Система первичных документов АИС-БУ

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых в учете, является одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета. Поэтому все записи в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов. При осуществлении любой производственно-хозяйственной или финансовой операции формируется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе учета.

Как носитель информации первичный документ представляет собойбланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.

С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в компьютерных системах, можно разделить на операционные и полнотекстовые.

Полнотекстовыми называются слабоструктурированные документы, обычно не подлежащие сколько-либо формализованной обработке – законы, нормативные акты, приказы, договоры, письма, протоколы совещаний и т. д.

Операционные документы качественно и количественно характеризуют осуществляемые предприятием хозяйственные операции и обычно содержат определенный набор реквизитов, позволяющих выполнять их формализованную вычислительную обработку, в частности, формировать записи на счетах бухгалтерского учета. Для этого они определенным образом структурируются. Обычно во все экземпляры документов одного типа включается один и тот же набор реквизитов.

В дальнейшем изложении речь идет исключительно об операционных документах, поскольку формализованные процедуры обработки в АИС-БУ применяются только к ним.

Документы, используемые в бухгалтерском учете, классифицируются по разным признакам (рис. 7.1).

1. По отношению к бухгалтерии документы делятся на внешние, поступающие из подразделений предприятия и от внешних организаций, и внутренние, формируемые внутри бухгалтерии. Документы, поступающие от внешних организаций, являются входящими документами. Все они считаются исходными для обработки.

Рис. 7.1.Классификация первичных документов

2. По способам использования первичные документы могут быть разовыми и накопительными. Разовый документ используется для оформления однократно совершаемой хозяйственной операции. Накопительный документ применяется для многократно совершаемых однотипных операций в течение некоторого отрезка времени. Примером разового документа является требование-накладная, накопительного – лимитно-заборная карта.

3. По числу отражаемых учетных объектов различают однострочные и многострочные первичные документы. Однострочные документы отражают хозяйственную операцию по одному учетному объекту, а многострочные – по нескольким учетным объектам. Примером однострочного документа является требование-накладная, по которому отпускается один материал, многострочного – то же требование, но отражающее отпуск нескольких материалов.

4. По назначению документы подразделяются на документы-основа-ния, сопроводительные документы и специализированные документы.

Документы-основания – это документы, которые регламентируют операции между юридическими лицами. К их числу относятся договоры, счета, счета-фактуры, платежные поручения, гарантийные письма и т. п. Их называют также организационно-распорядительными документами.

Документ-основание может находиться в одном из трех состояний: оформляемый, исполняемый, исполненный (закрытый).

В компьютерной системе эти документы создаются, печатаются, а введения о них хранятся в информационной базе. В них отсутствует подтверждение факта совершения хозяйственной операции, поэтому они не могут служить основанием для создания бухгалтерских записей.

Сопроводительные документы отражают суть фактически выполняемых операций. Они подтверждают совершение хозяйственной операции, имеют юридическую силу и служат для материально-ответственных лиц оправданием в расходе или получении ценностей. Отсюда их второе название – оправдательные документы.

Они подразделяются на две группы:

- документы, подтверждающие операции перемещения товарно-материальных ценностей, либо выполнения работ, услуг. К ним относятся складские ордера, накладные различных видов, акты выполнения работ, услуг и т. п.

- финансовые документы, подтверждающие операции перемещения наличных и безналичных финансовых средств. К ним относятся банковские и кассовые документы.

Сведения о сопроводительных документах не только хранятся в информационной базе учета, но и являются основой для формирования бухгалтерских записей.

Сопроводительные документы по многим хозяйственным операциям связаны с документами-основаниями. Сопроводительные документы могут служить основой для формирования других документов, либо на них может быть сделана ссылка в хозяйственных операциях.

Хранимые в информационной базе документы могут быть связаны и с хозяйственными операциями информационной базы учета. В частности, в операциях, формируемых при обработке выписки банка, указываются ссылки на платежное поручение. Ввод данных по выписке банка можно выполнять как с помощью специального документа «Выписка», так и вручную или с использованием типовых операций. В любом случае в формируемых операциях будет указана ссылка на конкретный документ – платежное поручение. Более того, здесь можно настроить систему так, чтобы точно указывать, какая часть суммы платежного поручения «закрывала» ту или иную поставку или даже часть задолженности, возникшей в результате поставки.

Специализированные документы предназначены для автоматического формирования проводок по регламентным операциям бухгалтерского учета. Прототипом этих документов являются документы бухгалтерского оформления, широко используемые при ручной технологии: листки-расшифровки, бухгалтерские справки и расчеты и т. д. С помощью специализированных документов можно точно и быстро выполнить весьма сложные трудоемкие расчеты и сформировать по ним все необходимые проводки в информационной базе. Они позволяют решать задачи по формированию проводок при начислении амортизации основных средств и нематериальных активов, переоценке рублевого покрытия валютных остатков по счетам и объектам аналитического учета, формированию финансовых результатов на конец месяца.

Особенность применения специализированных документов в компьютерных системах заключается не только в быстроте выполнения сложных расчетов с их помощью, но и в том, что данные расчеты можно многократно повторять. Это весьма важно в тех ситуациях, когда была допущена ошибка при вводе информации или введены неполные данные. В этих случаях в компьютерной системе достаточно исправить неверные и ввести недостающие данные, а далее применить специализированный документ для повторного выполнения расчета. Тогда старые проводки удалятся, а на основе выполненного расчета сформируются новые проводки. Таким образом, компьютерная система позволяет бухгалтеру достаточно легко и просто исправить ошибки и заново выполнить весьма трудоемкие расчеты.

5. По унификации и типизации форм различают типовые и индивидуальные документы.

В компьютерных системах применяются преимущественно типовые формы первичных документов. Они содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документа. Эти альбомы являются частью унифицированной системы документации (УСД). Каждому из типовых документов присваивается код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД). Код указывается в верхнем левом углу типового документа.

Типовые документы бывают двух видов: межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые типовые документы являются едиными для всех предприятий любой отрасли и форм собственности. К ним относятся первичные документы по учету: основных средств; материальных ценностей; готовой продукции; кассовых, банковских и расчетных операций. Примерами таких документов являются: платежное поручение, приходный и расходный кассовые ордера, требование на отпуск материалов, приходный ордер на материалы, расходная накладная и др. Разработаны рекомендации по ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых предприятиях.

Отpaслевые типовые документы используются в пределах отдельной отрасли. Они отражают специфику оформления учетных операций конкретной отрасли. Чаще всего отраслевые типовые документы используются для регистрации операций по заработной плате, учету затрат, некоторых операций учета готовой продукции.

При создании АИС-БУ в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», прежде всего, используются типовые формы документов. Если такая возможность отсутствует, то разрабатываются новые формы документов с учетом предъявляемых к ним требований и утверждаются руководителем предприятия.

Современные программные продукты автоматизации бухгалтерского учета поддерживают возможность формирования основных форм типовых первичных документов, которые могут быть использованы бухгалтером в работе. Кроме того, некоторые из фирм, например «1С», создали электронные альбомы типовых первичных документов.

Стандартная форма типового документа имеет три части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа содержит общие для документа реквизиты: наименование объекта (предприятия); код документа по ОКУД; наименование и номер документа; дату составления и другие реквизиты-признаки.

Содержательная часть документа отражает реквизиты, характеризующие хозяйственную операцию. Как правило, эта часть строится в виде многострочной таблицы, в графах которой располагаются реквизиты-признаки и количественно-стоимостные реквизиты показателей, т. е. учетных объектов в зависимости от хозяйственной операции. Например, многострочное требование содержит код и наименование материала, код и наименование единицы измерения, количество затребованного и отпущенного материала, цену, сумму. В строках указываются значения этих реквизитов по каждому материалу, занесенному в документ.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за разрешение хозяйственной операции и правильность составления документа.

Унифицированные типовые документы должны отвечать некоторым общим требованиям:

- иметь стандартную форму построения;

- содержать необходимые и достаточные для решения задач управления показатели;

- исключать дублирование одних и тех же показателей в разных документах;

- быть приспособленными к автоматизированной обработке.

В компьютерных системах автоматизации учета вводится понятие «вид документа», или «тип» документа.

Вид документа отождествляется с любой формой документа: типовой или индивидуальной. О совокупности документов, имеющих общее назначение и единую форму, говорят как о документах одного вида. Видом документа является, например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, материальное требование и другие типовые документы. Видом документа может быть также индивидуальный специализированный документ.

Документ любого вида может иметь: экранную форму, печатную форму и для него могут задаваться правила формирования проводок.

Каждый вид документа обязательно имеет визуальное представление – экранную форму. Она предназначена для ввода документа в информационную базу и заполняется при его вводе. В системах автоматизации учета реализуются четыре основных варианта экранных форм документов:

- экранная форма является копией первичного документа с указанием типа и разрядности реквизитов. По мере ввода данных обеспечивается автоматический переход от реквизита к реквизиту (автозаполнение);

- экранная форма представляется в виде унифицированного макета, общего для нескольких видов документов, предназначенных для отражения близких по типу хозяйственных операций и имеющих приблизительно одинаковый состав реквизитов. Например, единая экранная форма разрабатывается для приходного, расходного кассовых ордеров;

- экранная форма имеет макет вертикального расположения реквизитов документа;

- экранная форма так же, как первичный документ, имеет заголовочную часть, а для отдельных видов документа и табличную часть для внесения сведений об объектах учета. При вводе данных курсор последовательно переходит только к тем реквизитам, которые должен ввести бухгалтер. Все реквизиты, хранящиеся в справочниках, например банковские реквизиты контрагента, а также реквизиты, которые могут быть получены расчетным путем, например стоимостные, в экранную форму включаются автоматически.

Таким образом, в последнем варианте структура экранной формы максимально приближена к структуре первичных документов, а также обеспечен максимальный ввод исходных данных.

Многие виды документов, прежде всего, типовые документы имеют печатную форму. Она в точности совпадает с бумажным оригиналом. после ввода информации документа в систему эта форма может быть отпечатана в любом числе экземпляров. Печатной формы, как правило, не имеют специализированные документы.

Для многих видов документов, в частности, для сопроводительных типовых и индивидуальных документов, задаются правила формирования проводок для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Как уже было сказано, достаточно большой набор основных типовых первичных документов, таких как счет-фактура, платежное поручение, приходный и расходный кассовые ордера, накладная, требование на отпуск материалов и другие, поставляются с системой. Вместе с тем, формы документов подвержены изменениям, иногда приходится создавать и собственные виды документов. Поэтому крайне желательно, чтобы система автоматизации учета позволяла изменять формы действующих первичных документов и создавать новые формы документов. Однако это требование соблюдается отнюдь не всегда.

Инструментарий создания собственных видов документов у программ разный. Обычно он слишком сложен, чтобы бухгалтер мог справиться с этим самостоятельно, не прибегая к помощи разработчика или его представителя – дилера.

Новые формы документов создаются путем их параметрического описания и включения в справочник первичных документов. Разные системы имеют свой язык описания форм и показателей первичного документа, а также правил формирования связанных с ним проводок.