Классификация первичных документов

Бухгалтерские документы могут объединяться в различные группы, причем их группировка осуществляется по определенным признакам.

1. В зависимости от назначения бухгалтерские документы подразделяются на:

• распорядительные;
• оправдательные;
• документы учетного оформления;
• комбинированные.
Распорядительные бухгалтерские документы не являются основанием для отражения в учете хозяйственной операции, они лишь содержат распоряжение непосредственному исполнению на ее совершение. Примером распорядительных бухгалтерских документов могут выступать приказы или распоряжения руководителя, например, приказ о командировке, выплате премии, о списании суммы недостачи и так далее.

Оправдательные документы выступают основанием для отражения в бухгалтерском учете факта совершенной хозяйственной операции. В качестве оправдательных документов могут выступать акты о приемке товара, накладные на списание материалов в производство, на внутренне перемещение товаров и так далее.

Документы учетного оформления используются для упрощения ведения учета. В качестве таких документов выступают различного рода группировочные и распределительные ведомости, бухгалтерские справки и так далее. Например, организация, являющаяся налогоплательщиком НДС при осуществлении налогооблагаемых операций и операций, освобожденных от налогообложения, обязана распределять осуществленные ею общехозяйственные расходы, относящиеся к обоим видам операций. Отразить в учете операции их распределения, а, соответственно, и произвести вычеты по суммам входного НДС, организация сможет лишь на основании документа учетного оформления. Чаще всего для этих целей используется бухгалтерская справка. Унифицированной формы бухгалтерской справки не существует, поэтому организация должна разработать свою форму справки.

Комбинированные документы, представляющие собой свидетельства, в которых объединены признаки распорядительных и оправдательных документов. Примером комбинированного документа может выступать расходный кассовый ордер, в котором одновременно содержится и распоряжение на выдачу денежных средств из кассы организации и подтверждение того, что деньги выданы.

2. По порядку составления бухгалтерские документы классифицируются на первичные и сводные.

Как уже было указано, первичные бухгалтерские документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, и, соответственно, являются первым свидетельством того, что организация совершила хозяйственную операцию.

Сводные бухгалтерские документы составляются на основании данных первичных документов, целью их использования является сокращение объема учетной работы.

3. В зависимостиот содержания хозяйственной операции бухгалтерские документы подразделяются на:
• материальные; • денежные; • расчетные.
В качестве материальных документов выступают документы, касающиеся средств и предметов труда: сюда относятся акты-приемки передачи имущества, накладные на прием и отпуск материальных ценностей, счета-фактуры и так далее.
К денежным относятся документы, отражающие движение денежных средств - чеки на получение денежных средств, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и так далее.
В качестве расчетных документов выступают платежные требования, платежные поручения, расчетные чеки, аккредитивы и так далее.
4. В зависимости от места составления бухгалтерские документы классифицируются на внутренние и внешние.
Если автором документа является сама организация, то первичный документ признается внутренним. Если же "первичка" получена со стороны, то речь идет о внешнем документе.
Примером внутреннего документа могут выступать ведомости на выплату заработной платы, авансовые отчеты, накладные на внутреннее перемещение товаров и так далее.
5. По способу отражения операций бухгалтерские документы делятся на разовые и накопительные.
Если одна или несколько однородных хозяйственных операций сразу фиксируется в бухгалтерском учете фирмы, то имеет место разовый документ бухгалтерского учета. Например, получение денежных средств в кассу, отражаемое в учете на основании приходного кассового ордера.
Чтобы сократить объем учетной работы организация в течение определенного периода времени, например, месяца или квартала, может "накапливать" однотипные операции в накопительном документе, с последующим подсчетом итогов по соответствующим показателям. Ярким примером накопительных документов могут выступать лимитно-заборные карты, применяемые производственными организациями для отпуска материалов в производство.
6. По порядку заполнения - они могут заполняться вручную или с помощью компьютерной техники. Кроме того, проверяющие органы не возражают и в отношении того, что документы могут заполняться в смешанной форме.
7. Качество их оформления. В случае, если первичный бухгалтерский документ будет оформлен с какими-то нарушениями, возможны претензии со стороны контролирующих органов.