Инвентаризация запасов, отражение в учете ее результатов
Основными нормативными документами по проведению инвентаризации запасов являются:
- Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 г. №3321-XII, с изменениями и дополнениями;
- Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 г. №180.
С учетом специфики деятельности отдельных отраслей порядок проведения инвентаризации и документального оформления ее результатов может регулироваться также инструкциями соответствующих министерств и ведомств.
Инвентаризация запасов проводится комиссией, назначенной приказом руководителя организации, либо постановлением контролирующих органов. В крупных организациях может быть создана постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии. В распорядительном документе должны быть определены объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации.
Инвентаризация сырья, материалов, готовой продукции, тары, продукции подсобного сельского хозяйства, животных на выращивании и откорме (в том числе молодняка) проводится не реже одного раза в год, незавершенного производства и полуфабрикатов – не менее двух раз в год.
Инвентаризация производственных запасов в обязательном порядке проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1-го ноября.
Она также производится при смене собственника, реорганизации, ликвидации организации, при смене руководителя или главного бухгалтера, материально ответственных лиц (при коллективной или бригадной материальной ответственности – при выбытии более 50-ти % членов), по решению контролирующих органов и в других случаях, предусмотренных законодательно.
В комиссию включается председатель комиссии - представитель руководителя организации, назначившей инвентаризацию (руководитель или его заместитель, начальник структурного подразделения), специалист (работник бухгалтерии, экономист и др.).
Материально – ответственное лицо, у кого запасы находятся в подотчете, в состав комиссии не включается, но проверка фактического наличия этих запасов проводится при обязательном его участии, за исключением случаев, предусмотренных законодательно – длительная болезнь и др.
Председателю комиссии выдается приказ (постановление) или распоряжение на проведение инвентаризации, инвентаризационные описи или акты инвентаризации. В начале инвентаризации, после предъявления материально ответственному лицу приказа (постановления) или распоряжения, у него берется расписка о том, что он сдал в бухгалтерию или передал рабочей инвентаризационной комиссии все приходные и расходные документы, производственные запасы, находятся у него в подотчете, поступившие запасы оприходовал, а выбывшие списал в расход.
Материально ответственное лицо должно составить реестр приходных и расходных документов, имеющихся у него на момент инвентаризации со дня последнего отчета, сданного в бухгалтерию организации, или составить отчет и приложить к нему документы на поступление и выбытие запасов. Сомнительные документы следует перепроверять путем встречных проверок.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует эти документы с указанием «до инвентаризации на «____»(дата). Затем они передаются в бухгалтерию организации. Это является основанием для определения остатков запасов к началу инвентаризации по учетным данным.
Фактическое наличие производственных запасов при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Снятие остатков должно производиться в порядке расположения инвентаризируемых запасов на складе (кладовой), в иных местах их нахождения в присутствии материально – ответственного лица.
По активам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество может определяться на основании документов поставщика, с обязательной выборочной проверкой, то есть с вскрытием тары. Если выборочное вскрытие не выявило расхождений со сведениями, указанными в заводской маркировке на таре, допускается включение материалов в инвентаризационную ведомость по данным заводской упаковки. При выявлении расхождений, а также при снятии остатков материалов, находящихся в поврежденной таре, необходимо вскрыть всю тару и перепроверить количество запасов в ней.
Определение веса или объема навалочных материалов, метизной продукции допускается производить на основании обмеров, технических расчетов, взвешивания отдельно по каждому весовому активу, что должно быть оформлено актами обмеров, техническими расчетами, ведомостями отвесов, которые прилагаются к инвентаризационной описи.
При инвентаризации материалов, содержащих драгоценные металлы или драгоценные камни или полностью состоящие из них, в инвентаризационную комиссию должен быть включен работник организации, ответственный за их сбор, хранение и сдачу в государственный фонд или на переработку.
Оборотные активы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Они записываются в отдельную опись «Активы, поступающие во время проведения инвентаризации».
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации активы могут быть отпущены материально ответственным лицом, но в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Результаты инвентаризации запасов записывается в инвентаризационную опись оборотных активов типовой формы 6-инв., которая ведется в двух экземплярах в следующем порядке: номер по порядку, наименование запасов, сорт, количество. В конце каждого листа инвентаризационной описи прописью проставляется количество порядковых номеров активов, их количество. Это же записывается в целом по описи. Инвентаризационную опись подписывают все члены комиссии. В конце инвентаризации у материально ответственного лица берется расписка о том, что все активы проверены комиссией в его присутствии и внесены в опись, претензий к комиссии нет, и что эти активы находятся у него на ответственном хранении.
После этого инвентаризационная опись передается в бухгалтерию на проверку и обработку, где проставляется цена, рассчитывается сумма, подсчитываются итоги по каждому наименованию материала, сравниваются с учетными данными, выводятся общие итоги инвентаризации, которыми могут быть тождество данных, излишки, недостачи. Результаты инвентаризации выводятся по каждому наименованию оборотных активов. По материалам, готовой продукции может быть выявлена пересортица, когда по одному наименованию актива, но по разным сортам, категориям, другим параметрам может быть одновременно излишки и недостачи. При пересортице с разрешения руководителя допускается зачитывать недостачи излишками за один и тот же отчетный период только в пределах одного материально ответственного лица, по одному и тому же наименованию материалов.
У материально ответственного лица берется письменное объяснение как по выявленным излишкам, так и по выявленным недостачам. По результатам инвентаризации составляется акт инвентаризации, где отражаются общие результаты.
Результаты инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, записываются в акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, по форме 8-инв, товаров отгруженных – в акт по форме 9-инв.
При недостатке содержащейся в инвентаризационных описях и актах инвентаризации информации организация может применять формы, самостоятельно разработанные и утвержденные приказом руководителя организации по ее учетной политике.
Особенности порядка проведения инвентаризации животных на выращивании и откорме (в том числе молодняка), птицы, остатков незавершенного производства, драгоценных металлов, устанавливается нормативными правовыми актами республиканских органов государственного управления и организаций, подчиненных СМ РБ, осуществляющих методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики РБ.
Постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 30.10.1992 г. № 661 и от 25.11.1992 г. № 771 стоимость недостач, хищений, умышленного уничтожения имущества предприятий определяется по свободным ценам, сложившимся на день их выявления.
Окончательное решение по результатам инвентаризации принимает руководитель организации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
Излишки материалов, выявленные при инвентаризации, должны быть оприходованы записью:
Д-т сч. 10 К-т сч. 90/7 – по рыночной стоимости;
Д-т сч. 90/8 К-т сч. 68/2 – на НДС от рыночной стоимости.
При выявлении недостачи выясняются причины, устанавливаются виновные. Руководитель принимает решение об их списании или возмещении с учетом действующего законодательства. Выявление недостачи материалов отражается на основании инвентаризационных ведомостей и акта инвентаризации материалов бухгалтерской записью:
Д-т сч. 94 К-т сч. 10 – на учетную стоимость недостающих материалов;
Д-т сч. 94 К-т сч. 68 – на НДС от стоимости недостающих материалов, ранее принятый к зачету.
Недостача готовой продукции на складах отражается записью:
Д-т сч. 94 К-т сч. 43 – по фактической себестоимости.
Недостача животных на выращивании и откорме отражается записью:
Д-т сч. 94 К-т сч. 11 – по фактической себестоимости.
Недостача незавершенного производства отражается записью:
Д-т сч. 94 К-т сч. 20, 23, 29 – по фактической или плановой себестоимости или иначе в зависимости от учетной политики организации.
Недостача запасов списывается в зависимости от ее причины.
В случаях недостач, порчи запасов в пределах норм естественной убыли (усушка, утруска, распыл, разлив, бой и др.), которые устанавливаются законодательно, списание их стоимости производится на расходы по текущей деятельности организации, то есть списывается в дебет счетов затрат в зависимости от места выявления недостачи запасов по учетной стоимости бухгалтерской записью:
Д-т сч. 20, 23, 25, 26, 44 … К-т сч. 94 – по учетной стоимости недостающих запасов в пределах норм естественной убыли.
Нормы естественной убыли могут применяться лишь в тех случаях, когда выявлена фактическая недостача материальных ценностей.
Суммы недостачи запасов, превышающие нормы естественной убыли, в случае установления виновных лиц - относятся на них, по застрахованным производственным запасам - за счет страхового возмещения.
Невозмещенные недостачи, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, списываются на прочие расходы по текущей деятельности, то есть в дебет счета 90/8. Списание идет по фактической себестоимости запасов.
В случае установления виновного работника организации, сумма недостачи относится на него бухгалтерской записью:
Д-т сч. 73/2 К-т сч. 94 – на учетную стоимость недостающих запасов (с учетом или без НДС).
В случае дооценки недостающих запасов до рыночной стоимости в соответствии с действующим законодательством ее сумма относится на виновного работника записью:
Д-т сч. 73/2 К-т сч. 98.
В случае, если недостача материалов произошла по вине стороннего лица, она относится на него на основании постановления суда записью:
Д-т сч. 76/1 К-т сч. 94.
При отказе судом в иске на возмещение недостачи материалов, сумма недостачи списывается бухгалтерской записью:
Д-т сч. 90/8 К-т сч. 94 – на учетную стоимость недостающих запасов с учетом НДС от нее или без НДС.
При недостаче запасов вследствие чрезвычайных обстоятельств, их учетная стоимость списывается непосредственно со счетов 10, 11, 43, 20, 23, 29 на прочие расходы записью:
Д-т сч. 91/4 К-т сч. 10, 11, 43, 20, 23, 29 – на учетную стоимость недостающих запасов.
При выявлении недостачи застрахованных запасов, их списание производится на основании оценки страхового случая по полученным документам страховой организации в соответствующей сумме бухгалтерской записью:
Д-т сч. 76/2 К-т сч. 10, 11, 43, 20, 23, 29 – на учетную стоимость недостающих запасов.
Невозмещаемая стоимость застрахованных запасов списывается на прочие расходы по текущей деятельности записью:
Д-т сч. 91/4 (расходы по иной деятельности) К-т сч. 10, 11, 43, 20, 23, 29 – на учетную стоимость недостачи запасов, произшедшей по чрезвычайным обстоятельствам.