Действующая система учета денежных средств на предприятии

Расчеты ООО "Стройматериалы" с предприятиями и физическими лицами могут осуществляться путем наличных и безналичных расчетов. Для работы с наличными денежными средствами организация имеет кассу и соблюдает требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Согласно им предприятие:

-приходует полученные денежные средства в кассу и хранит свободные денежные средства в банках;

- производит платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами- в пределах установленной суммы -100 000 рублей.

Для осуществления расчетов наличными деньгами предприятие имеет кассу и ведет кассовую книгу по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В кассе хранятся наличные деньги в пределах лимита, установленного обслуживающим банком.

ООО Стройматериалы" сдает в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим банком (хранить в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов можно только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней включая день получения денег в банке).

Также предприятие выдает наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы. При этом выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Все поступления и выдачи наличных денег учитыватся в кассовой книге, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью.

Для учета кассовых операций используются унифицированные формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. К ним относятся:

КО-1 "Приходный кассовый ордер";

КО-2 "Расходный кассовый ордер";

КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";

КО-4 "Кассовая книга";

КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств".

Ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации несет главный бухгалтер. С ним заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету – суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.

Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Главный бухгалтер несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб предприятию.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии главного бухгалтера. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности ( если есть). Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15).

Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход предприятия.

Типовые проводки по дебету счета 50:

Дебет 50- Кредит 51- поступление наличных денег в кассу с расчетного счета на выдаче заработной платы, премий, пособий и другие цели;

Дебет 50 -Кредит 60- возврат поставщиком в кассу излишне уплаченных ему денежных средств, возврат аванса под предстоящую поставку материальных ценностей;

Дебет 50- Кредит 70- отражены неиспользованные денежные средства, выданные под отчет и возвращенные в кассу;

Дебет 50- Кредит 75- оприходование наличных денежных средств, внесенных в качестве вклада в уставный капитал.

Типовые проводки по кредиту счета 50:

Дебет 51- Кредит 50 – внесены из кассы денежные средства для зачисления на расчетный счет;

Дебет 60- Кредит 50- выплачены суммы авансов поставщиком и подрядчиком под поставку товаров;

Дебет 70- Кредит 50 – уплачена из кассы заработная плата работникам;

Дебет 71- Кредит 50- наличные денежные средства выданы под отчет;

Дебет 94- Кредит 50- отражена недостача наличных денег в кассе организации при инвентаризации или ревизии кассы.

На расчетном счете ООО "Стройматериалы" сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, соцстраху, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и тому подобное. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основании приказа предприятия – владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта).

Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основании документов специальной формы, утвержденной им же. Из них наиболее распространенными являются: объявление на взнос наличными, чек(денежный), платежное поручение, расчетный чек, платежное требование -поручение.

ООО "Стройматериалы" периодически (ежедневно или в другие установленные банком сроки) получает от банка выписку из расчетного счета, то есть перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) – по дебету.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия предприятия ведет на счете 51 "Расчетный счет". Это активный счет, по дебету которого записываются остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение

задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.

Для отражения оборотов по кредиту счету 51 служит журнал-ордер №2. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета.

Типовые проводки по счету 51 "Расчетный счет":

Дебет 51/1- Кредит 51/2- переведены денежные средства с одного расчетного счета на другой;

Дебет 51- Кредит 62- денежные средства, поступившие от покупателя либо аванс зачислены на расчетный счет;

Дебет 51- Кредит 68- суммы налогов и сборов, излишне уплаченные, возвращены на расчетный счет;

Дебет 50 –Кредит 51- денежные средства, снятые с расчетного счета, оприходованы в кассу;

Дебет 60- Кредит 51- погашена задолженность перед поставщиками безналичными денежными средствами, выдан аванс поставщику;

Дебет 68- Кредит 51- уплачены с расчетного счета налоги и сборы в бюджет;

Дебет 69- Кредит 51- уплачен с расчетного счета ЕСН;

Дебет 71- Кредит 51 – выданы с расчетного счета денежные средства в подотчет.

ООО "Стройматериалы" ведет учет денежных средств с применением конторольно-кассового аппарата, зарегистрированного и опломбированного в налоговой инспекции по месту учета.

При работе с кассовым аппаратом заполняют следующие документы( унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132).

1 N КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины" (два экземпляра).

Это документ, куда записывают показания денежных и контрольных счетчиков до и после обнуления. Оформляется при вводе в эксплуатацию нового кассового аппарата и в некоторых других случаях комиссией, состоящей из главного или старшего бухгалтера, старшего кассира и кассира-операциониста, в присутствии представителя технического центра и налогового инспектора. Первый экземпляр отправляют в технический центр, второй остается у владельца.

2 N КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию" (один экземпляр).

Составляют при сдаче аппарата в ремонт или другой организации. Заверяется руководителем, старшим кассиром, кассиром, налоговым инспектором и специалистом центра техобслуживания.

3 N КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам" (один экземпляр).

Заполняют при возврате денежных средств. Визируется руководителем организации, заведующим отделом (секцией), старшим кассиром и кассиром-операционистом.

4 N КМ-4 "Журнал кассира-операциониста".

Контрольно-регистрационный документ показаний счетчиков. Применяется для учета приходных и расходных операций.

5 N КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста" (один экземпляр).

Содержит показания счетчиков кассового аппарата и размер выручки за рабочий день. Составляется ежедневно и вместе с выручкой сдается по приходному ордеру руководителю организации. Справку подписывают руководитель и кассир-операционист.

7 N КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (один экземпляр).

Сводный отчет за рабочий день. Формируется на основе справок кассиров-операционистов. Заверяется теми же лицами.

8 N КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ".

Заполняется специалистами центра техобслуживания. Хранится у руководителя организации или его заместителя.

9 N КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы".

Для записи результатов незапланированной проверки. Если ее проводит налоговый инспектор, акт составляется в трех экземплярах, если администрация фирмы – в двух.

Если необходимо формить возврат денежных средств заполняется акт по форме N КМ-3 с указанием номера и суммы чека. Акт подписывают руководитель организации, заведующий магазином и кассир-операционист.

Неиспользованные чеки, на которых обязательно должны стоять подпись директора и штамп "Погашено", наклеивают на лист бумаги, а в строке акта "Приложение" указывают их количество. Акт и чеки хранятся в бухгалтерии вместе с документами, накопленными за смену. Дневная выручка, отраженная в отчете, корректируется на сумму возврата.

Ни при возврате, ни при ошибке кассира сторнирующий чек не пробивается.