Первичная документация по учету кадров, труда и заработной платы

Первичными документами по учету движения личного состава организации являются:

1. Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1) – составляется на каждого члена трудового коллектива. Указывается в качестве кого он будет работать, разряд, оклад, испытательный срок. Подписывается руководителем. С содержанием приказа знакомят работника под расписку.

2. Личная карточка (форма № Т-2) – заполняется на каждого работника в одном экземпляре и содержит общие сведения о работнике.

3. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) – составляется в двух экземплярах при оформлении перевода работника из одного производственного подразделения в другое (1 экз. – в отдел кадров; 2 экз. – в бухгалтерию).

4. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т - ) – содержит необходимые сведения для начисления отпускных.

5. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма № Т-8) – составляется в двух экземплярах. Указывается причина увольнения.

Первичными документами по учету труда и заработной платы являются:

1. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) или табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13 – используется при автоматизированном учете) – предназначен для учета использования рабочего времени за каждый день и начисления заработной платы.

Существует два метода ведения табеля учета использования рабочего времени:

· метод сплошной регистрации явок и неявок на работу. Наиболее приемлем при оплате труда по тарифным ставкам и при неустойчивом режиме.

· метод регистрации отклонений, когда дни явки считаются по плановому графику, а дни неявок и отклонений от нормального режима труда отражаются буквенными или цифровыми кодами.

Контроль за использованием рабочего времени возлагается на руководителей производственных подразделений. В табель записывается весь личный состав подразделения с указанием табельных номеров. Ежедневно в табеле делаются отметки о явках и неявках на работу по числам месяца с промежуточными итогами за первую и вторую половину месяца. В конце месяца подводится общий итог отработанного каждым работником рабочего времени и дней неявок на работу с указанием их причины.

В растениеводстве для учета затраченного труда, объема выполненных работ, начисления заработка используют:

2. Учетный лист тракториста – машиниста (форма № 133-АПК) – используют для учета полевых и стационарных работ, выполненных тракторами, комбайнами и другими самоходными машинами. Заполняется на каждого тракториста-машиниста отдельно. Учет ведут по мере выполнения работ по видам с указанием, под какие культуры они выполнялись. По датам выполнения работ записывают количество отработанных часов, норму выработки, расценку, фактический объем работ в натуре и в условных эталонных гектарах, расход горючего по норме и фактически. Учетный лист ведет бригадир или учетчик, подписывают тракторист-машинист, бригадир и утверждает агроном.

3. Путевой лист трактора (форма № 134-АПК) – используют для учета работы тракторов на транспортных работах. В документе отражают количество отработанных часов и дней, пробег всего и в том числе с грузом, количество перевезенного груза и выполненных тонно-километров, условных эталонных гектаров, отработанных машино-дней, расход горючего по норме и фактически, суммы начисленной оплаты труда по ее видам.

4. Учетный лист труда и выполненных работ (форма № 131-АПК (для бригады) и № 132-АПК) – используют для учета ручных работ и работ, выполненных с использованием живой тягловой силы. Ежедневно в нем отражают наименование культур и выполненных работ, расценку, норму выработки, количество отработанных часов, объем фактически выполненных работ, сумму оплаты труда по ее видам.

В животноводствезаработную плату начисляют в зависимости от количества и качества получаемой продукции, поэтому для учета выработки и подсчета заработка используют данные первичных документов по учету движения животных: так на основании акта на оприходование приплода животных (форма № 211-АПК или СП-39) начисляют заработную плату дояркам, скотникам, чабанам; данные акта на перевод животных из группы в группу (форма № 214-АПК или СП-47) используется для начисления заработной платы свинарям, конюхам и чабанам; ведомость взвешивания животных (форма № 216-АПК или СП-43) и расчет прироста животных (форма № 217-АПК или СП-44) служат основанием для начисления заработка телятницам, скотникам, свинарям; по данным журнала учета надоя молока (форма № 176-АПК или СП-21) начисляют заработную плату дояркам; акт настрига и приема шерсти (форма № 181-АПК или СП-24) служит основанием для начисления заработной платы работниками овцеводства.

5. Расчет начисления заработной платы (оплаты труда) работникам животноводства (форма № 135-АПК) – применяется для начисления заработной платы работникам животноводства с учетом отработанного времени и объема выполненных работ, на которые установлены сдельные расценки. В расчете указывают ФИО работников, количество отработанного времени, расценки и объем выполненных работ. Составляет расчет заведующий фермой, бригадир или учетчик, утверждает зоотехник.

На вспомогательных и промышленных производствахприменяют:

6. Наряд на сдельную работу (для бригады, форма № 136-АПК или индивидуальный, форма № 137-АПК) – для учета объема выполненных работ, затрат труда и начисления заработной платы. В течение месяца в нем отражают выполненные работы и ведут учет рабочего времени. После выполнения задания или в конце месяца рассчитывают общую сумму оплаты плата и распределяют между работниками бригады пропорционально отработанного времени с учетом разряда работника.

7. Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4с – сдельный, или 4п- повременный) - для учета выполненной работы и начисления заработной платы шоферам и грузчикам. Он выписывается на один день или рейс, отражает данные о количестве перевезенного груза, расстоянии, расходе горючего по норме и фактически.

8. Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) - для учета выполненной работы и начисления заработной платы шоферам. Выдается на день или смену.

9. Путевой лист автобуса (форма №6) – для учета выполненной работы и начисления заработной платы водителям автобусов.