Раздел 1. Структура и стиль оформления делового письма

63. — письмо-поздравление (congratulation letter);

64.— письмо-жалоба (letter of complaint).

Письма, касающиеся отдельных аспектов деловых отноше­ний между партнерами, можно разделить по следующим катего­риям:

— запрос (enquiry);

— предложение (offer);

— заказ (order);

— письма относительно согласования и выполнения усло­вий контракта (цены, условия и сроки поставки, усло­вия платежа, гарантии качества товара, условия страхо­вания, условия транспортировки, урегулирование пре­тензий и решение споров в арбитраже (letters concerning preparation and fulfilment of the contract, i.e. prices, terms of delivery and delivery dates, terms of payment, quality of the goods, insurance of the goods, transportation, claims and arbitration).

3)В заключительном абзаце автор письма подводит итог ска­занному, выражает свои намерения по поводу предмета переписки или говорит о том, каких действий он ждет от адресата письма. В этом абзаце могут быть использованы следующие выражения:

We look forward to trading with you to the mutual benefit of our companies ...

We hope to establish fruitful business relations with your company ...

We hope that you will act as requested ...

We look forward to hearing from you soon ...

Your prompt (early) reply would be appreciated ...

С интересом ожидаем разви­тия торговли с Вами к взаим­ной выгоде обеих сторон ...

Надеемся установить с Ва­шей фирмой полезные дело­вые отношения ...

Надеемся, что Вы поступи­те, как мы Вас просим ...

С нетерпением ожидаем Ва­шего ответа в ближайшем бу­дущем ...

Мы будем благодарны за Ваш скорый ответ ...

We shall (would) be grateful to you ...

We shall (would) appreciate it if you (could) ...

65. Мы будем Вам благодарны ...

66. Мы будем Вам признатель­ны ...

Часть I. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Задание. Из предлагаемых вступительных и заключительных абзацев подберите пары, соответствующие каждо­му из писем (1—4).

We are looking forward to hearing from you soon.

We acknowledge with thanks receipt of your letter of September 23.

We are interested in the automobiles manufactured by your company and advertised in the latest issue of The Driver.

We have taken steps to ensure that this will not occur again.

Further to our telephone conversation yesterday, I am writing to confirm our order for 10 printer machines Epson LX-100.

I am writing to inform you about some alterations in the arrangements for your visit to our company.

Thank you for your help.

Could you please confirm if these arrangements are acceptable. I am looking forward to seeing you at the headquarters of G.R.F.

Письмо 1

Dear Ms Drake

I am afraid I will not be able to meet you myself at the airport due to urgent talks with our suppliers. So I am sending my personal assistant, William Reck. He will meet you and take you to your hotel. Owing to the unforeseen meeting with the suppliers our meeting at the headquarters of G.R.F. is postponed for two hours. The rest of your itinerary remains without any changes.

Yours sincerely

Раздел 1.Структура и стиль оформления делового письма

Письмо 2

Dear Sir,

We very much regret that through a typing error the flight number was indicated in the confirmation of the reservation as AF-333 instead of AF- 334. We thank you for pointing out this mistake to us.

Yours faithfully,

Письмо 3

Dear Sir

Please send us your latest catalogues and price lists for the latest models. We would be much obliged if we could have them by return.

Yours faithfully

Письмо 4

Dear Mr Duck

We agree to the prices and terms of payment stated in you price list. I would be grateful if you could deliver them within 20 days.

Yours truly

Часть I.ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Подпись

Собственноручная подпись автора ставится под заключитель­ной формулой вежливости, двумя строками ниже. Под ней печа­тается имя автора письма и его должность. Расположение заклю­чительной формулы вежливости и подписи соответствует выб­ранному стилю оформления — блочному или полувтянутому.

Пример 1 (блочный стиль)

Yours sincerely (подпись)

М. Green, HR Officer

Пример 2 (полувтянутый стиль)

Yours faithfully, (подпись) L. Mitch,

Acting General Manager

Иногда в деловых письмах после подписи автор добавляет ка­кую-либо информацию. В этом случае она вводится аббревиату­рой «P.S.» (Postscript — после подписи).Однако следует иметь в виду, что такие добавления в официальном деловом письме не­желательны, поскольку могут быть поняты получателем как не­брежность, забывчивость отправителя. Такое дополнение допус­тимо в личных деловых письмах, написанных в более нефор­мальном стиле.

Приложения

Если к письму прилагаются какие-либо материалы, то на них делается ссылка в конце письма. Слово Enclosure (или сокращен­но Enc./Encl.) печатается в левом нижнем углу страницы под подписью автора письма. Например:

Enc.: Invoice — 3 copies

Insurance Policy — 6 pages

Если копии письма, кроме основного адресата, направляют­ся в другие организации, то на это делается ссылка ниже строки «Приложения». Например:

fa з д е л 1.Структура и стиль оформления делового письма

Copy: Russian Trade Delegation in Sweden or

c.c.: Best Travellers Ltd, Marketing Department

Сокращение 'c.c.' используется вместо 'carbon copy', хотя в оследнее время практически все копии документов отсылаются виде ксерокопий.

Оформление конверта

При оформлении конверта, как и при составлении письма, екомендуется следовать некоторым правилам, что обеспечит ,екорую и надежную доставку вашей корреспонденции.

68. В левом верхнем углу печатается адрес отправителя. Последо­вательность расположения информации об отправителе со­впадает с расположением его внутреннего адреса. Например:

Huston Hightech Inc. 59, Green Ave. Chicago, Illinois 46318 USA

Иногда обратный адрес в английских и американских дело- Ых письмах пишется на обратной стороне конверта.

68.В правом верхнем углу помещается марка или штамп, за­меняющий марку.

Под маркой или штампом в правом верхнем углу час­то указывается порядок отправки, доставки и особенности содержания вложенной корреспонденции. Для этого ис­пользуются следующие выражения:

Ur Mail/AIR MAIL

"xpress/EXPRESS Express Delivery/EXPRESS DELIVERY Urgent/URGENT Registered/REGISTERED

Post Restant/POST RESTANT

To Be Called For/TO BE CALLED FOR

If Not Delivered Please Return/ IF NOT DELIVERED PLEASE RETURN

АВИА

Срочная доставка Заказное

До востребования

Просьба вернуть пись­мо в случае невозмож­ности доставки

Private/PRIVATE Personal/PERSONAL

Confidential/CONFIDENTIAL

Strictly Confidential/ STRICTLY CONFIDENTIAL

Private and Confidential/

Личное

Конфиденциально Строго конфиденциально

Личное и конфиденци-

Часть I.ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ <

PRIVATE AND CONFIDENTIAL альное

3) Адрес получателя письма располагается в центре конверта с двумя интервалами между строками. Составные части ад­реса аналогичны составным частям его внутреннего адреса. Другими словами, в зависимости от того, на чье имя на­правлено письмо, на первой строке будет располагаться или название компании, или фамилия адресата, или должность адресата. Если указаны и фамилия и должность, то на пер­вой строке будет указана фамилия, а на второй — долж­ность. На следующей строке указываются номер/наименова- ние дома и улицы. Строкой ниже — название города и пол­ное или сокращенное название графства (штата/провинции). Последней строкой указывается название страны. Почтовый индекс может быть указан после названия графства (штата/ провинции) или после названия страны. Например:

Вариант 1

Mr D. Stingstill

Chief Accountant

Overseas Developement Company

Abercrombie House Eaglesham Road

Glasgow G57 8 EA

Great Britain

Вариант 2

Appointment Officer Overseas Developement Company Abercrombie House Eaglesham Road Glasgow G57 8 EA GB