Рациональности, т.е. учетная политика должна обеспечивать рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйствования и величины организации.
Порядок формирования учетной политики приведен в п. 1.5.
Документирование хозяйственных операций.
Регистры бухгалтерского учета
Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов регламентируется положением о документах и документообороте.
Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.
Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным ¾ непосредственно после ее окончания. Все первичные документы можно разделить на следующие группы: организационно–распорядительные; оправдательные; бухгалтерского оформления.
К организационно–распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы разрешают проведение операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не отражается в учетных регистрах.
К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт совершения операции, и соответственно информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры. Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.п.
Первичные документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером: различные расчеты, справки. Информация данных документов также заносится в учетные регистры.
Первичные документы принимаются к учету, если они оформляются на бланках унифицированных (типовых) форм или в специально разрабатываемых формах.
Документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов: наименование документа; дату; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание операции; ее количественные и стоимостные измерители; наименование должностей лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления; личные подписи этих лиц и их расшифровки.
Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, на принтере).
В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений: ошибка зачеркивается тонкой чертой, над ней надписывается правильная запись и оговаривается исправление; в денежных документах не допускается никаких исправлений.
Все первичные документы, учетные регистры и отчетность должны составляться на русском языке. В организациях с иностранными инвестициями они могут составляться и на иностранном языке (по требованию иностранного инвестора), но должны иметь построчный перевод.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
- арифметически (подсчет сумм);
- по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
После приемки первичного документа информация с него переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, исключающая возможность его повторного использования. Например, при ручной обработке на документе проставляется дата записи в учетный регистр.
Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки “Получено” или “Оплачено” с указанием даты.
Все документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения документов в архиве организации определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением (главные книги и отчеты, вспомогательные регистры, первичные документы – 5 лет, лицевые счета работников организации, работников, принятых до 2002 года включительно – 75 лет; работников, принятых начиная с 2003 года – 50 лет). Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Для целей налогообложения первичные документы должны храниться в течение четырех календарных лет, предшествующих отчетному году.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных документов у организации может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим законодательством. Изыматься могут все документы, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Изъятие документов производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица органа, который производит изъятие. Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц организации. Должностным лицом изымающего органа при изъятии составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно дооформить документы (сделать опись, пронумеровать, прошнуровать, опечатать, заверить подписью и печатью) и снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели, в которую при необходимости приглашаются представители следственных органов, МЧС, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утвержденным руководителем.
Порядок оформления хозяйственных операций первичными документами следующий.
На выполнение хозяйственной операции должно быть получено разрешение соответствующей, имеющей на это право управляющей инстанции, т.е. составлен разрешительный документ. Например, для совершения операций по отгрузке продукции покупателям, необходимо иметь договор на поставку, подписанный руководителями продавца и покупателя; для выдачи денег из кассы организации ¾ разрешение руководителя организации и главного бухгалтера; для расчета отпускных ¾ приказ руководителя организации об отпуске работника; при отпуске материала со склада ¾ разрешение начальника отдела снабжения и т.п.
При совершении разрешенной хозяйственной операции составляется оправдательный первичный документ. Форма оправдательного первичного документа зависит от вида хозяйственной операции. При оформлении первичного документа можно пользоваться унифицированными формами первичной учетной документации, разработанными Госкомстатом (табл. 1.3).
Таблица 1.3
Основные формы унифицированных первичных документов
| Раздел учета | Название документа | Номер формы |
| Учет кассовых операций | Приходный кассовый ордер Расходный кассовый ордер Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов Кассовая книга Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств | КО–1 КО–2 КО–3 КО–4 КО–5 |
| Учет расчетного счета | Платежное поручение Платежное требование Аккредитив Заявление об отказе от акцепта Реестр счетов Реестр переданных на инкассо расчетных документов Платежный ордер Инкассовое поручение Извещение о постановке в картотеку | |
| Учет расчетов с подотчетными лицами | Авансовый отчет | АО-1 |
| Учет труда и его оплаты: - по учету кадров - по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда | Приказ (распоряжение) о приеме на работу Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу Личная карточка работника Личная карточка государственного (муниципального) служащего Штатное расписание Учетная карточка научного, научно-педагогического работника Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам График отпусков Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (контракта) с работниками (увольнении) Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку Командировочное удостоверение Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Приказ (распоряжение) о поощрении работника Приказ (распоряжение) о поощрении работников Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Табель учета рабочего времени Расчетно–платежная ведомость Расчетная ведомость Платежная ведомость Журнал регистрации платежных ведомостей Лицевой счет Лицевой счет (свт) Записка- расчет о предоставлении отпуска работнику Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы | Т–1 Т-1а Т–2 Т-2ГС Т-3 Т–4 Т–5 Т-5а Т–6 Т-6а Т-7 Т–8 Т-8а Т-9 Т-9а Т-10 Т-10а Т-11 Т-11а Т–12 Т–13 Т–49 Т–51 Т–53 Т-53а Т–54 Т–54а Т-60 Т-61 Т-73 |
| Учет материалов | Доверенность Приходный ордер Акт о приемке материалов Лимитно–заборная карта Требование-накладная Накладная на отпуск материалов на сторону Карточка учета материалов Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений | М–2; М–2а М–4 М–7 М–8 М–11 М–15 М–17 М–35 |
| Учет основных средств | #G0#M12293 0 901852019 1998954975 1230693900 106 3612015803 3855663234 3855663234 1124147138 2584378048Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) #S#M12293 1 901852019 1998954975 1230693900 106 301595994 3855663234 3855663234 1124147138 2584378048Акт о приеме-передаче здания (сооружения) #SАкт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) #S#M12293 3 901852019 1998954975 1230693900 106 3612015804 4292406940 3685827596 3464 3611297262Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств #S#M12293 4 901852019 1998954975 1230693900 106 3612015805 4292406940 3685827596 3464 3611297262Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств #S#M12293 5 901852019 1998954975 1230693900 106 3612015806 4292406940 3685827596 3464 3611297262Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) #S#M12293 6 901852019 1998954975 1230693900 106 301596936 4292406940 3685827596 3464 3611297262Акт о списании автотранспортных средств #S#M12293 7 901852019 1998954975 1230693900 106 301596937 4292406940 3685827596 3464 3611297262Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) #S#M12293 8 901852019 1998954975 1230693900 106 3612015808 4292406940 3685827596 3464 3611297262Инвентарная карточка учета объекта основных средств #S#M12293 9 901852019 1998954975 1230693900 106 301597564 4292406940 3685827596 3464 3611297262Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств #S#M12293 10 901852019 398143096 1760137288 1998954975 1230693900 106 301597565 4292406940 3685827596Инвентарная книга учета объектов основных средств #S#M12293 11 901852019 1998954975 1230693900 106 301596078 4292406940 3685827596 3464 3611297262Акт о приеме (поступлении) оборудования #S#M12293 12 901852019 1998954975 1230693900 106 301596079 4292406940 3685827596 3464 3611297262Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж #S#M12293 13 901852019 1998954975 1230693900 106 301596080 4292406940 3685827596 3464 3611297262Акт о выявленных дефектах оборудования | ОС–1 ОС-1а #M12293 2 901852019 1998954975 1230693900 106 301595995 3855663234 3855663234 1124147138 2584378048 ОС-1б ОС-2 ОС–3 ОС–4 ОС–4а ОС-4б ОС–6 ОС-6а ОС-6б ОС–14 ОС–15 ОС–16 |
| Учет нематериальных активов | Карточка учета нематериальных активов | НМА–1 |
| Учет работ в капитальном строительстве | Акт о приемке выполненных работ Справка о стоимости выполненных работ и затрат Общий журнал работ Журнал учета выполненных работ Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения Акт о разборке временных (нетитульных) сооружений Акт об оценке подлежащих сносу (переносу) зданий, строений, сооружений и насаждений Акт приемки законченного строительством объекта Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией Акт о приостановлении строительства Акт о приостановлении проектно-изыскательских работ по неосуществленному строительству | КС-2 КС–3 КС-6 КС–6а КС-8 КС-9 КС-10 КС–11 КС–14 КС-17 КС-18 |
Порядок применения форм первичной учетной документации разъяснен постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999г. № 20. В соответствии с этим постановлением в унифицированные формы первичной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Организации имеют право использовать как унифицированные формы первичных документов, так и формы, разработанные самостоятельно. Используемые формы документов должны быть утверждены в учетной политике организации.