Организация информационной базы многопользовательских АИС-БУ

Основные положения:

- функционирование АИС бухгалтерского учёта в многопользовательском режиме предполагает наличие механизмов разделения данных между рабочими местами сотрудников бухгалтерии и определенные технологии интеграции информации различных участков учета для осуществления сводного учета и составления отчетности;

- возможности разделения данных и функции их обработки зависят от программно-технической среды АИС-БУ. Если система эксплуатируется на не связанных друг с другом компьютерах, то база данных является полностью распределённой между отдельными рабочими местами и интеграция данных возможна путём их переноса или путём выполнения специальных процедур слияния/объединения;

- при функционировании программ в сетевой среде возможна поддержка интегрированной информационной базы. В этом случае процедуры объединения и слияния данных не требуются. В результате повышается оперативность обработки данных, однако существенными становятся проблемы разделения полномочий сотрудников (права доступа и возможность выполнения различных функций и процедур);

- некоторые пакеты прикладных программ (ППП) осуществляют лишь частичное объединение используемых данных, поэтому должны дополнительно выполняться процедуры слияния и объединения данных;

- выделяют три основные модели организации информационной базы в многопользовательских системах:

1) модель распределенных данных;

2) модель централизованных справочников;

3) модель полностью централизованных данных.

1. Модель распределённых данных.

Суть модели: учётная информация распределена между компьютерами отдельных рабочих мест бухгалтерии. Объединению подлежат формируемые массивы проводок и часть условно-постоянной информации (справочники контрагентов, договоров, товарно-материальных ценностей и других объектов аналитического учёта).

Особенности:

- технология объединения предполагает наличие определённых правил выгрузки фрагментов баз данных в отдельные промежуточные массивы, которые затем переносятся в базу данных компьютера, выполняющего сводный учёт;

- объединению, как правило, подлежат не данные первичных документов, а бухгалтерские проводки, сформированные на их основе. При этом переносят не все проводки, а только итоговые записи с одинаковой корреспонденцией счетов и минимальным набором аналитики;

- основная проблема при объединении данных это исключение дублирования информации смежных участков учёта, так как одни и те же операции нередко вводятся с нескольких рабочих мест (два участка: учёт кассовых операций и учёт операций по расчётному счёту, например, снятие денег с расчетного счета в кассу на различные цели и, напротив, внесение денег из кассы на расчётный счёт).

2. Модель централизованных справочников.

Является простейшей схемой интеграции данных в среде локальной вычислительной сети и занимает промежуточное положение между использованием интегрированной БД и функционированием системы на основе модели полностью распределённых данных. Данная модель позволяет решить проблему рассогласования кодирования одних и тех же объектов аналитического учета на разных рабочих местах.

Особенности модели:

- общими для всей системы обработки учётных данных являются только наиболее важные массивы нормативно-справочной информации;

- оперативные данные вводятся и обрабатываются в локальных подсистемах;

- только при необходимости оперативные данные передаются на смежные участки для обработки;

- главным достоинством модели является уменьшение вероятности возникновения ошибок, связанных с повторным рассогласованным определением одних и тех же аналитических объектов на разных рабочих местах;

- достоинством является возможность рассредоточить аналитический учёт и передавать между рабочими местами только самые необходимые итоговые данные, не записывая в общую БД всю детализированную учётную информацию. Это существенно снижает требования к производительности сетевого оборудования по сравнению с использованием полностью интегрированной БД;

- недостатком модели является необходимость выполнения дополнительной технологической операции межкомпьютерного обмена.

3. Модель полностью централизованных данных.

Особенности:

- предполагает наличие единого информационного поля, обеспечивающего доступ к данным со всех рабочих мест АИС-БУ;

- вся вводимая информация фиксируется в интегрированной базе, которая доступна в реальном режиме времени. В результате любой введённый первичный документ или запись бухгалтерской проводки могут оперативно использоваться бухгалтерами, ведущими смежные участки учёта. Для разграничения прав доступа пользователей к учётной информации устанавливается необходимая иерархия (системный администратор, главбух, оператор). Подобная иерархия определяет следующие права:

1) на формирование определённых видов бухгалтерских проводок;

2) выполнение процедур преобразования данных;

3) доступ к функциям просмотра и корректировки данных;

- помимо формального разделения прав доступа пользователей АИС-БУ важным является соблюдение принципа ответственности. Необходимо чётко определить по каждому участку:

1) перечень хозяйственных операций для ввода;

2) последовательность заполнения первичных документов;

3) формирование итоговых проводок;

4) формирование проводок по закрытию отчётного периода;

5) формирование внутренней или внешней отчётности.

Выбор той или иной модели зависит от цели разработчика или пользователя АИС-БУ.

На вопрос о выборе организации информационной базы многопользовательской АИС-БУ не может быть прямого однозначного ответа. Конечно, хорошо, когда в системе поддерживается интегрированная база данных. Но могут быть ситуации, когда использование единого информационного поля либо технически невозможно, либо экономически нецелесообразно. Это означает, что система в качестве альтернативы всегда должна поддерживать проблемно-ориентированные механизмы экспорта и импорта, исключающие проблемы, возникающие при объединении данных различных участков учета.

С другой стороны, даже в условиях единой вычислительной сети ведение полностью интегрированной базы данных не всегда целесообразно с позиций общей производительности системы. Тогда разумной альтернативой является модель централизованных справочников. Здесь исключается проблема рассогласованного кодирования данных, но существенно снижается нагрузка на сеть, поскольку детальная информация обрабатывается на локальных рабочих местах, а «наверх» передаются только самые необходимые на смежных участках данные.

Представляется целесообразной одновременная поддержка в тиражном программном продукте всех трех моделей. Это дает возможность выбрать ту технологию многопользовательской работы, которая является наиболее рациональной в каждом конкретном случае.