Отражение в бухучете недостач

Стоимость недостающего имущества, учитываемого на балансе организации, списывается в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (Инструкция по применению Плана счетов).

Недостача ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) (абз. 3 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации, п. 30 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же обнаружилась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. При этом в бухгалтерском учете балансовая стоимость недостающего имущества, отраженная на счете 94, относится в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" (если виновное лицо - работник организации), или на счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 76-2 "Расчеты по претензиям" (в иных случаях). Превышение взыскиваемой суммы (признанной виновным лицом или присужденной судом) над суммой недостачи отражается по дебету счета 73, субсчет 73-2 (76, субсчет 76-2), и кредиту счета 91, субсчет 91-1 "Прочие доходы" (п. п. 7, 10.2, 16 ПБУ 9/99) <*>.

--------------------------------

<*> Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено отражение суммы превышения возмещения, подлежащего получению с виновного лица, над балансовой стоимостью недостающего (испорченного) имущества на счете 98 "Доходы будущих периодов", субсчет 98-4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью по недостачам ценностей". Такой порядок предполагает включение данной суммы в прочие доходы по мере погашения виновным лицом задолженности по возмещению материального ущерба. Заметим, что признание прочего дохода по мере фактического получения денежных средств от виновного лица противоречит п. 16 ПБУ 9/99.

С 01.01.2011 утратил силу п. 81 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, в котором содержалось определение доходов будущих периодов. Считаем, что применение счета 98 является обоснованным в случае получения организацией государственной помощи и в ситуациях, когда имеют место аналогичные или связанные факты хозяйственной деятельности (п. 9 ПБУ 13/2000, п. 7 ПБУ 1/2008).

В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи относятся на прочие расходы.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Первичный документ
При инвентаризации выявлена недостача (порча) имущества (в отношении МПЗ - после зачета по пересортице) <*>
Списана балансовая стоимость недостающего (испорченного) имущества		01, 03, 07, 08, 10, 11, 20, 41, 43, и др.	Сличительные ведомости, Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией
Стоимость недостающего имущества в пределах норм естественной убыли отнесена на затраты производства (расходы на продажу)	(44 и др.)		Решение руководителя, Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией
1. Недостача сверх норм естественной убыли меньше суммы, подлежащей возмещению <**>
На виновное лицо отнесена сумма недостачи в размере балансовой стоимости недостающего (испорченного) имущества за вычетом суммы, списанной в пределах норм естественной убыли	73-2 (76-2)		Решение руководителя, Претензионное письмо, Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией
Признан прочий доход в размере превышения подлежащего получению возмещения над суммой недостачи сверх норм естественной убыли	73-2 (76-2)	91-1	Решение руководителя, Претензионное письмо, Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией
Получено (удержано) возмещение от виновного лица	(51, 70)	73-2 (76-2)	Приходный кассовый ордер, Выписка по расчетному счету, Расчетно- платежная ведомость
2. Недостача сверх норм естественной убыли больше суммы, подлежащей возмещению <**><***>
На виновное лицо отнесена сумма, подлежащая возмещению	73-2 (76-2)		Решение руководителя, Претензионное письмо, Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией
Признан прочий расход в размере превышения суммы недостачи сверх норм естественной убыли над суммой возмещения	91-2		Бухгалтерская справка-расчет
Получено (удержано) возмещение от виновного лица	(51, 70)	73-2 (76-2)	Приходный кассовый ордер, Выписка по расчетному счету, Расчетно- платежная ведомость
3. Виновные лица не установлены или во взыскании с них отказано судом
Стоимость недостающего или испорченного имущества сверх норм естественной убыли отнесена на прочие расходы	91-2		Решение руководителя, Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

--------------------------------

<*> В данном материале не рассматривается вопрос о восстановлении НДС по недостающему имуществу.

<**> Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. При этом под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества или ухудшение состояния имущества, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества (ст. 238 ТК РФ).

Если же лицом, виновным в недостаче (порче) имущества организации, является ее контрагент (например, перевозчик, хранитель, арендатор и т.п.), то сумма возмещения определяется условиями заключенного с ним договора и нормами Гражданского кодекса РФ.

<***> Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ).