Инвентаризация материально-производственных запасов

Инвентаризация товарно-материальных ценностей - один из приемов контроля, обеспечивающий сохранность собственности, качественное состояние ценностей, ведение их складского и бухгалтерского учета. Ее проводят все предприятия и организации независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности работы.

Инвентаризация имущества и обязательств предприятия представляет собой периодическую проверку их наличия, состояния и оценки. В ходе ее проведения могут быть выявлены злоупотребления со стороны работников организации, допущенные при учете, – хищения, обмеры, обвесы и т.д., а также недостачи товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), которые возникли вследствие естественного природного воздействия – испарения, усушки, порчи и т.д. При документировании фактов хозяйственной деятельности организации и при их отражении в бухгалтерском учете могут допускаться различные ошибки, описки, неточности и исправления.

Инвентаризация позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения ТМЦ, ведения складского хозяйства и реальность данных учета, а также предотвращает такие негативные явления, как хищения имущества работниками организаций.

Порядок проведения инвентаризации регламентируется Методическими указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Результаты инвентаризации оформляются документами по формам, утвержденным постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и от 27.03.2000 № 26.

Как предусмотрено Методическими указаниями, проведение инвентаризации обязательно:

* при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

* перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября;

* при смене материально ответственных лиц (на день приема - передачи дел);

* при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

* в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

* при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

Аудитор проверяет наличие в бухгалтерии всех необходимых документов, подтверждающих факт проведения инвентаризаций:

* приказов или распоряжений о проведении и составе комиссий;

* материальных отчетов;

* инвентаризационных описей, сличительных ведомостей;

* письменных объяснений материально ответственных лиц по результатам инвентаризаций;

* протоколов, приказов и других документов по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризаций.

Для проверки качества инвентаризаций нужно проанализировать данные инвентаризационных описей и установить:

* указано ли в них место, где проводилась инвентаризация (склад, цех, кладовая), и время ее проведения;

* полностью ли записаны наименования материалов, их марки, сортность, артикулы и другие отличительные признаки;

* оговорены ли исправления в установленном порядке;

* приведены ли на каждой странице описей прописью показатели числа порядковых номеров товарно-материальных ценностей общий итог количества всех единиц в натуральном выражении;

* наличие на инвентаризационных описях подписей членов комиссии, а также записи материально ответственных лиц о правильности проведения инвентаризаций и принятии ценностей на ответственное хранение.

Процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов.
Первый этап – подготовительный.Он включает в себя следующие мероприятия: подготовку приказа о проведении инвентаризации; формирование инвентаризационной комиссии; определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества; получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На данном этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с фактическими результатами инвентаризации, виновные лица привлекаются к ответственности.
дополнениями).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности (п. 34 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н).

Для отражения полученных при инвентаризации данных о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации применяется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Выявленные не отраженные в учете материальные ценности также подлежат включению в указанную инвентаризационную опись.

Товарно - материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно - материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно - материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно - материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно - материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно - материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно - материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно - материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно - материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно - материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Описи составляются отдельно на товарно - материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно - материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно - материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно - материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно - материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно - материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

По мере составления инвентаризационные описи передают в бухгалтерию для сравнения фактических остатков ТМЦ, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

Далее, в случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости типовых форм. При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу ТМЦ (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Также необходимо произвести списание потерь ТМЦ в пределах норм естественной убыли. Суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Потери от порчи, брака и боя оформляются отдельной инвентаризационной описью или актом с указанием периода образования по каждому виду ценностей, причин потерь и возможного их использования. Списание же их за счет предприятия может быть произведено лишь по решению руководителя организации.

В процессе проверки выясняют, соблюдается ли порядок оформления списания потерь и не производится ли их повторное списание. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета должны регулироваться в следующем порядке.

Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных законодательством, списываются по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Убыль ценностей в пределах норм определяется после зачета недостач ценностей излишками в результате пересортицы. В том случае,если после зачета все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача, произошедшая по вине материально ответственных лиц.

Излишки имущества, выявленные при инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации.

Принятие к учету имущества, оказавшегося в излишке по результатам инвентаризации, отражается в составе внереализационных доходов, для учета которых Инструкцией по применению Плана счетов предназначен счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы».

Для целей налогообложения прибыли доходы в виде стоимости излишков товарно-материальных ценностей, выявленных в результате инвентаризации, признаются внереализационными доходами (ст. 250 НК). Внереализационные доходы, полученные в натуральной форме, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль с учетом требований ст. 274 НК, т.е. в данном случае исходя из рыночной цены выявленных при инвентаризации излишков товаров без включения в нее НДС.

В соответствии с п. 35 Методических указаний по учету МПЗ материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета 94 с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы.

Что касается суммы НДС, учтенной на счете 19, приходящейся на уничтоженный товар, то она также относится в дебет счета 94, поскольку данную сумму НДС организация не вправе принять к вычету после оплаты товара поставщику в связи с тем, что товар не будет использоваться при осуществлении операций, облагаемых НДС.

Для целей налогообложения прибыли потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций, относятся к внереализационным расходам (ст. 265 НК).

При признании для целей налогообложения прибыли расходов методом начисления потери от пожара учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в том же периоде, что и для целей бухгалтерского учета (ст. 272 НК).

Все выводы и замечания аудитора систематизируются в рабочих документах, рассчитывается уровень влияния ошибок на достоверность финансовой отчетности путем сопоставления с определенным раннее уровнем существенности и составляется отчет (письменная информация) по результатам проверки.