Инвентаризация денежных средств, расчетов с дебиторами и кредиторами, других статей баланса (документальная инвентаризация)

Контроль за порядком образования, хранения и использования денежных средств – важнейшая задача бухгалтерии организации. Контроль осуществляется путем инвентаризации кассы, сверки расчетов, проверки соблюдения кассовой и расчетно-платежной дисциплины. Инвентаризация кассы проводится в сроки, установленные руководителем организации, как правило, не реже одного раза в квартал, а так же при смене кассиров. Ревизия проводится внезапно. До проверки кассовой наличности кассир должен вывести в кассовой книге остаток денежных средств. Для осуществления инвентаризации кассы приказом руководителя назначается комиссия. В комиссию входят: главбух, работник бухгалтерии, представитель общественной организации. Комиссией пересчитываются все денежные средства и другие денежные ценности, находящиеся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Проверка заключается в полном полистном пересчете всех денег и денежных документов, находящихся в кассе, и сопоставлении полученного итога с остатком по кассовой книге. При обнаружении недостачи или излишка в акте проверки указывают сумму расхождения и обстоятельства его возникновения. В ходе проверки контролируют правильность записей в кассовой книге, их соответствие содержанию приходно-расходных документов, полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке или из других источников. Результаты инвентаризации оформляются актом, который подписывается всеми членами комиссии. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Выявленные излишки приходуются по дебету сч. 50 "Касса" и кредиту сч. 91 "Прочие доходы и расходы". Недостачи денежных средств в кассе отражаются по кредиту счета 50 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, или инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами, что фактически одно и то же, должна обязательно проводиться в следующих случаях (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц (например, главного бухгалтера);

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности должна проводиться по состоянию на 31 декабря отчетного года включительно (Письме Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01). Таким образом, работа по инвентаризации задолженности может и, скорее всего, будет проводиться уже после 31 декабря, соответственно, и документы, оформляющие проведение инвентаризацию будут датированы более поздней датой. Однако в учете результаты инвентаризации, например, списание задолженности с истекшим сроком исковой давности или не подтвержденной документально, должны быть отражены той датой, по состоянию на которую проводится инвентаризация, то есть 31 декабря отчетного года (п. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ).

Помимо обязательной инвентаризации, организация вправе выверять дебиторскую и кредиторскую задолженность в те сроки и с такой периодичностью, которые максимально отвечают потребностям учета, менеджмента и т.д. Например, если в организации предусмотрено поквартальное составление и предоставление бухгалтерской отчетности собственникам, то вполне логично проводить инвентаризацию задолженности на последнее число каждого отчетного периода. При этом порядок проведения инвентаризации (периодичность, сроки, количество инвентаризаций, конкретное виды расчетов, подлежащие проверке и т.д.) должен быть закреплен в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету»).

Целью проведения как обязательной, так и добровольной инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности является:

документальное подтверждение сумм задолженности, числящихся на счетах бухгалтерского учета;

оценка дебиторской и кредиторской задолженности с точки зрения вероятности ее погашения, то есть выявление сомнительной и безнадежной задолженности.

Таким образом, инвентаризация задолженности предполагает не только «техническую» работу по сверке учетных данных с первичными учетными документами, но и последующий анализ полученных результатов.

На первоначальном этапе необходимо определить «фронт работ», то есть те счета бухгалтерского учета, которые подлежат проверке. В случае обязательной инвентаризации задолженности проверяться должны дебетовые и кредитовые сальдо на всех счетах расчетов. Если же инвентаризация проводится по инициативе самой организации, то перечень счетов может быть сокращен.

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Суммы авансов и предоплат, выданные поставщикам и подрядчикам Задолженность по оплате приобретенных товаров, работ, услуг, в том по неотфактурованным поставкам

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Задолженность покупателей и заказчиков за отгруженные товары, продукцию, выполненные работы, оказанные услуги

Суммы полученных от покупателей и заказчиков авансов и предоплат

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» — Задолженность по непогашенным кредитам и займам, а также процентам по ним перед банками (организациями-заимодавцами)

68 «Расчеты по налогам и сборам» Суммы переплат по налогам и другим платежам в бюджет Задолженность по уплате налогов и других обязательных платежей в бюджет

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» Суммы переплат по взносам во внебюджетные фонды, задолженность ФСС РФ по возмещению расходов страхователя Задолженность по страховым взносам перед внебюджетными фондами

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Суммы переплат по заработной плате (с выяснением причин их возникновения), выданной заработной платы за первую половину месяца. Суммы начисленной, не выплаченной работником заработной платы, больничных, отпускных и т.д.

71 «Расчеты с подотчетными лицами» Выданные под отчет суммы, не подтвержденные авансовыми отчетами; соблюдение сроков пользования подотчетными средствами Суммы перерасходов по авансовым отчетам, подлежащие возмещению подотчетным лицам; целесообразность использования подотчетных средств

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Задолженность работников по возврату беспроцентных займов, по возмещению материального ущерба, причиненного результате недостач и хищений, брака, и т.п. Задолженность перед работниками по выплате компенсации за использование личного автотранспорта (иного имущества) в служебных целях и т.п.

75 «Расчеты с учредителями» Задолженность участников ООО (акционеров АО) по оплате доли в ООО (акций АО и т.п.) Задолженность перед участниками ООО (акционерами АО) по выплате доходов от участия в организации (дивидендов)

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Подлежащие получению доходов от участия в других организациях, суммы претензий, предъявленных поставщикам и подрядчикам, суммы НДС, начисленные при получении авансов и предоплат Депонированные суммы заработной платы, суммы НДС, принятые к вычету при перечислении авансов и предоплат поставщикам и подрядчикам

Суммы задолженности, числящиеся на счетах расчетов, должны быть подтверждены соответствующими документами:

первичными учетными документами, на основании которых числится дебиторская и кредиторская задолженность (товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг, авансовые отчеты, платежные документы, бухгалтерские справки и т.д.),

приказами руководителя (на выплату компенсации за использование личного имущества, о привлечении работника к материальной ответственности и т.д.),

договорами (с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками, кредитные договоры с банками, договоры займа с другими организациями, договоры займа с работниками и т.д.).

При проверке документальной обоснованности дебиторской и кредиторской задолженности в процессе инвентаризации довольно часто возникает вопрос: обязательно ли составлять акты сверки расчетов с контрагентами? В соответствии с п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, «расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными». Это означает, что задолженность, отраженная в учете, должна быть подтверждена первичными документами, договорами, приказами, однако она необязательно должна совпадать с данными контрагента. Таким образом, составление и согласование актов сверки расчетов не является обязательным при проведении инвентаризации задолженности. Исключение составляют расчеты с банками и бюджетом.

! Обратите внимание: Сверка расчетов с банками и бюджетом должна проводиться в обязательном порядке перед составлением годовой отчетности. Об этом свидетельствует п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: «отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается».

Очевидно, что составлять акты сверки расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками имеет смысл, даже несмотря на отсутствие такого требования в законодательстве. Во-первых, это поможет быстрее обнаружить ошибки в собственном учете, а во-вторых, это способ напомнить дебиторам об их задолженности. Кроме того, подписание дебитором акта сверки свидетельствует о признании им долга и продлевает течение срока исковой давности для взыскания задолженности, что, несомненно, в Ваших интересах. При этом нужно помнить, что акт сверки не является первичным учетным документом, и никакие записи в учете не могут быть сделаны только на основании акта сверки (например, корректировка суммы задолженности).

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

С 2013 года организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, в том числе документов, оформляющих проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Принятые формы документов должны быть отражены в учетной политике организации и утверждены руководителем. Однако нет необходимости «изобретать велосипед», так как за основу можно взять формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

Приказ о проведении инвентаризации (Форма ИНВ-22);

Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами с приложением в виде справки (Форма ИНВ-17).

Поскольку инвентаризация задолженности проводится, в том числе, с целью выявления сомнительных и безнадежных долгов, в справку к акту инвентаризации расчетов целесообразно внести дополнительные сведения.

1. Для выявления сомнительной дебиторской задолженности:

период просрочки задолженности в днях;

наличие обеспечения.

Примечание: в графе «За что числится задолженность» необходимо указать: связана задолженность с реализацией товаров, работ, услуг или нет, поскольку это является одним из условий отнесения задолженности к сомнительной.

2. Для выявления безнадежной задолженности:

начало исчисления срока исковой давности (может не совпадать с датой возникновения задолженности, устанавливается по условиям договора);

сведения о прерывании срока исковой давности (дата, основание);

сведения об истечении срока исковой давности (с учетом прерываний);

основания для признания задолженности нереальной ко взысканию.

Перечисленные выше сведения помогут Вам без проблем определить сумму сомнительной дебиторской задолженности для создания резерва по сомнительным долгам, а также сумму безнадежной задолженности для ее дальнейшего списания. Кроме того, результаты инвентаризации задолженности вполне могут пригодиться в управленческих целях. Поэтому лучше тщательно продумать порядок оформления результатов инвентаризации задолженности с учетом потребностей Вашей организации, а также дальнейших учетных операций. Как Вы наверняка уже убедились, затраченное время и усилия на проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности окупятся с лихвой.

3.12.Учет прекращения обязательств зачетом требований, переменой лиц в обязательствах, по договору финансирования под уступку денежного требования.

В процессе хоз. деятельности часто бывает, что организация вступает во взаимоотношения со своими партнерами и контрагентами, которые не только оказывают им услуги (поставку продукции), но и потребляют услуги (продукцию) этой же организации. Т.о. контрагенты становятся как кредитором, так и дебитором в одном лице. По поставленной им продукции (товарам, услугам) являются кредитором, по потребленной продукции (работам услугам) - дебитором. Указанные расчеты возникают в результате разных договорных отношений. Учитывая, что у сторон есть взаимные обязательства по оплате товаров (работ, услуг) они могут в соответствии с ГК РФ провести зачет взаимных требований. Зачет возможен только по однородным требованиям, т.е. если организация должна поставить товар, а ей, в свою очередь, должны деньги, то зачет не возможен (товар нельзя засчитывать на деньги). Зачет может проводиться в одностороннем порядке с оформлением заявления одной из сторон. Заявление оформляется в письменном виде и отправляется контрагенту. В этом заявлении указываются суммы дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе счетов-фактур, по которым проведен зачет. Одновременно с заявлением может быть направлен акт сверки расчетов, в котором указывается сальдо расчетов с учетом проведенного зачета. Зачет взаимных требований может быть оформлен и в двустороннем порядке, при этом стороны заключают соглашение о проведении зачета взаимных требовании, в котором указывают по каким договорам, и в какой сумме будет проводиться зачет взаимных требований. Во всех случаях проведения зачета сумма выбирается наименьшая. После подписания соглашения оформляется акт зачета взаимных требований, в котором стороны оговаривают суммы зачета с выделением НДС в разрезе счетов - фактур, оговаривают дату проведения зачета и указывают сальдо расчетов после проведения зачета. В практике встречаются случаи, когда участниками зачета взаимных требований являются несколько сторон. Проведение такого зачета по заявлению невозможно, в этом случае должны быть составлены соглашения о зачете однородных требований, подписанные всеми сторонами. Акт о проведении зачета также подписывают все стороны. При проведении зачета однородных требований составляются следующие бух.записи:

Дтсч. 60 (76)

Ктсч. 62 (76)

Такая запись означает закрытие кредиторской задолженности по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и дебиторской задолженности по сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". При этом организации, ведущие учет выручки по методу оплаты (или по кассовому методу) делают одновременно записи по учету НДС.

Дтсч. 68 Кт 19 по оплаченным товарам, (работам и услугам)

И Дтсч. 76 Кт 68 - начислен НДС в бюджет по оказанным услугам, поставленным товарам.

Учет расчетов по договору уступки требования (переводу долга).

Право (требование), принадлежащее кредитору на основании обязательства может быть передано им другому лицу по сделке (уступка требования или цессия). Для перехода к другому лицу прав кредитора не требуется согласие должника. Кредитор, уступивший требование другому лицу, обязан передать ему док-ты, удостоверяющие право требования и известить должника о переходе права требования долга к новому кредитору. Договор уступки требования долга (цессия) совершается в письменной форме. Договор по уступке права требования долга является договором продажи дебиторской задолженности. По договору уступки требования долга новый кредитор должен уплатить первоначальному кредитору сумму, оговоренную в договоре. Новый кредитор должен предъявить требование об оплате долга должнику и должник должен произвести расчеты с новым кредитором в сумме, возникшей по первоначальному кредитору. Перевод должником своего долга на др. лицо допускается лишь с согласия кредитора. Договор перевода долга заключается в письменной форме и подписывается тремя сторонами. По договору перевода долга кредиторскую задолженность должника оплачивает новый должник, при этом кредитор должен обязательно дать на это своё согласие.

При уступке права требования кредитором третьему лицу дебиторская задолженность списывается кредитором на счет 91 «Прочие доходы и расходы». На этом же счете выявляется финансовый результат по операции уступки требования.

Объектом налогообложения у первоначального кредитора (цедента) является договорная стоимость товаров, работ, услуг (подп. 3 п. 2 ст. 167 НК РФ). У нового кредитора (цессионария) налоговая база определяется как сумма превышения дохода, полученного при последующей уступке требования или прекращении соответствующего обязательства, надрасходами по приобретению указанного требования (п. 2 ст. 155 НК РФ).

Пример бухгалтерских записей при ус-гупке требований приведен ниже.

Пример. Организация А отгрузила готовую продукцию организации Б в отчетном периоде на 1200 тыс. руб. (включая НДС). Для целей налогообложения выручка учитывается «по оплате». В отчетном периоде платежи за отгруженную продукцию не поступили, и организация А в последующем отчетном периоде уступает дебиторскую задолженность организации В за 1100 тыс. руб.

Бухгалтерские записи у организации А

Отчетный период

1. Отгружена продукция покупателям.

Дебет счета 62 Кредит счета 90

2. Списана себестоимость проданной продукции.

Дебет счета 90 Кредит счета 43

3. Списаны расходы по продаже.

Дебет счета 90 Кредит счета 44

4. Отражена сумма НДС по проданной продукции.

Дебет счета 90 Кредит счета 76

5. Определен финансовый результат от продажи продукции.

Дебет счета 90 Кредит счета 99