Классификация первичных документов

Бухгалтерские документы могут объединяться в различные группы, причем их группировка осуществляется по определенным признакам.

1. В зависимости от назначения бухгалтерские документы подразделяются на:

• распорядительные;
• оправдательные;
• документы учетного оформления;
• комбинированные.
Распорядительные бухгалтерские документы не являются основанием для отражения в учете хозяйственной операции, они лишь содержат распоряжение непосредственному исполнению на ее совершение. Примером распорядительных бухгалтерских документов могут выступать приказы или распоряжения руководителя, например, приказ о командировке, выплате премии, о списании суммы недостачи и так далее.

Оправдательные документы выступают основанием для отражения в бухгалтерском учете факта совершенной хозяйственной операции. В качестве оправдательных документов могут выступать акты о приемке товара, накладные на списание материалов в производство, на внутренне перемещение товаров и так далее.

Документы учетного оформления используются для упрощения ведения учета. В качестве таких документов выступают различного рода группировочные и распределительные ведомости, бухгалтерские справки и так далее. Например, организация, являющаяся налогоплательщиком НДС при осуществлении налогооблагаемых операций и операций, освобожденных от налогообложения, обязана распределять осуществленные ею общехозяйственные расходы, относящиеся к обоим видам операций. Отразить в учете операции их распределения, а, соответственно, и произвести вычеты по суммам входного НДС, организация сможет лишь на основании документа учетного оформления. Чаще всего для этих целей используется бухгалтерская справка. Унифицированной формы бухгалтерской справки не существует, поэтому организация должна разработать свою форму справки.

Комбинированные документы, представляющие собой свидетельства, в которых объединены признаки распорядительных и оправдательных документов. Примером комбинированного документа может выступать расходный кассовый ордер, в котором одновременно содержится и распоряжение на выдачу денежных средств из кассы организации и подтверждение того, что деньги выданы.

2. По порядку составления бухгалтерские документы классифицируются на первичные и сводные.

Как уже было указано, первичные бухгалтерские документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, и, соответственно, являются первым свидетельством того, что организация совершила хозяйственную операцию.

Сводные бухгалтерские документы составляются на основании данных первичных документов, целью их использования является сокращение объема учетной работы.

3. В зависимостиот содержания хозяйственной операции бухгалтерские документы подразделяются на:
• материальные; • денежные; • расчетные.
В качестве материальных документов выступают документы, касающиеся средств и предметов труда: сюда относятся акты-приемки передачи имущества, накладные на прием и отпуск материальных ценностей, счета-фактуры и так далее.
К денежным относятся документы, отражающие движение денежных средств - чеки на получение денежных средств, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и так далее.
В качестве расчетных документов выступают платежные требования, платежные поручения, расчетные чеки, аккредитивы и так далее.
4. В зависимости от места составления бухгалтерские документы классифицируются на внутренние и внешние.
Если автором документа является сама организация, то первичный документ признается внутренним. Если же "первичка" получена со стороны, то речь идет о внешнем документе.
Примером внутреннего документа могут выступать ведомости на выплату заработной платы, авансовые отчеты, накладные на внутреннее перемещение товаров и так далее.
5. По способу отражения операций бухгалтерские документы делятся на разовые и накопительные.
Если одна или несколько однородных хозяйственных операций сразу фиксируется в бухгалтерском учете фирмы, то имеет место разовый документ бухгалтерского учета. Например, получение денежных средств в кассу, отражаемое в учете на основании приходного кассового ордера.
Чтобы сократить объем учетной работы организация в течение определенного периода времени, например, месяца или квартала, может "накапливать" однотипные операции в накопительном документе, с последующим подсчетом итогов по соответствующим показателям. Ярким примером накопительных документов могут выступать лимитно-заборные карты, применяемые производственными организациями для отпуска материалов в производство.
6. По порядку заполнения - они могут заполняться вручную или с помощью компьютерной техники. Кроме того, проверяющие органы не возражают и в отношении того, что документы могут заполняться в смешанной форме.
7. Качество их оформления. В случае, если первичный бухгалтерский документ будет оформлен с какими-то нарушениями, возможны претензии со стороны контролирующих органов.

График документооборота

Как следует из норм статьи 6Закона N 129-ФЗ и пункта 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 06.10.2008 г. N 106н, документооборот является одним из элементов учетной политики, правила которого также утверждаются в ее составе. При разработке правил документооборота организации используют рекомендации, изложенные в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105 (далее - Положение N 105). Как следует из Положения N 105, основными этапами документооборота являются:

- создание (получение) первичных бухгалтерских документов;
- принятие их к учету;
- обработка;
- передача в архив.

Движение документации на каждом из перечисленных этапов регламентируется специальным графиком движения документов.
График документооборота следует утверждать не в составе учетной политики, а отдельным приказом руководителя. В самой учетной политике достаточно лишь отметить, что движение документации осуществляется в соответствии с графиком, утвержденным руководителем. В этом случае компания получит возможность его корректировки по мере необходимости, в отличие от изменений, вносимых в учетную политику, которые могут применяться фирмой только со следующего финансового года.

Фактически график документооборота представляет собой документ, закрепляющий оптимальный режим (сроки и очередность) обработки бухгалтерской документации, поступающей в организацию. Положением N 105 определено, что работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер организации.

Оформить график можно в виде таблицы, схемы, либо в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Подготовленный проект графика представляется на утверждение руководителю организации, после чего с ним следует ознакомить каждого сотрудника - исполнителя графика движения документов.