Глава 1. Автоматизированная информационная система
Глава 1. Автоматизированная информационная система
Бухгалтерского учета в управлении экономическим объектом
Понятие и сущность автоматизированных информационных
Систем бухгалтерского учета
Экономическая деятельность любой организации всегда связана с такими функциями управления, как учет, контроль, планирование, анализ и регулирование. В процессе выполнения этих функций формируется информация о ходе работы предприятия, сопоставляются фактические и нормативные показатели, формулируются глобальные и локальные направления деятельности, разрабатываются предложения по установлению причин отклонений и корректировке результатов. Рассмотрим ключевые понятия, участвующие в формировании термина АИС-БУ.
Термин информация (от лат. informatio – разъяснение, изложение) обозначает некие сведения, сообщения о каком-либо событии, деятельности и т. д.
Информация фиксируется в первичных и отчетных документах, чертежах, книгах, газетах и журналах, содержится в радио- и телепередачах, телефонных разговорах, в показаниях контрольно-измерительных приборов и т. п. Она характеризуется двумя основными признаками: качественным и количественным. Качественный признак позволяет классифицировать ее по отраслям знаний, функциям управления и т. п. Количественный признак определяет единицы измерения, на основании которых можно установить ее объемы и трудоемкость получения, а также технические средства для передачи, сбора, хранения и фиксации, технологию обработки.
Экономическая информация – сведения в сфере экономики, которые необходимо фиксировать, передавать, хранить и обрабатывать для использования в управлении как хозяйством страны в целом, так и отдельными его объектами.
Экономическую информацию, описывающую уже совершившиеся события, явления и хозяйственные процессы, принято называть учетной.
Информацию, описывающую явления и события, которые будут совершены в будущем, – плановой (перспективной, прогнозируемой). Благодаря плановой информации осуществляется целенаправленное воздействие на объект, позволяющее определить пути и средства достижения поставленных целей. Формирование плановой информации основано на экономическом анализе, в процессе которого оцениваются результаты работы и выявляются имеющиеся резервы. Получение всех показателей результатов деятельности предприятия и их оценка базируются на данных учета. Взаимосвязь планирования, анализа, регулирования и учета представляет собой контур управления.
Теорию экономической информации следует рассматривать как часть общей теории информации, одним из важнейших понятий в которой является сигнал.Это форма воплощения и перенесения информации. С помощью сигналов (звуковых, цифровых, буквенных) можно передавать и получать сообщения.
Важными понятиями являются количественное измерение информации и процессы ее преобразования. Экономическая информация в основном дискретна и состоит из отдельных сообщений, т. е. комплексов значений, характеризующих конкретные факты, предметы, явления, хозяйственные операции и т. п. Каждое сообщение может быть представлено в виде чередования импульсов, букв, цифр или других символов.
Количество информации в сообщении представляет собой определенный объем и может измеряться в различных единицах: бит (двоичная единица), бодо (телеграфная единица), нит (натуральная единица), сообщение, слово, строка, показатель, разряд.
Любой экономический объект – предприятие, организация, фирма, производственно-хозяйственная и финансовая деятельность которых является объектом познания и отражения бухгалтерского учета, – представляет собой сложную, динамичную и управляемую систему.
Система – это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единой цели или целей.
Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления.
Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей, и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов.
Субъект, или система управления, экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.
Целенаправленное воздействие на объект управления, ведущее к изменению, либо сохранению его состояния обеспечивается управлением. Основными функциями управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.
Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т. д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру системы управления.
В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни.
На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение целей долгосрочного характера. Здесь определяются цели и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование. На этом уровне функция учета отсутствует.
На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется ход их выполнения. Значительная часть контрольных функций реализуется с помощью бухгалтерского учета, который использует данные оперативного (первичного) учета, группируя и обобщая их в требуемых разрезах. Применяя свои методы группировки и обобщения к данным оперативного учета, осуществляет свои функции статистический учет. Значительное место здесь отводится функциям анализа и регулирования.
На оперативном уровне реализуются функции оперативного учета, позволяющего собрать первичную информацию обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Именно эта информация передается на следующий уровень и используется бухгалтерским учетом.
Управление базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления.
Система управления на основе информации о состоянии экономического объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта ивырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь).
В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в объекте управления. Система управления воспринимает информацию об этих изменениях (обратная связь)и в совокупности с внешними воздействиями (директивной информацией, информацией от контрагентов и др.) вырабатывает новые управляющие решения и опять воздействует на объект управления.
В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления. Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация), и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.
Для организации и реализации информационного процесса необходимы соответствующие средства и методы обработки информации, а также персонал, способный выполнять процедуры информационного процесса.
Информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки и персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему (ИС).Ее назначением является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений.
Экономическая информационная система (ЭИС)имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система.
Процедуры информационного процесса могут выполняться в ИС вручную и с использованием различных технических средств: компьютеров, средств телекоммуникации, периферийных и организационно-технических средств. Компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы.
В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими работниками без использования технических средств переработки информации.
В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляется специальными методами с помощью технических средств, без или при минимальном вмешательстве человека.
Автоматизированная информационная система (АИС)– это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств. В АИС происходит получение и доставка результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.
Важнейшей частью технических средств преобразования информации являются компьютеры, осуществляющие автоматический процесс обработки данных на основе заранее заданных программ. В современных АИС процедуры информационного процесса децентрализованы и выполняются в диалоговом режиме работы пользователя с компьютером, что позволяет ему контролировать процесс преобразования данных, оперативно направляя его в нужное ему русло.
Этим они отличаются от АИС, базирующихся на больших ЭВМ, в которых процесс обработки информации выполняется централизованно и отделен от управленческого персонала. В этом случае персонал получает лишь конечные результаты обработки данных и, если они его по тем или иным причинам (например, вследствие поздно выявленных ошибок в исходных данных) не устраивают, то делает запрос соответствующим службам на повторение процесса решения интересующей его задачи.
Таким образом, в современных АИС автоматически выполняемые процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, используя инструментальные программные средства, ориентированные на пользователя, не имеющего профессиональной компьютерной подготовки, специалист-управленец часто сам может автоматизировать выполнение необходимых ему процедур обработки данных, выступая в роли и постановщика задачи, и программиста.
В современном понятии термин «информационные системы» подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому оба термина используются как равноправные. Но следует помнить о том, что информационные системы могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации.
Одно из важнейших мест в информационных системах предприятий занимает функция бухгалтерского учета. Для выполнения в полном объеме функций бухгалтерского учета в управлении предприятием необходимо осуществлять сбор, регистрацию, передачу, накопление, хранение и обработку учетных данных. Для реализации этого информационного процесса требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все это и составляет автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета, которая является неотъемлемой частью АИС предприятия.
Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС-БУ) – это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета.
По сравнению с определением АИС, здесь ограничивается предметная область, в качестве которой выступает бухгалтерский учет как функция управления предприятием.
Структура АИС-БУ
АИС-БУ как составная часть АИС содержит три основные компоненты (рис. 1.1):
- информацию как предмет и продукт труда;
- средства, методы и способы переработки информации;
- персонал, который реализует информационный процесс учета, используя имеющиеся средства обработки информации.
Процедуры сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения и обработки бухгалтерской информации составляют информационный процесс бухгалтерского учета. С технологической точки зрения процедуры информационного процесса детализируются, выстраиваются в определенной последовательности в технологический процесс и реализуются посредством технических и программных средств, методов и способов преобразования информации, что и составляет информационную технологию конкретной предметной области. Для реализации информационной технологии АИС-БУ имеет набор компонентов, которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам АИС-БУ относятся: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, технологическое, правовое и методическое обеспечении.
Организационно АИС-БУреализуется через создание автоматизированных рабочих мест бухгалтерских и учетных работников, зависит от организации учета (централизованного и децентрализованного) и организационной структуры бухгалтерии предприятия.
   |
Рис. 1.1. Структура АИС-БУ: сплошная линия – прямая связь,
пунктирная линия – обратная связь
АИС-БУ, обрабатывая информацию, решает задачи бухгалтерского учета. Совокупность этих задач составляет функциональную часть АИС-БУ.
Функциональная часть АИС-БУ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о производственно-хозяйственной деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимую внутренним и внешним пользователям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его наблюдения. Последние бывают двух видов. Это объекты:
- обеспечивающие производственно-хозяйственную деятельность предприятия:
1) его имущество (активы),
2) источники финансирования имущества (пассивы),
- составляющие его производственно-хозяйственную и финансовую деятельность: финансовые и хозяйственные процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и финансовые результаты.
Задачи бухгалтерского учета распределяются по комплексам задач. Традиционно в информационной системе бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета:
- основных средств;
- материальных ценностей;
- труда и заработной платы;
- готовой продукции и ее реализации;
- финансово-расчетных операций;
- сводного учета и составления отчетности.
При выделении одних комплексов принимается во внимание однородность объектов наблюдения первого типа, например при выделении комплекса задач учета материальных ценностей. В основе выделения других комплексов лежат производственные процессы, в частности производственного потребления при выделении комплекса учета затрат на производство. В третьем случае сочетаются оба признака, например при выделении комплекса учета основных средств: объекты наблюдения, с одной стороны, однородны,в то же время задачи этого комплекса отражают процессы воспроизводства основных средств.
В практике АИС-БУ часто присутствуют и иные подходы к выделению комплексов и составу их задач. Все зависит от функциональной структуры АИС предприятия в целом, разграничения задач между информационными системами разных служб управления и многих других факторов. Однако в любом случае информация об объектах наблюдения бухгалтерского учета должна быть полной и достоверной, а обобщенная результатная информация – актуальной и достаточной для принятия управленческих решений.
Для АИС-БУ характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами.
Внешние информационные связи АИС-БУ проявляются в использовании данных информационных систем других подразделений предприятия, а также внешних организаций. Информационные связи АИС-БУ сложны и должны быть тщательно изучены и описаны уже на стадии разработки системы.
Комплексы и состав их задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель АИС-БУ.
Информационная технология
Информационная технология (ИТ) – совокупность взаимосвязанных процедур по преобразованию информации с использованием системы методов и способов выполнения этих процедур в определенной технической и программной среде.
Информационную технологию предметной области характеризуют две составляющие:
- технологический процесс, определяющий последовательность этапов, процедур, операций, действий по преобразованию информации;
- совокупность методов и способов, используемых при выполнении процедур преобразования информации.
Средства и методы, с помощью которых реализуется технологический процесс, могут быть разными. Они определяют уровень развития информационной технологии.
Сменились несколько этапов развития информационных технологий бухгалтерского учета. Смена этапов определялась, главным образом, появлением новых технических средств переработки информации.
В современных технологиях используются компьютеры, которые существенным образом повлияли на концепцию построения технологических процессов переработки информации. От централизованной технологии обработки информации, которая была характерна при применении больших ЭВМ (период 60-х – середина 80-х годов) перешли к децентрализованной и распределенной технологии с использованием персональных компьютеров на рабочих местах пользователей.
Применительно к АИС-БУ для современных информационных технологий характерны следующие черты:
- реализация информационных технологий решения задач учета, как в среде автономного использования компьютеров, так и в среде компьютерных сетей;
- активное участие бухгалтера, учетного работника, как конечных пользователей, в информационном процессе непосредственно на рабочих местах, оснащенных компьютерами;
- интерактивный режим работы, позволяющий вмешиваться в процесс обработки информации, меняя при необходимости данные и ход решения задач;
- дружественный пользовательский интерфейс, использующий меню, подсказки, возврат к предыдущим действиям и т. д.;
- интегрированность разных программных комплексов при реализации функций бухгалтерского учета: программ бухгалтерского учета, табличных процессоров, текстовых редакторов и др.;
- ведение единой информационной базы и организация доступа к ней широкого круга пользователей в рамках отведенных им полномочий;
- автоматизация формирования первичных документов и бухгалтерских записей;
- перенастройка форм и способов представления информации в процессе решения задач;
- интерактивный режим работы с выходными документами;
- возможность коллективной работы над документами в среде компьютерных сетей;
- адаптированность унифицированных систем к конкретным условиям их применения.
Различают обеспечивающие и функциональные информационные технологии.
Обеспечивающие информационные технологии – это технологии, которые могут использоваться как инструментарий в любой предметной области, в том числе в бухгалтерском учете, при решении разнообразных задач. Они достаточно многообразны и ориентированы на различные классы задач от простых досложных – от обработки документов текстовыми процессорами до принятия решений в экспертных системах.
Функциональные информационные технологии – реализуют технологию решения задач в конкретной предметной области путем использования комбинации нескольких различных обеспечивающих технологий.
В зависимости от сложности обеспечивающих технологий они ориентированы либо только на специалистов-проектировщиков АИС, либо ими может пользоваться широкий круг управленческих работников. Так, многие СУБД содержат средства, позволяющие программистам создавать предметно-ориентированные пакеты программ, и инструменты, с помощью которых непрофессиональный пользователь, например бухгалтер, может создать и вести свою базу данных.
Как правило, при автоматизации какой-либо предметной области приходится применять сразу несколько информационных технологий, реализуемых различными программными средствами. При этом важное значение приобретает интеграция (стыковка) программных средств, используемых пользователем, например, для экспорта данных, сформированных программой бухгалтерского учета, в табличный процессор для проведения анализа. Иногда небольшие предприятия используют бухгалтерские программы только для сводного учета и составления отчетности, а задачи аналитического учета реализуют с помощью табличного процессора с последующей передачей итоговых данных в бухгалтерскую программу.
Следует четко понимать различия между АИС-БУ и информационными технологиями:
- основная цель АИС-БУ состоит в получении результатной информации и предоставлении ее управленческим работникам для принятия решений. Целью ИТ является выполнение четко определенных действий по переработке информации, применяя соответствующие средства, методы и способы реализации процедуринформационного процесса;
- информационная технология может существовать и вне конкретной АИС-БУ, как это имеет место в отношении обеспечивающих информационных технологий;
- АИС-БУ является средой, в которой реализуется информационная технология – процесс преобразования информации. Для этого АИС-БУ имеет набор обеспечивающих компонент: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, технологическое, правовое и методическое обеспечение.
Регистров в АИС-БУ
Формирования в АИС-БУ
Синтетические и большинство аналитических учетных регистров отражают обобщенную информацию по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета. Поэтому при их формировании любая компьютерная система бухгалтерского учета обеспечивает выполнение специальной процедуры обобщения учетных данных.
Обобщение учетных данных – это получение итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам и аналитическим счетам.
Особенности обобщения для аналитических счетов:
- обобщение итого оборотов и остатков в натуральном выражении для счетов, имеющих признак количественного учёта;
- обобщение итогов оборотов и остатков по каждой валюте отдельно в единицах иностранной валюты и эквиваленте национальной.
Возможны следующие ошибки:
- несовпадение оборота по журналу с итоговым оборотом оборотно-сальдовой ведомости по всем счетам. Наличие отрицательных остатков в оборотно-сальдовой ведомости по некоторым субсчетам;
- наличие отрицательных сумм по статьям бухгалтерского баланса за исключением убытка. Несовпадение валюты баланса по активу и пассиву организации.
Обобщение данных в БИС может осуществляться двумя способами:
- в автоматическом режиме;
- по запросу пользователя.
Технология формирования учетных регистров и форма их представления в автоматизированных системах имеют значительные отличия от традиционных, принятых при ручном учете:
- применение многовариантной технологии получения учетных регистров. Не существует строгой последовательности обобщения и переноса данных из одного регистра в другой. За счет возможности многократного пересчета данных и высокой производительности современных компьютеров программы для ведения бухгалтерского учета позволяют получать хронологические, синтетические и аналитические учетные регистры в любой последовательности;
- изменение периодичности получения регистров. Синтетические учетные регистры, такие как журналы-ордера и ведомости, главная книга, оборотная ведомость, могут быть сформированы по запросу бухгалтера в любой момент за произвольный временной период в пределах отчетного периода: квартала, года;
- отсутствие заранее заданной схемы группирования данных в регистрах. Единожды введенные данные могут быть многократно использованы для получения итоговой информации в самых разных разрезах и с самой разной степенью детализации;
- возможность произвольного отбора данных, включаемых в регистр. При компьютерном учете имеется возможность получать фрагменты регистров. Можно получить отчет по отдельным объектам аналитического учета или за определенный интервал дат;
- изменении формы и структуры учетных регистров. Каждый из разработчиков старается представить информацию в наиболее удобном для работы, компактном виде. Отход от традиционных форм учетных регистров и представление их в компактном виде вызвано тремя причинами:
1) стремлением обеспечить более удобную работу с информацией на экране монитора;
2) наличием ограничений со стороны стандартных печатающих устройств;
3) возможностью применения более гибкого механизма выборки данных и их группировки.
Хронологические регистры.
К ним относятся:
- журнал учета хозяйственных операций,
- журнал бухгалтерских проводок.
Они содержат все операции и проводки отчетного периода. Документы, выводимые на печать, должны отражать основные реквизиты соответствующей базы учетных данных – массива информации о хозяйственных операциях. Общая сумма всех бухгалтерских операций (итог оборота за период) в этих журналах имеет важное контрольное значение при сверке результатов обработки данных отчетного периода.
Регистры синтетического учета.
Цель составления: систематизация бухгалтерских записей, ранее зарегистрированных в хронологическом порядке, в разрезе синтетических счетов.
АИС бухгалтерского учета поддерживают формирование следующих стандартных отчетов:
- журналы-ордера – это учётные регистры дающие расшифровку по корреспондирующим счетам кредитового оборота каждого синтетического счёта в разрезе дат и хозяйственных операций;
- ведомости по счёту – это учётные регистры позволяющие получить аналогичную информацию, но по дебетовому обороту каждого счёта;
- главная книга – это учётный регистр, который даёт расшифровку по корреспондирующим счетам дебетового оборота синтетического счёта за некоторый временной период без детализации по датам и операциям;
- оборотная ведомость – это учётный регистр, позволяющий выявить ошибки, допущенные в учётном процессе. Оборотные ведомости различают:
1) по типам (уровню детализации):
а) на уровне счетов и субсчетов;
б) на уровне аналитических счетов конкретного счёта или субсчёта;
2) по форме представления:
а) по временному интервалу;
б) по наличию забалансовых счетов;
- шахматная ведомость – табличное представление оборотов между счетами (синтетическими) за определенный временной период. В колонке отображают кредитовый оборот счёта, а в строке дебетовый оборот счёта с необходимой расшифровкой по субсчетам.
Отчетности
Учетный цикл в АИС-БУ
В БИС чётко разграничивают два понятия: отчётный период и учётный период. Отчётный период отражает цикличность в технологии ведения учётных работ. Учётный период связан с технологией обработки данных, характерной для конкретной автоматизированной системы.
Понятие учётного периода шире отчётного периода. В рамках учетного периода отчетный период рассматривается как некоторый временной период, за который формируются стандартные отчёты и различные формы регламентированной отчетности. Как правило, любая система поддерживает традиционную цикличность работ: месяц, квартал, год. Однако, многие системы позволяют формировать отчёты за произвольный период, указанный пользователем (интервал дат), при этом данные отчёта могут относиться к отчётному периоду и нескольким предыдущим. Это вызывает необходимость обеспечить системой доступ к информации об остатках и оборотах по предшествующим периодам, при этом некоторые системы позволяют вносить изменения в исходные данные «задним числом».
Учётный период в БИС характеризуется:
- возможностью выбора временного интервала при построении выходных форм;
- способами ведения системы переходящих сальдо (остатков) по синтетическим и аналитическим счетам;
- составом ограничений, которые накладывает система при внесении изменений в учётные данные предшествующих отчётных периодов.
Существует три основных модели формирования учётного периода:
- модель бесконечного учётного периода. Ее разновидности:
1) требует полного пересчёта итогов;
2) использует контрольные точки;
- модель гибкого учётного периода. Ее разновидности:
1) устанавливает только начало учётного периода;
2) устанавливает начало и конец учётного периода;
- модель фиксированного учётного периода.
Модель бесконечного учётного периода.
Суть: отчёты могут быть получены за любой произвольный интервал дат, а учётные данные могут корректироваться за любой период. Особенности модели:
- все данные хранятся с начала внедрения системы;
- данные не разделяются по отчётные периодам;
- можно вносить любые изменения за любой период;
- можно рассчитать остатки и итоги оборотов по счетам за любой указанный интервал дат.
Модель имеет две разновидности:
- первый вариант требует полного пересчёта итоговых данных за всю предысторию использования системы. Достоинством этого подхода является относительно простая поддержка целостности базы данных при всех возможных корректировках первичной информации. Однако очевидным недостатком является неэффективность работы системы при пересчёте итогов последних отчётных периодов, так как для этого необходим полный пересчёт всей совокупности данных. Это замедляет процесс формирования отчётов и требует значительного объёма памяти. Эта модель представлена на рис. 10.1.
Рис. 10.1. Модель бесконечного учетного периода с
полным пересчетом итогов
- второй вариант был разработан для избежания недостатков первой разновидности модели. Для этого применяются различные контрольные точки. Контрольная точка – это точка, в которой формируются и хранятся остатки синтетических и аналитических счетов. Обычно она совпадает с началом или концом отчётного периода, однако может и не совпадать. Эта модель представлена на рис. 10.2.
Рис. 10.2. Модель бесконечного учетного периода с использованием
контрольных точек
Особенности:
- период расчёта итогов и формирования отчётов задаётся в виде интервала дат;
- эти показатели могут совпадать с начальными и конечными контрольными точками или не совпадать;
- программа от ближайшей к заданному периоду контрольной точки рассчитывает обороты и остатки по счетам, а затем формирует отчёт;
- несовпадение периода с контрольными точками свидетельствует о том, что отчёты формируются не только в рамках отчётного периода;
- данная разновидность позволяет более эффективно и существенно меньшими временными затратами получить отчётность.
- при возникновении аварийных ситуаций во время корректировки данных, предшествующих контрольной точке или просто некорректных действий пользователей, могут возникнуть проблемы с расхождением первичных данных и промежуточных итоговых значений контрольных точек.
Модель гибкого учётного периода.
Предполагается, что длина учётного периода может переопределяться произвольно.
Первая разновидность предполагает установление только начала учётного периода. Особенности этой разновидности:
- предшествующий учётный период закрыт для изменения дат;
- в конечной контрольной точке предшествующего периода рассчитываются остатки по счетам, которые затем становятся начальными остатками следующего учётного периода;
- контрольная точка предшествующего периода становится начальной. От неё рассчитываются все итоги оборотов и исходящие сальдо счетов;
- период для составления отчётов может задаваться в любом интервале. Если конечная дата интервала совпадает с установленным отчётным периодом, то отчёты формируются в целом за учётный период, иначе отчёты формируются внутри периода;
- обороты по счетам закрытого периода сохраняются в базе данных и могут быть использованы при составлении отчётов, однако, корректировка данных закрытого периода уже не допускается. Данная модель представлена на рис. 10.3.
Рис. 10.3. Модель гибкого учетного периода с начальной
контрольной точкой
Вторая разновидность модели предполагает установление начальных и конечных контрольных точек (рис. 10.4.). Особенности:
- система рассчитывает обороты и остатки счетов на начало периода;
- вводимые в текущем периоде данные изменяют обороты счетов;
- не существует понятия «закрытого периода», то есть если изменяются данные, предшествующие текущему периоду, то сразу пересчитываются обороты и остатки в начальной контрольной точке;
- в результате предыдущей особенности оперативно пересчитываются обороты счетов текущего периода в момент ввода или корректировки данных.
Рис. 10.4. Модель гибкого учетного периода с контрольными точками
Модель фиксированного учётного периода.
Фиксированный учетный период задаётся при разработке системы и представляется собой, как правило, месяц. Особенности:
- технология работы близка к ручной технологии ведения учёта;
- при вводе системы в эксплуатации вводятся остатки по всем синтетическим и аналитическим счетам на начало месяца использования системы;
- в течение месяца в информационной базе делаются записи о хозяйственных операциях;
- при переходе к следующему месяцу запускается специальная процедура, которая выполняет автоматический пересчёт конечных остатков, переносит их на следующий месяц и устанавливает как входящие остатки.
В отличие от традиционной ручной технологии ведение учёта в этой модели возможно:
- формировать большинство отчетов не только за текущий месяц, но и за большинство предыдущих месяцев;
- получать отчёты за любой интервал дат, а не только за месяц в целом;
- вносить изменения в данные предшествующих периодов с по