График документооборота предприятия
Утвержден приказом № **
от „____” _______201_ г.
| Наи-ме-нова-ние доку- мента | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа в бухгалтерии | Сроки передачи в архив | ||||||||
| Коли-чество экземп ляров | Лицо, ответственное за выпис-ку | Лицо, ответственное за выпол-нение | Срок выпол-нения | Лицо, ответственное за проверку | Лицо, кото-рое предос-тавляет доку-мент | Порядок и срок предостав-ления | Лицо, ответственное за обработку | Срок выпол-нения | Лицо, ответствен-ное за фор-миро-вание дел | Лицо, ответствен-ное за фор-миро-вание дел | Срок выполнения | |
Каждому работнику, указанному в данном графике, выдается выписка из такого графика.
4. Основные этапы организации первичного учета
В бухгалтерском учете документ – это безусловное письменное доказательство свершения хозяйственной операции.
Классификация документов
1. По месту составления: внутренние; внешние.
2. По назначению: распорядительные; оправдательные (исполни-тельные); комбинированные.
3. По способу охвата информации: разовые; накопительные.
4. По объему отражения хозяйственных операций: первичные; сводные.
5. По методу отражения хозяйственных операций: материальные; денежные; расчетные.
6. По форме носителей информации: бумажные и электронные.
Первичные документы – документ, содержащий 1 хозяйственную операцию и подтверждающий ее осуществление.
Процессы глобализации привели к созданию на предприятиях электронных документов и, соответственно к организации на предприятии электронного документооборота. Основным Законом, регулирующим оформление хозяйственных операций электронными документами является Закон Украины «Об электронных документах и электронном документо-обороте» № 851-IV от 2003 г. с изменениями и дополнениями.
Электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, которые предусматривают обязательные реквизиты документов, в т.ч. электронную цифровую подпись. Первичные документы при электронном документообороте создаются в подразделениях предприятия на компьютерах, подключенных к локальной компьютерной сети и регистрируются в компьютерном журнале регистрации первичных документов, а также могут не иметь бумажных аналогов. Юридически, электронный документ приравнивается к бумажному, кроме таких документов, как свидетельства на право собственности и документы, которые по законодательству составляются только в одном экземпляре.
Порядок применения электронной цифровой подписи регулируется Законом Украины «Об электронной цифровой подписи» № 852-IV от 2003 г. с изменениями и дополнениями. В соответствии с данным законом электронная цифровая подпись – это вид электронной подписи, полученной в результате криптографического (закрытого) превращения набора электронных данных, которая дает возможность идентифицировать лицо, подписавшего электронный документ и гарантировать неизменность документа с момента его подписания.
Каждый пользователь, имеющий право электронной подписи имеет два ключа: – закрытый – это параметр криптографического алгоритма формиро-вания электронной информации, доступный только данному лицу;
– открытый – параметр криптографического алгоритма проверки элект-ронной цифровой подписи, доступной субъектам отношений в сфере исполь-зования электронной цифровой подписи.
Проставление электронной подписи – это последний этап создания электронного документа, после которого документ получает юридическую силу и может копироваться и пересылаться получателю. Необходимо соблюдать правила использования электронной подписи с целью обеспечения безопасности и надежности его использования.
Электронный документооборот – это совокупность процессов созда-ния, обработки, отправления, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов с использованием проверки их целостности и наличия, а при необходимости подтверждения факта полу-чения таких документов.
В соответствии Законом Украины «О бухг. Учете и финн отчетности в Украине» если предприятия ведут электронный документооборот, они должны параллельно составлять копии электронных документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций и правоохранительных органов в пределах, предусмотренных законодательством Украины.
Организация первичного учета содержит следующие этапы:
1. Организация оформления первичных документов.
2. Организация приема первичных документов.
3. Организация проверки первичных документов.
4. Организация обработки первичных документов.
5. Организация архивизации и утилизации.
Организация оформления первичных документов
Первичные документы должны быть составлены в момент осуществления операции, а если это не возможно – непосредственно после ее завершения. Руководитель предприятия обеспечивает фиксацию фактов осуществления всех совершенных хозяйственных операций, в первичных документах. Наибольший экономический эффект достигается ежедневной обработкой и записью всех документов.
Для упрощения процесса создания документов осуществляется их унификация (однотипность на основе установления их оптимального количества) и типизация.
Для контроля и внедрения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы. Уменьшение количества первичных документов можно достичь за счет:
1. Использования многодневных и накопительных в место разовых (например, ЛЗК в место требований или накладных).
2. Устранение лишней детализации (например, расценки за сбор помидоров может быть установлены в зависимости от массы собранных овощей или отдельно за сбор помидоров, сортировку и погрузку в машину).
3. Уменьшение количества копий документов, что позволит уменьшить затраты труда на их выписку, сверку, сравнение, обработку, хранение.
4. Объединение первичного документа с учетным регистром (например, отпуск со склада материалов без накладной, а только подпись получателя в книге складского учета и там же составление бухгалтерской проводки по итогам данного регистра – не всегда оправданно).
5. Использования компьютерной (автоматизированной) формы учета.
Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях.
Первичный документ содержит обязательные реквизиты, которые определяют содержание хозяйственных операций и дают документу доказательную силу. Это:
1. Название документа.
2. Дата и место составления.
3. Название предприятия, от имени которого составлен документ.
4. Содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения.
5. Должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления.
6. Личные подписи и их расшифровки (ФИО) лиц, принимающих участие в осуществлении хозяйственной операции.
Если документ не имеет хотя бы одного обязательного реквизита, то он не может быть основанием для совершения хозяйственной операции. Для присвоения номеров первичным документам, необходимо вести книги регистрации первичных документов или журнал их регистрации.
Первичный документ может содержать дополнительные реквизиты ( снование для осуществления хозяйственной операции, реквизиты документа, который удостоверяет личность получателя, идентификационный код предприятия и т.д.).
Руководитель предприятия после согласования с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, давать разрешение на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском ТМЦ, ДС, НА, ОС и т.д. На входящих первичных документах (ПД) ставится резолюция главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем предприятия. ПД по учету движения ДС подписывает директор и главный бухгалтер.
ПД составляются на бланках типовых форм, утвержденных Министерством статистики Украины, на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины и на бланках, изготовленных самостоятельно с обязательным содержанием типовых и специализированных реквизитов. Кроме того, разработанные самостоятельно ПД должны быть утверждены в Приказе об учетной политике предприятия, а формы этих документов являются одним из приложений к данному приказу. ПД составляются на украинском языке,наряду с украинским языком может использоваться и другой язык в порядке, определенном ст. 11 Закона «О языках в Украине» от 28.10.1989 г. №8312-ХІ.
Ошибки в первичных документах.
1. В ПД по движению ДС (кассовых и банковских) и ценных бумаг не допускаются – выписывается новый документ.
2. В других ПД исправления производится с согласия лица, оформившего и подписавшего документ с указанием даты внесения изменений (корректурный метод). Исправления осуществляется следующим образом:
– зачеркиваются в документах неверные данные одной чертой;
– возле зачеркнутой записи проставляются правильные данные и текст;
– на полях документа ставится подпись «Исправлено на ….(полностью повторяется текст новой записи)».
– лицо, которое внесло изменения, подписывается под записью на полях и ставит дату исправления;
– документ, в который были внесены изменения, ещё раз подписывают все лица, которые подписали его раньше под записью внесения изменений.
Неправильное составление первичных документов или их отсутствие – одна из причин возникновения конфликтов с работниками, партнерами по деятельности, налоговыми органами.