ТЕМА: «Учет расчетов с персоналом по оплате труда»

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 6

Для кадрового учета в программе 1С:Бухгалтерия 8 предназначены документы «Прием на работу в организацию», «Кадровое перемещение организа­ций» и «Увольнение из организации».

Рассмотрим порядок работы с этими документами на примерах.

Пример 1. Приказом по Обществу с ограниченной ответственностью «Строитель» от 28 февраля 2009 г. на постоянную работу в должности мастера цеха с окладом 8 000 руб. в месяц с 1 марта 2009 г. принята Андреева Татьяна Михайловна (табельный номер 000010, паспорт гражданина Российской Федерации, серия 2003, номер 424651, выдан Центральным РОВД, дата выдачи - 12.03.03, код подразделения 032-17, ИНН 367636358961, страховой номер в ПФР 017-470-813 02, дата рождения 05.01.1968 г., место рождения – г.Воронеж, проживает по адресу: 394000, г. Воронеж ул. Пешестрелецкая, д. 14 кв. 41, домашний телефон 76-89-02). При оформлении представлена справка по форме №2-НДФЛ, из которой следует, что в текущем году физическим лицом получен доход в январе в сумме 8500 руб. Имеет на иждивении дочь 1996 г. рождения.

Для отражения в информационной базе факта приема физическоголица на работу предназначен документ «Прием на работу в организацию».Экранная форма нового документа открывается из списка«Учет кадров организации» (Зарплата →Кадровый учет→Журнал кадровых документов; Действия→Добавить→Прием на работу в организацию).

Порядок работы с документом «Прием на работу в организацию»:

1. В шапке экранной формы документа указывается дата составления документа (31.01.2009), организацию, в которую работница принимается на работу (ООО «Строитель»), лицо, ответственное за отражение операции в информационной базе (Иванов Иван Иванович) и вид занятости (Основное место работы).

2. На закладке «Работники» нажимаем на клавишу Ins для ввода новой строки. Колонку «Работник» заполняется выбором элемента из справочника «Физические лица». Поскольку речь идет о новом работнике, то сведения о нем необходимо сначала внести в этот справочник. Для этого открываем и заполняем имеющимися данными форму личных данных физического лица.

3. Затем по кнопке НДФЛ командной панели открываем форму, где приво­дится информация для целей налогообложения доходов работника налогом на доходы физических лиц. На закладке «Вычеты» указывается право работника на стандартные вычеты и их применение в организации, а на закладке «Доходы на предыдущих местах работы» — доходы, полученные физическим лицом, в текущем налоговом периоде согласно представленной справки по форме № 2-НДФЛ. Введенные данные записываем по кнопке «Записать» и закрывает по кнопке «ОК».

4. Двойным щелчком мыши выбираем работника в справочнике «Физические лица» и продолжается заполнение закладки «Работники» документа. Указываем:

· дату приема на работу — 01.03.2009;

· присвоенный работнику табельный номер — 00006;

· подразделение, к которому относится работник, — Цех №1 (выбором из справочника «Подразделения организаций»);

· занимаемую должность — Мастер цеха (выбором из справочника «Должности организаций»).

5. Переходим на закладку Начисления. В поле Вид начисления двойным щелчком открываем План видов расчета «Начисления организации». Каждый вид расчета указанного плана, описывается набором параметров, с помощью которых данное начисление отражается на счетах бухгалтерского учета и квалифицируется для целей налогообложения (налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, налогом на прибыль организаций). Кроме того, при необходимости указывается признак, что начисление относится к видам деятельности, облагаемым ЕНВД. Для заполнения параметра «Отражение в бухучете» используется справочник «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете». В этом справочнике имеется два предопределенных элемента «Не отражать в бухучете» и «Отражение начислений по умолчанию». Первый элемент используется, если для целей налогообложения необходимо учесть доход, не отражаемый на счетах бухгалтерского учета, например материальную выгоду или доход в натуральной форме. Второй элемент предназначен для использования в тех случаях, когдавсе начисления на оплату труда для всех работников организации в регламентированном учете относятся на один и тот же счет затрат. Этот счет в корреспонденции со счетом 70 и указывается в описании этого способа отражения начислений в учете (в комплекте поставки проводки для данного элемента не указаны). Если же расходы на оплату труда учитываются на разных счетах затрат и по разным объектам аналитики, в справочнике необходимо описать необходимое количество способов отражения зарплаты в регламентированном учете. При этом следует учитывать, что если объектом аналитического учета по счету затрат является подразделение, то нет необходимости создавать шаблоны проводок для работников каждого подразделения. Обусловлено это тем, что при формировании проводок по умолчанию используется то подразделение, которое указывается на закладке «Работники» формы документа «Прием на работу в организацию» (документа «Кадровое перемещение организаций»). Пусть расходы на оплату труда АУП отражаются в регламентированном учете с помощью способа Зарплата Д-т 26 К-т 70. Если начисление формирует доходы, облагаемые налогом на доходы физических лиц, то в поле НДФЛ указывается соответствующий код доходаиз справочника НДФЛ доходы. Для рассматриваемого примера вы­бирается код 2000. В поле ЕСН указывается, каким образом программе следует квалифицировать начисление данным видом расчета для целей налогообложения единым социальным налогом. Для рассматриваемого примера следует выбрать элемент с наименованием. Облагается ЕСН целиком. В поле ФСС (страхование от несчастных случаев) указывается, облагается или не облага­ется начисление взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В рассматриваемом примере следует указать, что начисление облагается страховыми взносами в ФСС РФ. Если начисление признается расходами на оплату труда по налогу на прибыль, то в поле Вид начисления по ст. 255 указывается подпункт статьи 255 НК РФ, в котором этот расход поименован. Для рассматриваемого примера следует выбрать элемент перечисления пп. 1, ст. 255 НК РФ.

6. После ввода на закладке Начисления вида расчета Оклад по дням в следующем поле указываем месячный оклад работника согласно трудовому договору — 8000 руб.

7. После заполнения экранной формы по кнопке Форма Т-1 формируется приказ по форме № Т-1, который выводим на бумажный носитель, затем по кнопке ОК проводим документ. При этом форма документа закрывается. При проведении документ производит движения в регистрах сведений Работники организации и Начисления работников организации. В первый регистр вносится запись о новом работнике организации, его табельном номере, подразделении, в которое он принят на работу, и занимаемой должности. Во втором регистре производится запись о начислении новому работнику с 1 февраля в плановом порядке заработной платы из расче­та 8000 руб. в месяц, с отнесением ее на производственные расходы организации.

Ввести по аналогии следующие данные (все приняты на работу с 01.02.2009, приказ от 31.01. 2009):

В группу АУП заносятся следующие сотрудники:

1. Директор – Иванов Иван Васильевич Месячный оклад 25 000 руб. счет 26, общие затраты – оплата труда, подразделение АУП. Тип вычета на сотрудника – 400 руб., количество детей – 1, вычет на одного ребенка – 600 руб.

2. Главный бухгалтер – Захарова Лидия Васильевна. Месячный оклад 18 000 руб. счет 26, общие затраты – оплата труда, подразделение АУП. Тип вычета на сотрудника – 400 руб., количество детей – 2, вычет на одного ребенка – 600 руб.

3. Бухгалтер – Горина Галина Ивановна. Месячный оклад 10 000 руб. счет 26, общие затраты – оплата труда, подразделение АУП. Тип вычета на сотрудника – 400 руб., количество детей – 2, вычет на одного ребенка – 600 руб.

4. Кассир – Раева Татьяна Федоровна. Месячный оклад 5 000 руб. счет 26, общие затраты – оплата труда, подразделение АУП. Тип вычета на сотрудника – 400 руб., количество детей – нет, вычет на одного ребенка – 600 руб.

5.Завхоз – Артемов Иван Сергеевич. Месячный оклад 4 000 руб. счет 26, общие затраты – оплата труда, подразделение АУП. Тип вычета на сотрудника – 400 руб., количество детей – 2, вычет на одного ребенка – 600 руб.

В группу цех №1 заносятся следующие сотрудники:

1.Мастер цеха – Михайлова Надежда Ивановна. Месячный оклад 5 500 руб. счет 20, общие затраты – оплата труда, подразделение цех 1. Тип вычета на сотрудника – 400 руб., количество детей – 2, вычет на одного ребенка – 600 руб.

2.Рабочий цеха – Васильев Петр Васильевич. Месячный оклад 3 500 руб. счет 20, общие затраты – оплата труда, подразделение цех 1. Тип вычета на сотрудника – 400 руб., количество детей – 0, вычет на одного ребенка – 600 руб.

В группу цех №2 заносятся следующие сотрудники:

1.Мастер цеха – Смирнова Мария Семеновна. Месячный оклад 5 500 руб. счет 20, общие затраты – оплата труда, подразделение цех 2. Тип вычета на сотрудника – 400 руб., количество детей – 0, вычет на одного ребенка – 600 руб.

2. Рабочий цеха – Симонов Илья Васильевич. Месячный оклад 3 500 руб. счет 20, общие затраты – оплата труда, подразделение цех 2. Тип вычета на сотрудника – 400 р., количество детей – 0, вычет на одного ребенка – 600 р.

Пример 2. Приказом от 30 января 2008 г. бухгалтер Горина Галина Ивановна с 1 февраля 2008 г. переведена на должность главного бухгалтера с должностным окладом 18 000 руб. (табельный номер 00002, паспорт гражданина Российской Федерации, серия 2001, номер 145625, кем выдан - Советским РОВД, дата выдачи- 12.05.01, код подразделения 032-17, ИНН 366656585165, страховой номер в ПФР 065-123-145 29, дата рождения 07.01.1965 г., место рождения – г.Воронеж, проживает по адресу: г. Воронеж, ул. Маршака, д. 35 кв. 14, 394000, домашний телефон 76-66-03).

Изменение должностного оклада работника, перевод его на работу в дру­гое подразделение или на другую должность в программе регистриру­ется документом «Кадровое перемещение организации».

Для внесения изменений открываем регистр сведений «Работники организации» (3арплата→Работники), выделяем работника курсором и на командной панели выбираем пиктограмму для ввода документа «Кадровое перемещение организаций». Порядок работы с документом:

1. В экранной форме в шапке указываем дату создания документа (дата приказа по организации). Поля со сведениями организации и ответственном лице заполняются значениями по умолчанию.

2. В табличной части на закладке Работники указываем: дату, с которой изменения вступают в силу; новую должность (выбором из справочника «Должности организаций»). Табельный номер и подразделение оставляем прежними.

3. На закладке «Начисления» указываем действие — «Изменить» и вводим новые сведения.

4. Документ записываем (по кнопке «Записать»), формируем (по кнопке «Форма Т-5») и выводим на бумажный носитель приказ по форме № Т-5, после чего по кнопке «ОК» проводим документ.

Для отражения факта расторжения с работником трудовых отношений предназначен документ «Увольнение из организации».

Пример 3. Приказом от 03 февраля 2008 г. организация расторгает трудовой договор с главным бухгалтером Захаровой Л.В. с 31 января 2008 г. по инициативе работника (пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации).

Порядок работы:

1. Прежде всего, причину расторжения трудового договора необходимо внести в справочник «Основания увольнения из организации» (Зарплата→Кадровый учет→Основания увольнения), по кнопке «Подбор» обращаемся к списку возможных оснований для увольнения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, двойным щелчком выбираем в нем нужную строку и переносим данные в справочник.

2. После этого открываем регистр сведений «Работники организации» (Зарплата→Работники), выделяем курсором работника и на командной панели выбираем пиктограмму для ввода документа «Увольнение из организации».

3. В экранной форме в шапке указываем дату документа — 03.02.2009 г. (дата приказа по организации). Поля со сведениями об организации и ответственном лице заполняются значениями по умолчанию. В табличной части указываем дату увольнения (последний день работы в организации) — 31.01.2009 г. и основание расторжения трудового договора.

4. Документ записываем (по кнопке «Записать»), формируем (по кнопке «Форма Т-8») и выводим на бумажный носитель приказ по форме № Т-8, после чего по кнопке «ОК» проводим документ. При проведении документа в регистр «Сведения о работнике организации» вносится запись о том, что с 01 февраля 2008 г. Захаровой Л.В. уже не является работни­ком организации. Для прекращения начисления работнику заработной платы в связи увольнением при проведении документа изменения вносятся и в регистр «Начисления работников организации».