на русском языке. Допускается предо­ставление документов и сведений на языке заказчика при согласовании с органом по сертификации.

Анализ предоставленных документов должен быть завершен оформлением письменного отчета, со­держащего информацию, отвечающую целям аудита. В отчете должны быть указаны все выявленные несоответствия и/или уведомления. Председатель комиссии должен согласовать с проверяемой организа­цией период, необходимый для устранения выявленных замечаний. Одновременно происходит согласова­ние сроков проведения второго этапа сертификационного аудита.

На устранение несоответствий обычно отводится от двух до четырех недель. При этом второй этап аудита не должен начинаться позднее, чем через 3 месяца после даты окончания первого этапа.

Обоснованием проведения первого этапа аудита без выезда к заказчику может служить наличие подробной информации в представленных документах заказчика, демонстрирующей достаточный уро­вень внедрения СМ для признания готовности заказчика к проведению второго этапа аудита.

В любом случае обоснование проведения первого этапа аудита без выезда к заказчику должно быть приведено в письменном отчете по анализу предоставленных документов.

В случае, если заказчик предоставил для анализа неполный комплект документов, который не соот­ветствует перечню по приложению Г, не содержит подробной информации, демонстрирующей достаточный уровень внедрения СМ и не отвечает требованиям органа по сертификации, то председатель комиссии организует первый этап аудита с выездом в проверяемую организацию.

В случае выполнения первого этапа аудита СМ непосредственно у заказчика председатель комис­сии разрабатывает план проверки. По результатам аудита у заказчика также должен быть составлен пись­менный отчет, отражающий информацию, относящуюся к целям аудита и выявленным несоответствиям, и содержащий информацию о согласованном сроке проведения второго этапа сертификационного аудита.

Оплата проведения первого этапа аудита, связанного с выездом к заказчику, предусматривается либо основным договором между органом по сертификации и заказчиком, либо дополнительным соглаше­нием.

Проведение первого этапа аудита без выезда возможно в следующих случаях:

- представленный заказчиком комплект документов демонстрирует достаточный уровень внедрения системы менеджмента для признания готовности заказчика к сертификации;

- у председателя и членов комиссии не возникло спорных вопросов в ходе анализа представленных документов;

- ресертификации СМ;

- минимального числа сотрудников в организации и наличия в СМ лишь нескольких простых процес­сов.

Все несоответствия, выявленные в ходе первого этапа аудита, должны быть устранены заказчиком в согласованные сроки до начала второго этапа аудита.

Комиссия проверяет факт устранения несоответствий, выявленных на первом этапе, на втором этапе аудита по сертификации. Если заказчик не устранил несоответствия к началу второго этапа сертификации, то такие несоответствия переводятся в категорию «значительные» и сертификация завершается с отрица­тельным решением относительно выдачи сертификата соответствия.

В случаях, когда в ходе первого этапа сертификационного аудита комиссия выявляет несоответствия относительно области применения СМ, численности сотрудников или количества производственных пло­щадок, органу по сертификации может потребоваться перерасчет трудозатрат на проведение сертифика­ции, в результате чего могут быть внесены изменения в договор на проведение сертификации (см. 7.2.2).