Особенности учета топлива и смазочных материалов

Организации закупают топливо для отопления своих зданий и помещений, эксплуатации транспортных средств, для технологических нужд – производства готовой продукции, полуфабрикатов, пара, других видов энергии и на другие цели.

Учет топлива ведется на счете 10 «Материалы» на субсчете 3 «Топливо» по его видам:

нефтепродукты (нефть, мазут, дизельное топливо, бензин по маркам, керосин и другое);

твердое топливо (уголь, торф, дрова, брикет и другое, в том числе отходы производства и от выбытия основных средств, используемых как твердое топливо);

газообразное топливо (сжиженный газ, сжатый газ).

Для этого к субсчету 3 «Топливо» могут открываться субсчета второго порядка, например, нефтепродукты должны быть учтены по местам их хранения: на субсчетах «Топливо на складах», «Топливо на кредитных картах», «Топливо в баках транспортных средств» и других. Также для учета газа могут открываться аналитические счета: «Сжиженный газ на складе», «Сжиженный газ в баллонах транспортных средств», «Сжатый газ на складе», «Сжатый газ в баллонах транспортных средств».

Учет топлива ведется по местам их хранения и по материально ответственным лицам.

Поступление топлива на склады от поставщиков отражается записью:

Д-т сч. 10/3 «Топливо на складах» К-т сч. 60 – на стоимость поступившего топлива без НДС;

Д-т сч. 18 К-т сч. 60 – на НДС, указанный в сопроводительном документе поставщика.

Во многих организациях нет емкостей для хранения топлива. Им целесообразно заключать договора с заправочными станциями на отпуск горюче-смазочных материалов по безналичному расчету, для чего водителям выдаются магнитные карточки, по которым они заправляют топливом автомобили. В конце каждого месяца организации получают от заправочных станций справки-расшифровки с указанием даты заправки, объема топлива и другой необходимой информации, которые должны быть проверены бухгалтерией организации.

На основании данной информации отражается поступление топлива в баки транспортных средств организации записью:

Д-т сч. 10/3 «Топливо в баках транспортных средств» К-т сч. 60 – на стоимость полученного топлива;

Д-т сч. 18 К-т сч. 60 – на сумму НДС.

В случае заправки служебных автомобилей за наличный расчет из полученных подотчетных сумм, на основании авансовых отчетов водителей (подотчетных лиц) производится оприходование топлива записью:

Д-т сч. 10/3 «Топливо в баках транспортных средств» К-т сч. 71;

Д-т сч. 18 К-т сч. 71.

К авансовому отчету должен быть приложен чек с заправочной станции.

Заправка топлива в баки транспортных средств отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 10/3 «Топливо в баках транспортных средств» К-т сч. 10/3 «Топливо на складах» – на стоимость заправленного в баки топлива.

Имеются свои особенности инвентаризации отдельных видов топлива.

При инвентаризации нефтепродуктов делается замер их объемов в хранилищах (складах), в баках автомобилей организации, выводятся остатки, которые сверяются с учетными данными. Объем жидкого топлива, нефтепродуктов (в литрах), зависит от времени года. Нормативными документами устанавливаются коэффициенты пересчета фактических объемов топлива в учетные в зависимости от времени года.

Как правило, организации заключают договора на безналичные расчеты за заправку автомобилей (по карточкам). Для контроля расчетов расходования нефтепродуктов в конце каждого отчетного месяца организация получает распечатки об отпуске ей нефтепродуктов за месяц, на основании которых подсчитывается общее количество полученных нефтепродуктов по их видам, проверяется правильность предъявленных к оплате стоимости нефтепродуктов, информация сверяется с данными других учетных участков, например с информацией подотчетных лиц, с оформленным актом замера остатков топлива, с путевыми листами.

Отпуск топлива в цеха для работы оборудования производится по накладным, ведомостям учета выдачи горюче – смазочных материалов, ТТН-1, требованиям, лимитно-заборным картам и другим документам и списывается со склада на основании их записью:

Д-т сч. 20 К-т сч. 10/3 «Топливо на складах».

Крупные организации могут иметь отдельное транспортное хозяйство, много автомобилей.

Отпуск топлива водителям на заправку автомобилей производится по ведомости под их роспись, а в бухгалтерском учете отражается на основании ведомости учета движения горюче-смазочных материалов, карточек складского учета материалов бухгалтерской записью:

Д-т сч. 10/3 «Топливо в баках транспортных средств» К-т сч. 10/3 «Топливо на складах».

Списание горюче-смазочных материалов на работу транспорта организации производится на основании путевых листов, которые оформляются соответствующей службой и выдаются водителю перед выездом из организации и отражается записью:

Д-т сч. 23 …. К-т сч. 10/3 «Топливо в баках транспортных средств» – на стоимость израсходованного топлива по норме и сверх норм.

Учет расхода ГСМ по нормам и сверх норм необходим для правильного формирования информации в налоговом учете.

Фактический расход определяется на основании замера остатков топлива в баках каждого автомобиля на конец каждого месяца комиссией, которая составляет соответствующий акт. К нему добавляется поступление топлива за месяц и вычитается остаток топлива на начало месяца.

Расход топлива по норме рассчитывается на основании показаний спидометров транспортных средств, записываемых в путевые листы в начале каждой ездки и по ее окончании путем умножения фактического пробега машины на норму расхода топлива на 1 км пробега в зависимости от марки машины с учетом поправочных коэффициентов – в летний или зимний период работала машина, с прицепом или без него, движение было по городу или за городом. Затем фактический расход сравнивается с нормативным и определяется разница.

Линейные нормы увеличиваются при работе в городских и горных условиях, при работе в зимнее время, при работе с кондиционером или холодильной установкой и т.д. Линейные нормы увеличиваются при перевозке грузов, т.е. вводится поправочный коэффициент, увеличивающий расход топлива при перевозке каждой тонны груза. Линейные нормы разрабатываются отраслевыми министерствами и ведомствами.

Если на новый автомобиль, поступивший в организацию, законодательно не установлена норма расхода горюче-смазочных материалов, организация должна сделать заявку в государственную организацию, занимающуюся разработкой норм. До утверждения нормы можно пользоваться нормами на похожую марку автомобиля и относить расход горюче-смазочных материалов на затраты организации (в пределах норм). Если это не сделано, то все фактические затраты на горюче-смазочные материалы в бухгалтерском учете отражаются, но не принимаются в целях налогообложения.

После утверждения норм (со дня их опубликования в СМИ) делается перерасчет расхода горюче-смазочных материалов.