Глава 3 Безопасность и экологичность решения проекта
3.1 Охрана труда
3.1.1 Общая характеристика охраны труда, анализ потенциальных опасностей и вредностей на ООО "Стройматериалы"
ООО "Стройматериалы"- торговое предприятие, обеспечивающее потребителей товарами строительного назначения, которое предоставляет покупателям услуги по непосредственной продаже готовых товаров и доведения их до состояния, пригодного к использованию. В составе основных средств предприятие имеет токарный станок, предназначенный для придания металлическим деталям, входящим в ассортимент товаров предприятия окончательную форму и размер в результате механической обработки заготовки резанием, которое осуществляется путем последовательного удаления режущим инструментом (например, резцом) тонких слоев материала (стружки) с поверхности заготовки и фрезерный станок, который предназначен для обработки деталей из черных и цветных металлов цилиндрическими и концевыми фрезами.
Организация труда работы со станками подразумевает создание условий для высокопроизводительной работы, механизацию и автоматизацию производственного процесса, ритмичное снабжение рабочего места сырьем и материалами, повышение квалификации рабочего, общую безопасность работы.
Работа на фрезерных и токарных станках может сопровождаться наличием ряда вредных и опасных производственных факторов, в том числе:
- электрический ток;
-мелкая стружка;
- отлетающие кусочки металла или деревянной стружки;
- высокая температура поверхности обработки;
- движущиеся машины и механизмы;
- повышенный уровень вибрации и так далее.
Отдельным опасным фактором при работе на электрических станка следует считать электробезопасность.
Каждый рабочий обязан знать основные правила электробезопасности при работе со станком:
1) Все токоведущие и токопроводящие средства должны быть изолированы и закрыты;
2) Неисправности электроаппаратуры управления станком должен устранять электромонтер;
3) Корпуса станка и электродвигателя должны быть надежно заземлены;
4) При появлении искр или ощущении тока от соприкосновения со станком необходимо прекратить работу и вызвать электромонтера, чтобы он устранил неисправности в станке.
Для повышения электробезопасности токарного, фрезерного и других электроприемников используют аппараты защиты.
3.1.2 Выбор аппаратов защиты в электроустройствах
Аппараты защиты служат для отключения электроприемников при возникновении в них ненормальных режимов, угрожающих работоспособности самих электроприемников и безопасности обслуживающего персонала.
В частности, являясь одним из элементов системы защитного зануления (система T№), аппараты защиты должны обеспечивать надежное и быстрое отключение электроприемников при повреждении основной изоляции на открытые проводящие части, предотвращая тем самым опасность косвенного прикосновения. Следовательно, от правильного выбора аппаратов защиты и их параметров существенно зависят и эффективность системы защитного зануления и электробезопасность обслуживающего персонала.
Требования к аппаратам защиты:
Для эффективного выполнения своих защитных функций аппараты защиты должны отвечать следующим требованиям:
- высокая чувствительность, которая проявляется в способности аппаратов защиты реагировать на достаточно малые отклонения режима работы электроприемника от нормального, что оказывает непосредственное влияние на степень безопасности обслуживающего персонала.
- недопустимость ложных отключений. Аппараты защиты должны надежно отключать электроприемники при возникновении аварийного режима, но не допускать отключения электроприемников при кратковременных токовых перегрузках (пусковые токи, броски тока при технологических перегрузках и тому подобное).
- малое время отключения. Под временем отключения понимают период времени с момента возникновения аварийного режима до момента разрыва цепи тока аппаратом защиты. Чем меньше время отключения, тем выше степень безопасности, так как с уменьшением времени прохождения тока через тело человека опасность воздействия тока снижается.
- селективность (избирательность) действия. Селективность действия аппаратов защиты проявляется в их способности отключать от сети только поврежденные электроприемники и не допускать отключения исправных. Иными словами, под селективным действием аппаратов защиты следует понимать такую их работу, когда на появление ненормального режима работы (короткие замыкания, перегрузки и тому подобное) реагирует только ближайший к поврежденному электроприемнику аппарат защиты и не реагируют более удаленные аппараты. Это требование очень важное, так как не селективность действия аппаратов защиты приводит к ложному отключению исправных электроприемников, что может иметь нежелательные последствия.
Приведенные выше требования обязательно должны учитываться при выборе аппаратов защиты и их технических характеристик.
В настоящее время в электроустановках применяется целый ряд аппаратов защиты: плавкие предохранители, воздушные автоматические выключатели (автоматы), реле защиты, устройства защитного отключения (УЗО).
В ООО "Стройматериалы" при работе с токарным и фрезерным станками для предупреждения опасности перебоя электричества используется автоматический выключатель.
Автоматические выключатели (автоматы). Автоматические выключатели предназначены для включения, выключения и защиты электроприемников при токовых перегрузках и коротких замыканиях.
Автоматические выключатели относятся к коммутационным аппаратам ручного управления. Включение и выключение автоматов может производиться вручную, а при ненормальных режимах работы электроустановки (токовые перегрузки, короткие замыкания) отключение происходит автоматически.
Основным узлом, обеспечивающим автоматическое срабатывание автомата при ненормальном режиме, является расцепитель. По принципу действия применяемые в автоматах расцепители бывают электромагнитные, тепловые и комбинированные.
Принцип работы автомата с электромагнитным расцепителем можно упрощенно пояснить схемой, изображенной на рис 3. 1.
Рисунок 3.1- Принцип работы автомата с электромагнитным расцепителем
Ручным нажатием включающей кнопки или поворотом соответствующей рукоятки подвижный контакт 1 автомата замыкается и удерживается во включенном состоянии защелкой 2, по электрической цепи протекает ток I. Проходя по обмотке 3 электромагнитного расцепителя, ток I создает втягивающее усилие F, стремящееся притянуть якорь 4 к сердечнику 5 электромагнита. Однако, этому притяжению противодействует пружина 6, которая одновременно обеспечивает и надежное сцепление защелки 2.
Как только ток I достигает установленного значения, равного току срабатывания (установки) расцепителя Iуст.эм, втягивающее усилие F электромагнита преодолевает сопротивление пружины 6, якорь 4 притягивается к сердечнику 5, рычаг 7 поворачивается по часовой стрелке и освобождает защелку 2. Под действием пружины 8 контакт 1 размыкается и цепь тока автоматически прерывается, т.е. происходит выключение автомата.
Особенностью автоматов с электромагнитными расцепителями является их безынерционность, благодаря чему они способны осуществлять мгновенное отключение электроустановок без выдержки времени (токовую отсечку). При использовании автомата в системе защитного зануления (система T№). Эта особенность является существенным достоинством, так как способствует выполнению требований ПУЭ к быстродействию защиты при коротких замыканиях.
В автоматах с тепловым расцепителем основным элементом, осуществляющим выключение автомата при токовых перегрузках, является биметаллическая пластина. Она представляет собой элемент, состоящих из двух жестко соединенных между собой пластин, выполненных из металлов с разными коэффициентами теплового линейного расширения. При токовых перегрузках оба элемента биметаллической пластины нагреваются и удлиняются. Но поскольку коэффициенты теплового линейного расширения у них разные, то один из элементов удлиняется больше другого. В результате этого биметаллическая пластина изгибается и, воздействуя на механизм свободного расцепления, освобождает защелку, что приводит к выключению автомата.
Особенностью автоматов с тепловыми расцепителями является их тепловая инерционность, из-за которой их выключение происходит не мгновенно, а с выдержкой времени. Причем, чем больше токовая перегрузка, тем быстрее возрастает температура биметаллической пластины, тем быстрее она изгибается и производит отключение автомата. Таким образом, тепловые расцепители имеют обратно зависимую от тока временную характеристику, что позволяет избежать ложных отключений электроустановок при кратковременных токовых перегрузках (например, при пусковых токах электродвигателей).
В автоматах с комбинированным расцепителем имеется и электромагнитный элемент и биметаллическая пластина. Такие автоматы позволяют осуществлять токовую отсечку (мгновенное срабатывание) при коротких замыканиях и отключение электроприемников с обратно зависимой от тока выдержкой времени при токовых перегрузках, не допуская при этом ложного отключения при кратковременных перегрузках, не опасных для электроприемников (например, при пуске электродвигателей).
Для выбора автоматов используются их следующие технические характеристики:
- номинальное напряжение автомата (UА) – напряжение, соответствующее наибольшему номинальному напряжению электрических сетей, в которых разрешается применять данный автомат;
- номинальный ток автомата (IА) – наибольший ток, на который рассчитаны токоведущие части и контакты автомата, равный наибольшему из номинальных токов расцепителя;
- номинальный ток расцепителя автомата (магнитного Iэм, теплового Iт или комбинированного Iкомб) – наибольший ток, на который рассчитан расцепитель автомата для длительной работы, не вызывающий срабатывания расцепителя;
- ток уставки (срабатывания) расцепителя (Iуст.эм, Iуст.т) – наименьший ток, при котором срабатывает расцепитель автомата.
Типы применяемых в настоящее время автоматов весьма разнообразны и их технические характеристики приведены в соответствующих справочниках и каталогах. Технические данные некоторых автоматов приведены в таблице 3.1:
Таблица 3.1- Технические данные автоматов серии А3100
| Тип автомата | Номинальный ток автомата, IА, А | Комбинированный расцепитель | |
| Номинальный ток, Iкомб, А | Ток установки мгновенного срабатывания, Iуст.эм, А | ||
| А3110 | |||
| А3130 |
Последовательность расчета и выбора автоматических выключателей:
1) Определяется номинальный ток электроприемника по формуле (3.1):
Iн = 1000 P ( 3.1)
√3 ∙ Uл ∙ cosj ∙ h
где P – номинальная мощность на валу электродвигателя, кВт;
Uл – номинальное линейное напряжение (напряжение между фазами) сети, В;
cosj – номинальный коэффициент мощности, показывающий какая часть полной мощности, потребляемой электродвигателем из сети, идет на выполнение полезной работы;
h – номинальный коэффициент полезного действия электродвигателя.
2) Для электрического двигателя с короткозамкнутым ротором определяется пусковой ток по формуле (3.2):
Iпуск = Kп ∙ Iн, (3.2)
где Iпуск – пусковой ток электродвигателя, А;
Iн – номинальный ток электродвигателя, А;
Kп – коэффициент кратности пускового тока, показывающий во сколько раз пусковой ток электродвигателя превышает номинальный ток.
3) По номинальному току электроприемника выбирается автоматический выключатель (таблица 3.1) с соблюдением условия Iуст.эм ≥ Iпуск ;
Исходные данные:
- напряжение сети 380/220 В;
- технические характеристики электрического двигателя: P=14 кВт, Kп=5, cosj=0,85, h=0,87, условия пуска тяжелые.
Определим номинальный ток электрического двигателя по формуле (3.1)
Iн = (1000 ∙ 14) / 1,73∙ 380∙ 0,85 ∙0,87= 28,8А
Определим пусковой ток электродвигателя по формуле (3.2)
Iпуск = 5 ∙ 28,8=144 А.
По таблице 3.1 выбираем автоматический выключатель А 3110 с номинальным током IА=30 А.
Проверяем выполнение условия: Iуст.эм ≥ Iпуск
Iуст.эм = 300А > Iпуск = 144А ∙ Iуст.эм
Условие выполняется.
Следует отметить, что автоматы, не смотря на их более высокую стоимость и сложность конструкции, имеют ряд преимуществ перед другими видами предохранителей. Они более удобны в эксплуатации, надежны и безопасны для обслуживающего персонала. Автоматы всегда готовы к быстрому повторному включению, обладают многократностью действия, обеспечивают одновременное отключение всех фаз поврежденной цепи, не допуская неполнофазных отключений, приводящих к ненормальному режиму работы электроустановок на двух фазах. Наличие в автоматах различных типов расцепителей дает более широкие возможности производить быструю селективную защиту электроустановок при коротких замыканиях и токовых перегрузках, не допуская при этом ложных отключений.
3.2 Охрана окружающей среды
3.2.1 Общая характеристика влияния на окружающую среду работы ООО "Стройматериалы"
ООО "Стройматериалы"- торговое предприятие, обеспечивающее потребителей товарами строительного назначения, которое предоставляет покупателям услуги по непосредственной продаже готовых товаров и доведения их до состояния, пригодного к использованию. В составе основных средств предприятие имеет складские помещениях, в которых осуществляется хранение товаров, сыпучих( цемент) и жидких( лакокрасочные изделия, при проливке которых выделяются пары аэрозоля красок), токарный и фрезерный станки, предназначенные для придания металлическим деталям, входящим в ассортимент товаров предприятия окончательную форму и размер в результате механической обработки, что вызывает металлическую и абразивную пыль. Отопление предприятии в зимние периоды осуществляется дровами, вывод продуктов сгорания осуществляется с помощью дымовой трубы. В результате сгорания твердого топлива в атмосферу выделяются оксиды серы, азота и углерода и летучая зола с частицами несгоревшего топлива.
Чтобы снизить влияние вредных веществ на окружающую среду, предприятие построено с подветренной стороны по отношению к жилым районам.
Кроме того, рекомендуется увеличить высоту дымовой трубы, чтобы обеспечить хорошее разбавление примесей путём обтекания воздуха вокруг здания.
Также в качестве основных средств на ООО "Стройматериалы" имеет два компьютера и два легковых автомобиля с прицепом, предназначенные для перевозки грузов.
При работе компьютер образует вокруг себя электростатическое поле, которое деионизирует окружающую среду, а при нагревании платы и корпус
монитора испускают в воздух вредные вещества и уменьшают влажность воздуха. Для защиты от электромагнитного излучения компьютера рекомендуется:
- приобрести жидкокристаллический монитор, поскольку его излучение значительно меньше, чем у распространённых ЭЛТ мониторов (монитор с электроннолучевой трубкой);
- в связи с тем что электромагнитное излучение от стенок монитора намного больше, поставить монитор в угол, так что бы излучение поглощалось стенами;
- компьютер должен быть заземлён.
Каждый автомобиль выбрасывает в атмосферу с отработавшими газами около 200 различных компонентов. Самая большая группа соединений углеводороды.
К основным токсичным выбросам автомобиля относятся: отработавшие газы (ОГ), картерные газы и топливные испарения. Отработавшие газы, выбрасываемые двигателем, содержат окись углерода (СО), углеводороды (СХHY), окислы азота (NOX), бенз(а)пирен, альдегиды и сажу. Картерные газы – это смесь части отработавших газов, проникшей через неплотности поршневых колец в картер двигателя, с парами моторного масла. Топливные испарения поступают в окружающую среду из системы питания двигателя: стыков, шлангов и т.д. Распределение основных компонентов выбросов у карбюраторного двигателя следующее: отработавшие газы содержат 95% СО, 55% СХHY и 98% NOX, картерные газы по – 5% СХHY, 2% NOX, а топливные испарения – до 40% СХHY.
Многообразие продуктов выхлопов автомобильных двигателей может быть классифицировано по группам, сходным по характеру воздействия на организмы или химической структуре и свойствам:
1) нетоксичные вещества: азот, кислород, водород, водяной пар и углекислый газ, содержание которых в атмосфере в обычных условиях не достигает уровня, вредного для человека;
2) моноксид углерода, наличие которого характерно для выхлопов бензиновых двигателей;
3) оксиды азота (~ 98% NО,~ 2% NO2), которые по мере пребывания в атмосфере соединяются с кислородом;
4) углеводороды (алкаин, алкены, алкадиены, цикланы, ароматические соединения);
5) альдегиды;
6) сажа;
7) соединения свинца.
8) серистый ангидрид.
За загрязнение окружающей среды ООО "Стройматериалы" осуществляет платежи, приведенные в таблице:
Таблица 3.2- Платежи за загрязнение окружающей среды ООО "Стройматериалы"
| Годы | За выбросы в атмосферу от стационарных источников | За выбросы в атмосферу от передвижных источников | За размещение отходов | За сброс сточных вод | Итого |
| - | |||||
| - | |||||
| - |
Размер платежей от стационарных источников за 2006 год ( 924 руб) вырос на 10% по сравнению с 2005 годом( 840 руб) за счет роста коэффициента индексации на 7 %.
Размер платежей за выбросы в атмосферу от передвижных источников и за размещение отходов также выросли на 7% в связи с ростом коэффициента индексации( 2005 г – 1,2; 2006 г- 1,3; 2007 г -1,4).
3.2.2 Расчет выбросов в атмосферу загрязняющих веществ от подвижных источников
Плата за выбросы загрязняющих веществ передвижными транспортными средствами определяется по расходу топлива G, руб./год, и составляет:
П= G ∙ Цт ∙ Ки ∙Кэ ∙ Кг ∙ Кт, (3.3)
где Цт – норматив платы за загрязнение атмосферы выбросами передвижных источников при сжигании тонны топлива, руб./год;
G- расход топлива, т/год.
Кэ – коэффициент, учитывающий экологическую ситуацию в Краснодарском крае принимается Кэ=1,6 для Северо-Кавказского региона (для атмосферного воздуха городов с дополнительным коэффициентом 1,2;
Ки – коэффициент индексации.
Фактический расход топлива Q в кг на 100 км пробега по эксплуатационным данным определяется по формуле (3.4):
Q=3,36+16,149 ∙ 104 П+ 10,227 ∙ 108 П2, кг/100 км, (3.4)
где П- комплексный показатель, равный для легковых автомобилей
П л.а. = (0,2...0,3) ∙ 104, кг ∙ л/к Вт2 ∙ мин -1
Тогда расход топлива одним автотранспортным средством при пробеге L = 10000 км/год равен:
G=(3,36+16,149 ∙ 104 П+ 10,227 ∙ 108∙ П2) L ∙ 10-5= (3,36+16,149 ∙104 ∙0,3 ∙ 10-4 +
+ 10,227 ∙ 108 ∙ 0,32 ∙ 10-8) 104 ∙ 10-5= 174,09 т/год
Плата за выбросы загрязняющих веществ при сжигании 174,09 т/год топлива на один автомобиль составит:
П 2005 = G ∙ Цт ∙ Ки ∙Кэ ∙ Кг ∙ Кт = 174,09 ∙ 1,3 ∙1,2 ∙ 1,6 ∙1,2 ∙1 = 521,43 руб.
П 2006 = G ∙ Цт ∙ Ки ∙Кэ ∙ Кг ∙ Кт = 174,09 ∙ 1,3 ∙1,3 ∙1,6 ∙1,2 ∙1 = 564,89 руб.
П 2007 = G ∙ Цт ∙ Ки ∙Кэ ∙ Кг ∙ Кт = 174,09 ∙ 1,3 ∙1,4 ∙1,6 ∙1,2 ∙1 = 608,34 руб.
Плата за два автомобиля составит:
П 2005 = 1043 руб.
П 2006 = 1130 руб.
П 2007 = 1217 руб.
Так как выбросы не превышали ПДВ, плата относится на себестоимость.
Мероприятия по снижению вредных выбросов от автомобилей:
- совершенствование двигателя с целью снижения потребления топлива автомобилем;
- перевод двигателя на более экологически чистый вид топлива( газ);
- использование автомобиля только в случае необходимости.
Автор дипломной работы _______________________ Сегов А.С.
Руководитель дипломной работы _______________________ Маслов К.В.
Глава 4 Мероприятия по совершенствованию системы бухгалтерского учета на ООО "Стройматериалы"
4.1 Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии на базе лицензионной программы 1С: "Торговля и склад"
Одним из недостатков, выявленных в ходе ведения бухгалтерского учета на ООО "Стройматериалы" является использование устаревшей программы 1С: "Бухгалтерия 7.7" и использование его нелицензионной копии.
Использование нелицензионных копий программ является нарушением авторских прав и может повлечь за собой привлечение к юридической ответственности. За нарушение авторских прав на программные продукты российским законодательством предусмотрена гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.
Согласно статьи 146 УК РФ (часть 2), "незаконное использование объектов авторского права или смежных прав, а равно приобретение, хранение, перевозка контрафактных экземпляров произведений или фонограмм в целях сбыта, совершенные в крупном размере, наказываются штрафом в размере от 200 до 400 МРОТ или в размере заработной платы или иного дохода за период от двух до четырех месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо лишением свободы на срок до двух лет".
Нарушение требований закона об авторских правах может негативно отразиться на репутации компании.
Нелицензионные копии программного обеспечения могут стать причиной несовместимости программ, которые в обычных условиях хорошо взаимодействуют друг с другом. Так как распространение технологий происходило без должного контроля, могут одновременно использоваться различные программные платформы и версии, что вызывает проблемы взаимодействия. Управление программным обеспечением помогает решать эти вопросы, что способствует совершенствованию технологического процесса и повышению эффективности труда.
Производитель программного обеспечения не предоставляет технической поддержки нелицензионных копий продуктов. При возникновении технической проблемы, тормозящей работу, организации придется самостоятельно заниматься ее решением. Также предприятие не будет иметь право на приобретение версий "обновление" для имеющихся продуктов.
Кроме того, в "пиратских" копиях программного обеспечения могут содержаться вирусы, способные поражать отдельные компьютеры и целые сети. Вирусы могут вызвать безвозвратную потерю данных, что чревато очень серьезными последствиями.
Судебные разбирательства, подорванная репутация, компьютерные вирусы, отсутствие права на техническую поддержку и проблемы совместимости программного обеспечения приводят к потерям времени, что выливается в убытки для предприятия.
ООО "Стройматериалы" для ведения автоматизированного бухгалтерского учета использует нелицензионную программу "1С: Бухгалтерия 7.7"
Типовая конфигурация "1С:Бухгалтерии" соответствует принятой методологии бухгалтерского учета в торговых организациях и позволяет вести налоговый учет в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ. Предусмотрен как ручной ввод операций, так и работа "от документа" с автоматическим формированием проводок по различным разделам учета.
Однако, несмотря на многочисленные преимущества программы "1С:Бухгалтерия" 7.7 использования ее недостаточно для рационального и полного ведения автоматизированного бухгалтерского учета. Кроме здания администрации и магазина на территории ООО "Стройматериалы" существуют также склады, используемые для хранения товаров, предназначенных для перепродажи. Программа "1С:Бухгалтерия" 7.7 не полностью отражает хозяйственные операции, связанные с передвижением товаров на складах. Поэтому предлагается заменить нелицензионную версию "1С:Бухгалтерии" на лицензионную 1С: "Торговля и склад", которая более соответствует специфике торгового предприятия.
Типовая конфигурация 1С: "Торговля и Склад" позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета:
а) операции по банку и кассе;
б) основные средства и нематериальные активы;
в) товары;
г) взаиморасчеты с организациями;
д) расчеты с подотчетными лицами;
ж) начисление зарплаты;
з) расчет НДФЛ и ЕСН;
и) расчеты с бюджетом и другое.
Помимо этого, она предусматривает возможности:
- вести учет складских операций;
- вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости;
- вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию, оформлять закупку и продажу товаров;
- производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;
- вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;
- формировать необходимые первичные документы;
- оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет;
- выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;
- вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;
- вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;
- вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату;
- получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;
- автоматически формировать бухгалтерские проводки;
Преимущества программы "1С: Торговля и склад":
- современный интерфейс;
- работа с торговым оборудованием;
- развитые средства администрирования;
- автоматизация любых торговых и складских операций;
- надежность и безопасность;
- масштабируемость;
- открытость и доступность;
- гибкость и настраиваемость;
- работа с распределенными информационными базами.
"1С: Торговля и склад" содержит дополнительные средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:
- возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации;
- специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок;
- возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды;
- установка запрета на редактирование печатных форм документов;
- "запирание" системы пользователем при временном прекращении работы.
Благодаря гибкости и настраиваемости, программа может адаптироваться к особенностям торгового и складского учета конкретной организации.
Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы на любом предприятиии является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее
дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия.
При автоматизации бухгалтерского учета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.
Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.
В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.
Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из – за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского
учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля.
Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.
1) Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
2) Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции.
В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
3) Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
4) Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации.
Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
5) Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.
Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухгалтерский учет.
Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухгалтерского учета на предприятии. Это может выражаться в:
1) Упорядочении бухгалтерского учета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета 60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере это займет несколько минут.
2) Увеличении количества информации, получаемой из бухгалтерского учета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере – в нескольких.
3) Снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если
учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.
4) Повышение оперативности бухгалтерского учета. Если раньше, при бумажном учете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то с использованием автоматизации это прекратилось.
5) Повышении экономичности бухгалтерского учета. Во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие "подвластные" бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.
Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна – онане принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть "псевдоавтоматизацией".
Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета – это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухгалтерского учета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухгалтерского учета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.
Прежде чем внедрять новое программное обеспечение необходимо сначала подготовить бухгалтерский учет к автоматизации. Этот процесс включает в себя оптимизацию бухгалтерского учета.
Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные пограммы по автоматизации бухгалтерского учета – очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухгалтерского учета, а именно:
1) применяемый план счетов и использование конкретных счетов;
2) применяемая аналитика по различным счетам;
3) Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозяйственных операций;
4) Формы и содержание первичной документации;
5) Формы учетных регистров;
Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета.
Процесс настройки программного обеспечения "1С: Торговля и склад" включает в себя следующие этапы:
1) Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухгалтерского учета и постановкой задачи.
2) Этап обучения.
По окончании настройки программы начинается этап обучения персонала работе с ней.