Сбор информации и методы аудита

Целью сбора информации является формирование свидетельств ау­дита.

Процесс сбора и обработки информации осуществляется по следую­щей схеме:

• выбор источников информации;

• сбор информации;

• формирование свидетельств аудита.

Выбор источников информации

Выбор источников информации осуществляется аудитором в зави­симости от объема и сложности проверки.

Источниками исходной информации для аудитора в ходе проверки выступают:

• документы, регламентирующие деятельность подразделения и/или процессы (положение о подразделении, должностные инст­рукции, процедуры, рабочие инструкции, методики, приказы, распоряжения, разрешения и др.),

• планы, акты, регистрационные журналы (журналы измерений), протоколы совещаний, программы и журналы обучения, средства труда, компьютерные базы, элементы инфраструктуры, произ­водственная среда и др.

Источником информации для аудитора могут быть данные, полученные за пределами аудитируемого подразделения, на­пример, от службы качества, от других подразделении и пр.

Методы сбора информации

Метод сбора информации – способ решения задачи, связанной со сбором информации.

Информация, относящаяся к целям, объектам и критериям аудиторской проверки, собирается аудитором различными методами.

• Осмотр;

• Опрос.

Осмотр

Осмотр – обследование, сделанное в ходе проверки и основанное зрительном восприятии аудитора.

Известно, что благодаря зрению, человек получает до 85% поступающей к нему информации.

В ходе осмотра аудитор ищет главным образом материальные доказательства соответствия. Это особенно важно при проверке, проводимой в производственных помещениях, в лабораториях, на складах хранения про­дукции и т.п.

Объекты осмотра:

• Документация – процедуры и записи (наличие, состояние, доступность);

• Производственная среда – состояние рабочих мест (соответст­вие технологии, обеспечение безопасности);

• Инфраструктура – оборудование, оснастка, инструмент, энерго­обеспечение, транспорт, связь (наличие, состояние, соответствие технологии);

• Средства измерения, контроля и испытаний (наличие, состояние, соответствие технологии, метрологическим правилам и нормам);

• Персонал (наличие, квалификация, поведение);

• Продукция (порядок обращения, соответствие технологии).

При осмотре аудитор должен быть внимателен к деталям.

Опрос

Опрос — метод получения первичной информации об объеме ауди­торской проверки в виде ответов на вопросы. В приложении Ж приведены рекомендации по организации и технике беседы.

Опрос может проводиться в форме анкетирования (посредством оп­росного листа) или в форме непосредственной беседы (интервью). В приложении Ж приведены рекомендации по организации и технике беседы.

Методы проверки информации и формирования наблюдений аудита

Результатом сбора информации являются свидетельства аудита.

Свидетельство аудита – записи, изложение фактов или другая ин­формация, которые связаны с критериями аудита и могут быть провере­ны.

Свидетельства аудита могут быть качественными или количествен­ными.

С помощью методов проверки информации на базе собранных сви­детельств аудита формируются наблюдения аудита.

Наблюдения аудита — результаты оценки собранных свидетельств аудита в зависимости от критериев аудита.

Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоот­ветствие критериям аудита или на возможности улучшения.

Наблюдения, в свою очередь, являются основой заключения по ре­зультатам аудита.

Заключение по результатам аудита — выходные данные аудита, предоставленные группой по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита.

К методам проверки информации и формирования наблюдений ау­дита относятся:

• Анализ

• Доказательство

• Оценивание.

Анализ

Анализ свидетельств аудита

Свидетельства аудита и любая другая информация, собранная в ходе аудита, анализируется с точки зрения целей аудиторской проверки. Для использования данных свидетельств для формирования наблюдений ауди­та, они должны быть систематизированы, обобщены и тщательно проана­лизированы, включая при необходимости статистические методы.

В ходе аналитического анализа важно отделить существенную ин­формацию от несущественной («выделить сигнал из шума»).

Для тех свидетельств, которые вызывают сомнения аудитора (на­пример, правильность интерпретации полученной информации), необхо­димо применить метод доказательства, обсудить в аудиторской группе, и только после такого обсуждения может быть принято окончательное ре­шение о формировании наблюдения аудита, к примеру, использование статистических методов.

Статистические методы

В тех случаях, когда получаемые аудитором данные имеют ко­личественную форму (например, данные результатов технического кон­троля, данные о количестве обнаруженных несоответствий, данные о при­чинах несоответствий и др.) их целесообразно представлять и ана­лизировать с помощью статистических методов.

Статистические приёмы используются во многих областях обслуживания и производства. Многие из этих приемов пригодны и для аудита. Наиболее часто встречающие инструменты, используемые на стадиях подготовки и проведения аудита:

· контрольные листы;

· анализ воспроизводимости оборудования;

· анализ воспроизводимости процесса;

· анализ Парето;

· планы выборочного контроля и проверки;

· кривые операционных характеристик;

· блок-схемы процессов/прослеживание;

· мозговой штурм;

· диаграммы причин и результатов;

· контрольные карты.

Эти средства могут пригодиться и аудиторам, и проверяемым. Эти приёмы – способ демонстрации продукции или услуги, которые нуждаются в улучшении. Примерами могут служить:

· несоответствие продукции (поступающие отчёты о проверке, отказы в эксплуатации и т.д.);

· низкая воспроизводимость процесса (параметры продукции находятся внутри поля допуска, но не центрированы);

· анализ стоимости продукции, обслуживания и проектирования;

· анализ эксплуатации (оценивание качества в ходе производства как альтернатива выходному контролю; число контейнеров с правильной маркировкой и неправильно обработанных заказов потребителей и т.д.).

Инспекция на месте. Обнаруживающий выборочный контроль

В ходе аудита для локализации хронических случаев несоответствия и неподтверждения системы качества, процессов или их элементов используется обнаруживающий выборочный контроль. Такой контроль предполагает, что отклонение случается с заданной вероятностью.

Объём выборки основан на вероятности того, что в неё попадает, по крайней мере, одно изделие с отклонением. Вот несколько примеров применения выборочного контроля:

· установленное число вопросов опросного листа, применимых к определённой категории проблем для обнаружения зоны несоответствия;

· если обнаружена рабочая инструкция, действующая без утверждения. В этом случае можно провести обнаруживающий выборочный контроль в различных отделах для определения того, действительно ли проблема имеет хронический характер, указывающий на «находку» аудита.

Выборочный обнаруживающий контроль требует большого числа образцов для достижения высоких уровней значимости даже там, хронические проблемы были очевидны в прошлом. Успешное пользование такого контроля зависит от частоты событий. Чем выше частота события, тем меньше образцов потребуется.

Естественно, если выявлено несоответствие для одного аспекта системы, аналогичные аспекты стоит проверить на предмет такие же несоответствия.

Выборочный контроль/проверка

Во время аудита системы мало времени для проверки определённых параметров. Выборочный контроль приходится ограничивать. В общем, несколько образцов достаточно, чтобы определить статус продукции или процесса (например, горсть деталей, случайно выбранных сверху, из середины и со дна контейнера, или проверка нескольких письменных документов). Наилучшее место для взятия образцов – области взаимодействия процесса и продукции (т.е. конец этапа).

При записи выборочных данных отмечается следующее:

· место взятых образцов (стадия процесса, участок, станок);

· наименование и номер детали;

· номер партии или другие идентификаторы;

· время и дата;

· непрерывные или дискретные результаты;

· любые наблюдения, которые могут повлиять на процесс (продукцию).

В зависимости от вида аудита, его цели и отведенного времени может понадобиться разработка планов выборочного контроля. Выборочный контроль применяется для:

· локализации проблемы в процессе;

· обеспечения информации об уровнях переделок и отходов;

· определения соответствия параметрам процесса;

· определения воспроизводимости.

Эти планы надо подготовить до проведения аудита. В связи с фактором времени стандартные выборочные планы более пригодны для внутреннего, чем внешнего аудита.

Прослеживание/блок-схемы (схемы потоков)

Другая широко применяемая и эффективная форма инспекции «на месте» - прослеживание. Здесь полезно использование блок-схемы. Можно изучать эффективность, соответствие или прослеживаемость продукции или процессы, делая выборки на каждой стадии, зафиксированной в блок-схеме процесса либо производства изделия. Это может вовлечь несколько отделов. Продукция или её часть можно исследовать следующими методами:

· Прослеживание вперёд. Обследование с «головы» процесса производства продукции, оказания, услуги или выполнения заказа до «хвоста» либо с иной заданной точки до конца до конца и, наконец, с другой заданной точки далее вниз по цепи процесса. Это полезно для получения целостной картины и определения практичности схемы;

· Прослеживание назад. Обратное прослеживаемости вперёд. Начинается от «хвоста» процесса производства продукции, оказания услуги или выполнения заказа и идёт к «голове» процесса либо к заданной точке. Преимущество этого метода – использование сведений о результате процесса. Эффективность других процессов можно оценивать по вкладу в желаемый результат;

· Случайный отбор (случайная проверка). Это не форма прослеживания, а альтернативный вариант, когда персонал и время ограничены. Случайный отбор может оказаться единственным методом, доступным аудитору. Недостатки: приходится делать много записей и труднее понять схему операций или процесса. Преимущества: аудит можно проводить более гибко и экономить время.

Прослеживание позволяет аудитору определить:

· где слабые места процесса или процедуры;

· есть ли ненужные, неэффективные, повторяющиеся шаги процесса или процедуры;

· какая стадия служит источником большинства проблем;

· общее состояние процесса и системы.

Отклонения от заданных значений должны рассматриваться в качестве потенциала для улучшений. При этом также необходимо проверять, не изменились ли действующие правила и целесообразны ли были проведённые изменения.

По возможности, каждое установленное отклонение должно немедленно устраняться, в целях исключений в последующем трудоёмкого дополнительного отслеживания мероприятий по устранению выявленных отклонений.

Необходимые мероприятия по улучшениям, которые не могут быть сразу реализованы, должны быть выработаны совместно с руководством подразделения и документированы в виде корректирующих мероприятий. Их пригодность для достижения поставленных целей должна быть основана.

Доказательство

Значимыми характеристиками аудиторского доказательства яв­ляются его достоверность и достаточность. Доказательство считается дос­товерным, если оно вызывает доверие аудитора, является объективным и проверяемым. Достаточность доказательства определяется его полнотой, что в большой мере зависит от объема собранной информации. Несоблю­дение требований к доказательству обесценивает результат аудиторской проверки.

Ниже приводится ряд положений, знание которых может быть полезным аудитору в этой области:

• свидетельства составляют основу аудиторского заключения и, сле­довательно, без необходимых доказательств такое заключение не может быть достоверным;

• свидетельства могут считаться объективными, если они содержат информацию, которая может быть признана как правдивая, основанная на фактах и полученная путем осмотра, измерения, испытаний и других средств;

• получая свидетельства о соблюдении процедур (инструкций), ауди­тор должен быть уверен, что эти процедуры будут соблюдаться и в будущем, по крайней мере, до следующей аудиторской проверки;

• достоверность аудиторского свидетельства зависит от многих фак­торов, но прежде всего от степени его подтверждения и квалификации ау­дитора;

• чем достовернее свидетельство, тем ниже уровень риска оши­бочного аудиторского заключения (следует отметить, что никто не сво­боден от ошибочных выводов и поэтому определенные элементы риска присущи и аудиторскому заключению).

Объективными свидетельствами соответствия при проведении ауди­торской проверки являются факты, подтверждающие:

• идентичность (повторяемость по времени и местам применения) практических действий правилам и нормам, установленным в документа­ции системы менеджмента качества и (или) экологии;

• выполнение требований тех разделов ИСО 9001 и ИСО 14001, ко­торые необязательны для документирования в организации;

• наличие и выполнение запланированных мероприятий в области качества и (или) охраны окружающей среды;

• оценивание результативности процессов;

• результативность корректирующих и предупреждающих де­йствий;

• постоянное улучшение деятельности, процессов и систем ме­неджмента в целом.

Оценивание

Свидетельство аудита оценивается с точки зрения критериев аудита. Результаты такого оценивания рассматриваются как наблюдение аудита.

Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита, либо на возможность улучшения. При этом особого внимания аудитора заслуживают обнаруженные несоответст­вия. Оценивание несоответствий осуществляется путем их классификации на значительные, малозначительные и уведомления.

При оценивании свидетельств существует ве­роятность ошибочных (неправильных) выводов и, как следствие, неправильного заключения по результатам аудиторской проверки. Веро­ятность неправильных выводов уменьшается при использовании объ­ективных данных, т.е. данных, основанных на измерениях.

Заключение по результатам аудита

Заключение аудиторской группы по результатам аудиторской про­верки может содержать итоговую оценку:

• степени соответствия процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом критериям аудита;

• результативности и эффективности процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;

• способности руководства обеспечивать постоянную адекват­ность и результативность процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;

а также рекомендации по:

• правильности установления показателей результативности и эффективности процесса;

• возможности улучшения процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом.

При оценке степени соответствия объекта аудиторской проверки (отдельное подразделение или несколько подразделений, участвующих в выполнении определенного процесса) аудиторская группа должна полу­чить однозначные ответы на вопросы:

• можно ли утверждать, что персонал аудитируемого подразде­ления (нескольких подразделений) знает, имеет в своем распоряжении, по­нимает и использует обязательные для него документы системы ме­неджмента качества?

• подтверждается ли соблюдение требований документов системы менеджмента качества и (или) экологии необходимыми регистрационными данными, фактами и другими свидетельствами?

• все ли требования документов, используемых в подразделении (подразделениях), обеспечивают достижение целей подразделения (под­разделений) в области качества?

При оценке результативности внедрения, поддержания и совер­шенствования объекта аудита аудиторская группа должна получить ответы на вопросы:

• достигнуты ли запланированные результаты в проверенном про­цессе, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом?

• достаточно ли эффективно используются выделенные ресурсы для осуществления процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом?

При оценке способности руководства обеспечивать постоянную аде­кватность и результативность процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента качества в целом группа аудиторов должна полу­чить ответы на вопросы:

• подтверждается ли, что процесс, деятельность подразделения или система менеджмента в целом функционирует в управляемых условиях?

• можно ли утверждать, что руководством выделяются ресурсы, достаточные для результативного функционирования процесса, дея­тельности подразделения или системы менеджмента в целом?

При оценивании возможности улучшения деятельности аудиторская группа должна получить ответы на вопросы:

• имеется ли необходимость и реальная возможность улучшить процесс (сокращение времени, затрат, повышение качества, уменьшение отрицательного воздействия на окружающую среду), деятельность подраз­деления или системы менеджмента в целом?

• какие именно рекомендации могут быть даны аудиторской груп­пой по улучшению проверяемого объекта аудита?

Заключение должно правдиво и точно отражать деятельность ауди­торской группы.

Заключение может быть напечатанным или рукописным и оформ­ляться в виде собственно «Заключения», или «Акта проверки». Заключе­ние согласовывается и подписывается всеми членами аудиторской группы.

Если в ходе аудита выявлены несоответствия, то оформленные про­токолы по выявленным несоответствиям включаются в заключение в виде приложения.

После обсуждения итогов по результатам проверки на заключительном совещании или с руководителем аудитируемого подразделения, Заключение в окончательном виде включается в отчет об аудиторской проверке.