Организация учета материалов в местах их хранения и в бухгалтерии

Для хранения материалов в организациях могут создаваться универсальные или специализированные склады, могут быть выделены центральные (базисные) склады. Склады специализируются в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются отдельные склады готовой продукции, а также склады (кладовые) цехов (производств) подразделений организации.

Прием, хранение, отпуск и учет материалов по каждому складу ведет материально ответственное лицо, которое несет ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных ему материалов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску материалов.

Учет материалов на складах (в кладовых) ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материалов (сортовой учет), указывается учетная цена, количество, единица измерения. При автоматизации учетных работ указанная информация формируется на электронных носителях средств вычислительной техники.

Карточки складского учета открываются на каждый номенклатурный номер материала на календарный год службой снабжения или сбыта и регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при автоматизированной обработке информации – на машинном носителе. При регистрации на карточке складского учета ставится номер карточки и подпись работника бухгалтерской службы.

Карточки складского учета выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

В случаях изменения учетных цен на карточках складского учета делаются дополнительные записи об этом, то есть указываются новая цена и с какого времени она действует.

В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:

открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;

учет ведется на одной и той же карточке складского учета независимо от изменения цены. В этом случае в строке «Цена» указывается «Цена поставщика» или «Фактическая себестоимость». Новая цена записывается по каждой операции.

Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки складского учета заполняются по форме оборотной ведомости с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы; остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках складского учета производит работник бухгалтерской службы или уполномоченное лицо.

Учет движения материалов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведет материально ответственное лицо. В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

После полного заполнения карточки складского учета для последующих записей движения материалов открывается второй лист и последующие листы той же карточки, которые нумеруются и брошюруются (скрепляются).

Второй и последующие листы карточки складского учета визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

При автоматизации учета движения материалов указанные формы первичной учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на машинных носителях информации.

В карточках складского учета каждая приходная и расходная операция, отраженная в первичном учетном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки материалов (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках складского учета выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

При использовании сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными учетными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках складского учета. Сверка карточек складского учета с первичными учетными документами и подтверждение операций подписью проверяющего могут производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

Первичные учетные документы передаются в бухгалтерскую службу в соответствии с установленным в организации графиком документооборота.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца сдаются все карты за прошлый месяц независимо от использования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января года, следующего за отчетным, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: «Остаток перенесен в карточку 20__ года № ___»), брошюруются и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя подразделения, осуществляющего снабженческо-сбытовые функции, и разрешения главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. При необходимости новые карточки складского учета могут закрываться и открываться в середине года.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета материалов в книгах складского учета.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер материала открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в порядке, установленном для нумерации карточек складского учета. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге складского учета заверяется подписью главного бухгалтера или уполномоченного им лица и печатью организации.

Организацией может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты, в которых отражается та же информация.

Все первичные учетные документы по движению материалов на складах (кладовых) организации и подразделений сдаются в бухгалтерскую службу в установленные в организации сроки.

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри их – в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляются в ведомостях движения материалов (накопительных ведомостях) ежемесячно отдельно по каждому складу, подразделению, другим местам хранения материалов. Ведомости движения материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов. Формы ведомостей движения материалов устанавливаются организацией самостоятельно. В них подсчитываются итоги оборотов за месяц (отчетный период) в разрезе групп материалов, по субсчетам, по каждому складу (подразделению, месту хранения).

Сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материалов по складам и подразделениям, составляется ежемесячно. В сводных ведомостях движения материалов приводятся данные об остатках материалов на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп материалов по соответствующим субсчетам.

Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, то есть с оборотными ведомостями и сальдовыми ведомостями.

Кроме сводной ведомости движения материалов организация может составлять ведомость распределения (ведомость расхода) материалов, в которой указываются корреспондирующие синтетические счета и субсчета учета расхода материалов в зависимости от направления их использования. Ведомость распределения (расхода) материалов составляется в стоимостном выражении. Заполнение указанной ведомости осуществляется бухгалтерской службой. В ведомости распределения (расхода) материалов отражаются ТЗР или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой (при использовании счета 15 «Заготовление и приобретение материалов»).