Двойная запись. Сущность и значение

В результате хозяйственных операций происходят изменения в составе объектов бухгалтерского учета. Хозяйственные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета, характеризующих состоя­ние объектов учета, способом двойной записи, при котором каждая хозяйственная операция фиксируется на двух взаимосвязанных счетах. Необходимость двойной записи обосновывалась при рассмотрении типов балансовых изменений, когда отмечалось, что каждая хозяйствен­ная операция приводит к двум экономическим явлениям и обязатель­но затрагивает две статьи бухгалтерского баланса.

Двойная запись представляет собой способ взаимосвязанного отражения явлений, вызываемых хозяйственной операцией, на двух счетах бухгалтерского учета, в одинаковых суммах – на дебете одного счета и кредите другого.

Рассмотрим примеры двойной записи на счетах бухгалтерского учета.

1. В кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета организации в банке – 100000 руб. Остаток в кассе – 10000 руб. Остаток на расчетном счете – 150000 руб.

Хозяйственная операция отражается на двух активных счетах «Касса» и «Расчетные сче­та». В кассе денежные средства увеличились, на расчетном счете умень­шились.

Запись будет выглядеть так:

Дебет счета «Касса» – Кредит счета «Расчетные счета» – 100000 руб. На счетах запись отражается следующим образом (табл. 4.5 и 4.6).

Таблица 4.5

Счет «Касса»

Дебет	Кредит
Сальдо 10000
1) 100000
Оборот 100000	Оборот –
Сальдо 110000

Таблица 4.6

Счет «Расчетные счета»

Дебет	Кредит
Сальдо 150000
	1) 100000
Оборот –	Оборот 100000
Сальдо 50000

2. Нераспределенная прибыль направлена на формиро­вание резервного капитала в размере 40 000 руб. Остаток по данному счету – 60000 руб.

Хозяйственная операция отражается на двух пассивных счетах – «Резервный капитал» и «Нерас­пределенная прибыль (непокрытый убыток)». Резервный капитал увели­чился, а нераспределенная прибыль уменьшилась на одну и ту же сумму.

Запись выглядит следующим образом:

Дебет счета «Нераспределенная прибыль (непокрытый убы­ток)» – Кредит счета «Резервный капитал» – 40 000 руб.

На счетах запись делается следующим образом (табл. 4.7 и 4.8).

Таблица 4.7

Счет «Резервный капитал»

Дебет	Кредит
	Сальдо –
	2) 40000
Оборот –	Оборот 40000
	Сальдо 40000

Таблица 4.8

Счет «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

Дебет	Кредит
	Сальдо 60000
2) 40000
Оборот 40000	Оборот –
	Сальдо 20000

3. Поступили материалы от поставщиков на склад орга­низации на сумму 150 000 руб. Расчет с поставщиками не произведен. Остаток на данном счете – 100000 руб.

Хозяйственная операция отражается на активном счете «Материалы» и пассивном счете «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В резуль­тате хозяйственной операции на складе увеличились запасы материа­лов и возросла кредиторская задолженность поставщикам. Запись на счетах выглядит следующим образом: Дебет счета «Материалы» – Кредит счета «Расчеты с поставщи­ками и подрядчиками» – 150 000 руб.

На счетах запись отражается следующим образом (табл. 4.9 и 4.10).

Таблица 4.9

Счет «Материалы»

Дебет	Кредит
Сальдо 100000
3) 150000
Оборот 150000	Оборот –
Сальдо 250000

Таблица 4.10

Счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Дебет	Кредит
	Сальдо –
	3) 150000
Оборот –	Оборот 150000
	Сальдо 150000

4. Выплачена из кассы заработная плата персоналу орга­низации на сумму 100 000 руб. Остаток на счете «Касса» – 10000 руб. Остаток на счете «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 100000 руб.

Хозяйственная операция отражается на пассивном счете «Расчеты с персоналом по оплате труда» и актив­ном счете «Касса». В результате операции уменьшатся кредиторская задолженность персоналу и денежные средства в кассе.

Запись выглядит так:

Дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» – Кредит счета «Касса» – 100 000 руб.

На счетах запись отражается следующим образом (табл. 4.11 и 4.12).

Таблица 4.11

Счет «Касса»

Дебет	Кредит
Сальдо 10000
1) 100000	4) 100000
Оборот 100000	Оборот 100000
Сальдо 10000

Таблица 4.12

Счет «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Дебет	Кредит
	Сальдо 100000
4) 100000
Оборот 100000	Оборот –
	Сальдо –

Указание дебетуемого и кредитуемого счетов и суммы отражаемой хозяйственной операции называется бухгалтерской записью, или про­водкой.

Двойная запись приводит к взаимосвязи счетов, которая называ­ется корреспонденцией счетов.

Бухгалтерские записи могут быть простыми и сложными.

При простой записи сумма хозяйственной операции отражается по дебету одного и кредиту другого счета, т.е. один счет дебетуется и один кредитуется. Представленные выше записи являются примера­ми простой записи.

В случае сложной записи дебетуются два или более счетов, а кре­дитуется один или наоборот, дебетуется один счет, а кредитуются два счета и более. При сложной записи общая сумма на одной стороне нескольких счетов должна быть равна сумме, записанной на противо­положной стороне корреспондирующего с ними счета.

Применяя способ двойной записи, сумму каждой операции не все­гда записывают дважды. Шахматный способ предусматривает запись каждой операции однократно – по дебету одного и кредиту другого счета.

Двойная запись имеет контрольное значение, так как итог запи­сей по дебету всех счетов (дебетовый оборот) должен быть равен итогу записей по кредиту всех счетов (кредитовый оборот). Отсутствие равен­ства свидетельствует об ошибках, допущенных при отражении опера­ций на счетах.

Корреспонденция счетов, возникающая при двойной записи, поз­воляет определить экономическую сущность отражаемых хозяйствен­ных операций, их целесообразность и необходимость. При помощи двойной записи осуществляется контроль за движением активов, капи­тала и обязательств организации.

В бухгалтерском учете хозяйственные операции показывают в календарной последовательности их совершения. Отражение хозяй­ственных операций по мере их совершения называется хронологиче­ской записью и выполняется в регистрах бухгалтерского учета.

Для осуществления контроля за хозяйственными процессами, обобщения сведений об объектах учета все хозяйственные операции группируют на счетах по экономически однородным признакам. Такая группировка и называется систематической записью.

Систематическая запись позволяет получать со счетов бухгалтер­ского учета необходимые сведения об учитываемых объектах, хроно­логическая запись служит для контроля за полнотой регистрации опе­раций и правильностью систематической записи. Хронологическая запись часто предшествует систематической записи на счетах бухгал­терского учета, т.е. операции отражаются в регистрационном журнале, а затем систематизируются на соответствующих счетах.

Применение компьютеров позволяет объединить хронологиче­скую и систематическую запись, упростить учетные записи, уменьшить вероятность допускаемых ошибок.