Вопрос 7. Способы исправления ошибочных записей в документах бухгалтерского учета и учетных регистрах.

В процессе ведения бухгалтерского учета, при отражении хозяйственных операций, в бухгалтерских документах и учетных регистрах, работниками, которые производят данные хозяйственные операции, могут быть допущены случайные ошибки. Характер этих ошибок разнообразен. Иногда в документах записывается неверный текст или неверная сумма, допускаются ошибки в подсчетах количественных или суммовых итогов и т.п. Данные ошибки могут быть выявлены как в ходе текущей регистрации, так и при составлении отчетности. Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется три способа:

1. корректурный;

2. способ красного сторно;

3. способ дополнительной проводки (контировка).

1) Сущность корректурного способа исправления ошибочных записей заключается в том, что неверная цифра, сумма, слово зачеркивается одной чертой. Сверху или рядом производится правильная запись. Одновременно с этим, на свободном поле листа делается оговорка: исправлено, в кавычках ставится правильная запись, ставится подпись лица, сделавшего исправление, и дата исправления. Данным методом можно исправлять ошибочные записи во всех бухгалтерских документах, кроме счетов бухгалтерского учета и бухгалтерских проводок.

Если ошибка допущена в счетах бухгалтерского учета, то, в зависимости от характера ошибки, применяются два других способа исправления ошибочных записей: красное сторно, дополнительная проводка.

2) Способ красного сторно основан на том, что по правилам, принятым в бухгалтерском учете, любая цифра, записанная красными чернилами, считается отрицательной (т.е. со знаком минус) и при подсчете итогов вычитается. Исходя из этого, при применении способа красного сторно, неправильная запись повторяется красными чернилами во всех учетных регистрах, где была допущена ошибка, а затем пишется правильная запись обычными чернилами.

В практике встречаются три вида ошибок, которые должны быть исправлены путем сторнирования:

А. Бухгалтерская контировка и записи по счетам сделаны необоснованно, т.к. хозяйственная операция вообще не имела места. Такая ошибка может быть исправлена одной «красной» контировкой, (проводкой) и записью в учетные регистры, которые погасят неправильную задолженность.

Б. Бухгалтерская контировка и записи по счетам сделаны на основе первичного документа и соответствуют сумме операции, но эта сумма отнесена на счета текущего учета не в соответствии с содержанием операции. Такая ошибка исправляется двумя контировками: красной, которая погашает ошибку, и новой контировкой, записываемой обычными чернилами, которая отражает правильное содержание хозяйственной операции. Например: Начислена з/п слесарю-ремонтникку в сумме 2 тыс. руб. Бухгалтер произвел запись: Д-т сч. 20 К-т сч. 70 2 тыс. руб. При составлении такой записи бухгалтер допустил ошибку в корреспонденции счетов. З/п слесарю-ремонтнику следовало отнести не на счет №20, а на счет №25 (как общепроизводственные расходы). Поэтому неправильная запись повторяется красными чернилами: Д-т сч. 25 К-т сч. 70 2 тыс. руб. и после этой записи обычными чернилами пишется правильная запись: Д-т сч. 25 К-т сч. 70 2 тыс. руб.

В. Счета в контировке указаны правильно, но сумма операции завышена. Например: сделана контировка-дебет сч. «Расчеты с персоналом по оплате труда» 50 тыс. руб., а кредит счета «Касса» 60 тыс. руб. В этом случае составляют красными чернилами контировку по счету «Касса» 10 тыс. руб.

3) Дополнительная проводка применяется в тех случаях, когда первоначальная бухгалтерская проводка (контировка) была составлена в заниженной сумме. Здесь в дополнение к первоначальной проводке, составляется новая проводка с указанием тех же корреспондирующих счетов на сумму допущенной ошибки. Дополнительная проводка пишется обычными чернилами.

Способы красного сторно и дополнительной проводки применяются не только для исправления случайных ошибок, но и для внесения уточнений в учетные регистры после отконений фактической себестоимеости продукции от плановой. При исправлении ошибок способом красного сторно и способом дополнительной проводки бухгалтер обязан составить справку, в которой указывается обоснованность исправления, а также указывается, что и как надлежит исправить.

В практике иногда в целях сокрытия результатов совершенного злоупотребления счетные работники делают необоснованные сторнировочные или дополнительные проводки, или же в справках, приложенных к ним, указывают неправильные данные. Поэтому встречающиеся в бухгалтерских документах и регистрах дополнительные записи произведенные красными и обычными чернилами необходимо подвергать тщательной проверке.