Модели документооборота АИС-БУ
В автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимально комфортную работу при вводе в них данных, но и организовать оптимальную схему движения документов – документооборот, который поддерживал бы естественную технологию работы с документами.
Документооборот – движение документов на предприятии с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бухгалтерских счетах или до завершения исполнения и сдачи в архив.
В настоящее время в зависимости от того, является ли АИС-БУ локальной или входит в состав комплексной информационной системы предприятия как ее компонент, сформировались два основных подхода к работе с операционными учетными документами.
Первый подход заключается в том, что каждый возникший документ сразу же должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета. В основе этого подхода лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операциях, что и реализуется во всех моделях, присущих данному подходу.
Второй подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между документами разных видов.
При первом подходе в компьютерных системах бухгалтерского учета применяется одна из следующих трех моделей документооборота, в которых документ рассматривается как:
- дополнение к хозяйственной операции (1-я модель);
- средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях (2-я модель);
- вспомогательный информационный объект (3-я модель).
Модель документооборота – это порядок формирования, регистрации, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на бухгалтерских счетах.
1. Первая модель рассматривает документ как дополнение к хозяйственной операции, отраженной в информационной базе – массиве информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами и отражения их данных в учетных информационных базах по схеме:
- возникновение хозяйственной операции;
- запись в массиве информации о хозяйственных операциях;
- формирование первичного документа.
О системах, использующих данную технологию, говорят, что они работают «от проводки». Центральным понятием в таких системах является понятие «хозяйственная операция», «проводка», а первичный документ трактуется лишь как выходная форма, которая является дополнением к хозяйственной операции.
При такой модели бухгалтер, обрабатывая входящие документы, преобразует их вручную или с помощью программы (например, аппарата типовых операций) в записи массива информации о хозяйственных операциях, которые отражаются в журнале хозяйственных операций (рис. 7.2.).
 |
Рис. 7.2. Схема формирования записей массива информации о хозяйственных операциях и документа при первой модели документооборота
Только после ввода хозяйственной операции документ формируется автоматически, либо по запросу бухгалтера. Часть реквизитов в поля шаблона документа подставляются программой из введенной записи, а некоторые вводятся бухгалтером дополнительно. Сформированный документ можно отпечатать.
Здесь входящие документы отдельно в базе данных не регистрируются. Те документы, которые формируются программой, либо хранятся в привязке к тем записям, на основе которых были сформированы, но часто после печати вообще не сохраняются. Некоторые программы позволяют хранить документы в компьютерном архиве, но без связи с породившими их записями массива хозяйственной операцией.
Недостаток рассмотренной технологии заключается в том, что введенная запись о хозяйственной операции сразу же становится актуальной. Определяемые ею проводки участвуют в расчетах оборотов и сальдо, что не всегда является правильным. В реальных условиях часто имеет место временной разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом соответствующих записей в массив хозяйственных операций и актуализацией проводок, определяемых этими записями. Поэтому бухгалтер должен отслеживать записи, по которым был выписан документ, но не была совершена сама хозяйственная операция.
Изложенная модель интерпретации первичных документов нарушает привычную технологию ведения бухгалтерского учета, при которой хозяйственная операция отражается в учете только после ее совершения и подтверждения этого факта соответствующим документом. Здесь же именно запись об операции становится основой для формирования документа.
2. Вторая модель рассматривает документ как средство формирования записей массива информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме:
- возникновение хозяйственной операции;
- формирование первичного документа;
- запись в массиве информации о хозяйственных операциях.
При данной модели бухгалтер сначала заполняет экранную форму первичного документа определенного вида, а программа формирует документ и дает возможность его распечатать. По данным, введенным на основе макета документа, программа формирует соответствующие ему записи массива информации о хозяйственных операциях. После этого связь документа со сформированными записями теряется.
Как и в первой модели, сформированные по данным документа проводки считаются «подтвержденными», актуальными и всегда участвуют в расчете оборотов и остатков счетов. Здесь также не соблюдается временной лаг между выпиской документа, совершением операции и отражением их в учете, т. е. система работает по неутвержденным документам. Сам документ рассматривается только как средство, позволяющее сформировать записи на счетах. Следовательно, здесь сохраняются все недостатки первой модели, а разница состоит лишь в том, что записи о хозяйственных операциях формируются по данным документов, а не документы по данным записей о хозяйственных операциях, как в первой модели.
Рассмотренная модель интерпретации первичных документов была реализована в ранних версиях программ «Инфо-Бухгалтер» и «Турбо Бухгалтер».
Использование первых двух моделей возможно лишь тогда, когда сформированные на основе неутвержденного документа проводки являются «прогнозными», хранящимися в базе данных, но не изменяющими сальдо и обороты затрагиваемых ими счетов. После реального совершения операции бухгалтер должен пометить их как «проведенные», и с этого момента они должны учитываться программой при выполнении расчетов. К сожалению, в подавляющем большинстве существующих разработок возможность использования «прогнозных» проводок обычно не поддерживается.
Таким образом, основной недостаток первых двух моделей – несоблюдение временного лага между созданием документа и формированием соответствующих ему записей на счетах.
3. Третья модель рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами по схеме:
- возникновение хозяйственной операции;
- формирование первичного документа;
- совершение хозяйственной операции;
- запись в массив информации о хозяйственных операциях.
Так же, как и во второй модели, здесь сначала вводятся данные документа, но при этом соблюдается временной лаг между его формированием и отражением содержания хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета (рис. 7.3.).
Технология работы такова. Сначала программа предлагает бухгалтеру заполнить экранную форму первичного документа. На основе введенных данных документ формируется, печатается, регистрируется в реестре документов и сохраняется в электронном архиве. Часто однотипные документы регистрируются в отдельных реестрах и архивах. Возможен вариант, когда документ сначала регистрируется в реестре, а затем предлагается бухгалтеру для заполнения. К зарегистрированному в реестре и сохраненному в архиве документу бухгалтер может неоднократно возвращаться, корректировать его и заново печатать.
После совершения хозяйственной операции, подтверждения утвержденным первичным документом, бухгалтер вновь обращается к нему через реестр и дает программе команду сформировать по документу проводки, которые регистрируются в массиве формации о хозяйственных операциях.
При данной технологии соблюдается естественная последовательность работы с документами за счет разделения моментов: формирования самого первичного документа и соответствующих ему проводок. При этом введенные документы без подтверждения пользователем и формирования проводок на их основе никак не влияют на обороты и остатки счетов.
 |
Рис. 7.3. Схема формирования записей массива информации
о хозяйственных операциях и документа при третьей модели
документооборота
Регистрация документов в реестре и сохранение их в электронном архиве позволяет бухгалтеру не только в любой момент вернуться к документу, но и выполнять выборку документов по определенным критериям, печатать реестры отобранных документов, например, бухгалтер может отобрать документы и распечатать их реестр по конкретному поставщику или покупателю, просмотреть документы за определенный период времени и т. д.
Таким образом, при применении рассмотренной модели поддерживается естественная технология прохождения первичных документов как формируемых в системе, так и поступающих извне. Поэтому на предприятиях с большим документооборотом целесообразно применять программы, использующие именно этот подход.
Во многих системах, использующих третью модель работы с первичными документами, по некоторым хозяйственным операциям устанавливается взаимосвязь между документами разных видов, например между документами-основаниями и сопроводительными документами, что уже является элементом модели полного документооборота. Так, на основе выписанного счета покупателю можно сформировать накладную на отпуск материала. При этом необходимые данные автоматически переносятся из одного документа в другой, что позволяет автоматизировать процесс формирования производных документов и частично отследить этапы прохождения хозяйственной операции. Однако делается это по ограниченному кругу операций и далеко не всеми системами.
Наибольшее развитие принцип взаимосвязи между документами разных видов получил в системах, ориентированных на документооборот всего предприятия, т. е. в тех, где применен второй подход к построению документооборота в АИС-БУ.
Модель полного документооборота реализуется в корпоративных информационных системах, где бухгалтерский программный комплекс является одной из функциональных подсистем управления предприятием.
Этот подход базируется на четырех основных положениях:
- большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, следовательно, массивы документов могут формироваться и храниться в электронных архивах вне бухгалтерии;
- между документами разных видов существует тесная взаимосвязь;
- документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета;
- процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.
Особенности модели:
- большая часть информации о производственно-хозяйственной деятельности предприятия формируется вне бухгалтерии – в цехах, на складах, в отделах снабжения и сбыта и других оперативных подразделениях предприятия. В них и создаются документы, которые затем попадают в бухгалтерию;
- в корпоративных информационных системах помимо бухгалтерии автоматизируются работы и других подразделений и служб предприятия. В рамках системы автоматизации управления четко устанавливаются информационные связи подразделений и прослеживается движение отдельных документов и их взаимосвязи. Основой корпоративных систем является документ и его связь с другими документами, а одним из принципов функционирования системы – поддержка полноценной системы междокументальных связей;
- в службах оперативного управления формируются, регистрируются в реестрах и хранятся в электронных архивах документы. Работая с этими документами, персонал оперативных служб может качественно выполнять свои функции независимо от бухгалтерии. Они могут получать различные аналитические разрезы при работе с документами и контролировать исполнение документов-оснований (договоров, счетов и т. д.), проверять соответствие отдельных сопроводительных документов (накладных на отпуск товаров и расходных ордеров) документам-основаниям и т. д.;
- функции по ведению аналитического учета в таких системах могут быть гибко разделены между службами оперативного управления и бухгалтерией. Например, в бухгалтерии необязательно вести учет взаиморасчетов с точностью до документов-оснований (контрактов, договоров, счетов). Эта аналитика может отслеживаться службами оперативного управления, а проводки по совершенным хозяйственным операциям могут формироваться в целом по суммам документов, свернутых до уровня контрагентов. При этом необходимая аналитика не теряется, но существует в иной, отстраненной от балансовых счетов форме. Благодаря этому каждая подсистема АИС получает ровно столько функций, сколько ей необходимо;
- электронные копии документов из оперативных подсистем передаются бухгалтерии для обработки. Работники бухгалтерии на их основе формируют записи на счетах бухгалтерского учета без или с использованием аппарата типовых операций. Типовая операция может быть применена не к одному документу, а к совокупности документов одного вида. Тогда при массовом вводе документов одного вида, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию (пачке документов), проводки можно получить в свернутом, итоговом виде по группе документов. Иными словами, можно формировать групповые проводки. Сформированные проводки отражаются в массиве информации о хозяйственных операциях.
Следовательно, три основные момента отличают модель полного документооборота от предыдущих моделей:
- документ рассматривается не только как средство формирования бухгалтерских записей (проводок), но и является полноправной информационной единицей;
- документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии, и работники служб оперативного управления имеют возможность выполнять свои функции, используя созданную базу документов. Наличие документов в интегрированной базе данных позволяет вести учет товарно-материальных ценностей и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости выпущенной продукции и оценивать финансовые результаты реализации без отражения этих данных в бухгалтерском учете. В ранее рассмотренных моделях, где документы создавались и трансформировались сразу в записи массива хозяйственных операций рамках подсистемы бухгалтерского учета, часто не учитывались те группировки для обобщения информации, которые необходимы другим службам управления для выполнения в полном объеме требуемых функций;
- благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам (архивам) документов, хранящимся в других подсистемах. Это обеспечивает освобождение учетной базы от хранения излишней аналитической информации. Но работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки и аналитические разрезы.
Таким образом, модель полного документооборота позволяет наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтерского и оперативного учета.