Копирование, перемещение и вставка данных

Команды для копирования и перемещения находятся в меню Правка. Выделите блок ячеек, которые нужно скопировать или переместить, и выберите из данного меню соответственно команду КопироватьилиВырезать. С помощью команды Вставитьвы можете вставить блок ячеек в различные места вашего рабочего листа. Эти операции можно выполнить также, используя комбинации клавиш Ctrl+C – копировать, Ctrl+X – вырезать, Ctrl +V – вставить, или соответственно Ctrl+Insert, Shift+Delete, Shift+Insert.

Для копирования или перемещения содержимого блока ячеек с помощью мыши можно использовать технику «перетащить и оставить». Если вы хотите скопировать содержимое блока, то, перед тем, как нажать левую кнопку мыши, нажмите клавишу Ctrl и удерживайте ее в течение всего процесса перетаскивания.

Если в процессе перетаскивания нажать и удерживать правую кнопку мыши, то можно открыть контекстно-зависимое меню для перетаскивания и выбрать, что именно вы хотите скопировать или переместить (форматы ячеек или значения, а также копировать только содержание или сами ячейки) и как быть с ячейками, на место которых вы копируете блок.

Поиск и замена данных

Чтобы быстрее находить необходимые места в рабочем листе, в вашем распоряжении есть функция поиска. Диалог, соответствующий этой функции, можно вызвать с помощью команды меню Правка – Найтиили нажав комбинацию клавиш Ctrl+F. Введите в поле Найти шаблон, по которому пойдет поиск. Это может быть слово или какая-нибудь цифра. В этом поле можно использовать символы «*» и «?» так же, как они используются в шаблонах имен файлов для команд DOS. Если вы введете, например, шаблон И*, то Excel найдет все слова, начинающиеся на И. С помощью шаблона Ию?ь можно найти слова Июль и Июнь.

При необходимости исправить найденное слово нажмите кнопку Заменить. Если вы хотите не только найти слово или набор символов, но и заменить его, выберите команду меню Правка – Заменитьили нажмите комбинацию клавиш Ctrl+H. Когда Excel найдет слово по заданному шаблону, вы сможете его заменить на слово, введенное в поле Заменить на, нажав кнопку Заменить. Если вы хотите заменить найденное слово по всему рабочему листу, нажмите кнопку Заменить все.

Фильтрация и сортировка данных

Фильтрация может быть использована для временного удаления ненужных данных и вывода только тех строк, которые удовлетворяют заданному вами критерию. Чтобы установить универсальный фильтр, выделите область рабочего листа с данными, причем заголовки столбцов тоже должны попасть в эту область. Затем выберите команду меню Данные – Фильтр – Автофильтр. Теперь вы можете задавать нужные критерии для вывода определенных данных таблицы, выбрав их из предложенного списка.

Команда меню Данные – Фильтр – Отобразить всепозволяет отобразить все записи. Такого же результата можно добиться, выбрав из списка фильтрации пункт Все. Чтобы отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

С помощью сортировки можно поменять порядок строк в списке в соответствии с содержимым конкретных столбцов. Для вызова функции сортировки можно воспользоваться командой меню Данные – Сортировка. При выполнении команды открывается диалог, в котором можно установить параметры сортировки (по возрастанию или по убыванию). Для каждой выделенной области сортировка выполняется отдельно.

Числовые ряды

Для создания числового ряда запишите два первых элемента ряда, выделите их, затем, зафиксировав указатель мыши на маркере заполнения – маленьком черном квадрате в правом нижнем углу выделенной области, – тяните его до тех пор, пока не получится числовой ряд нужной длины. Если содержимое ячейки представляет собой число, оно будет автоматически увеличено на единицу при протягивании вправо или вниз и уменьшено – при протягивании влево или вверх.

Создать числовой ряд можно также с помощью команды меню Правка – Заполнить – Прогрессия. Для этого задайте в активной ячейке начальное значение ряда и выберите указанную команду. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выберите направление и параметры прогрессии: тип, расположение и шаг прогрессии. Если предельное значение не указано, то длина ряда будет определяться по числу выделенных ячеек.

Примечания в ячейках

Чтобы ввести примечание в ячейку, выберите команду меню Вставка – Примечаниедля выделенной ячейки. Введите текст примечания. Созданное примечание можно изменить с помощью команды контекстного меню Изменить примечание. Команда контекстного меню Отобразить примечание позволяет соответственно отображать или скрывать примечание. Чтобы удалить примечание, используйте команду контекстного меню Удалить примечание.

Каждая ячейка, имеющая примечание, отмечается в рабочем листе треугольником в правом верхнем углу. Включить или выключить изображение треугольника вы можете с помощью команды меню Сервис – Параметры, выбрав вкладку Вид в диалоговом окне и установив или сбросив необходимый переключатель в группе Примечания.

Форматирование ячеек

После того, как таблица создана, ее необходимо отформатировать. Выделив таблицу и воспользовавшись командой меню Формат – Автоформат, можно выбрать один из готовых форматов для таблицы Excel. Можно отформатировать таблицу самостоятельно, последовательно применяя различные форматы к ячейкам и блокам ячеек, в том числе размер, цвет и тип шрифта, толщину и цвет рамок и отдельных линий, заливки ячеек и др.

Чтобы произвольно отформатировать ячейки из определенного диапазона удобнее воспользоваться командой меню Формат – Ячейки. В появившемся диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку Число, которая позволит выбрать основной формат для отображения содержимого ячеек. Вызвать этот диалог можно также с помощью контекстно-зависимого меню, щелкнув правой кнопкой мыши на выделенных ячейках и выбрав команду Формат ячеек.

Вкладка Выравниваниедиалогового окна Формат ячеекзадает метод выравнивания и угол наклона надписи. Вкладка Шрифтопределяет гарнитуру и начертание шрифта. Вкладка Границапозволяет задать рамки, изображаемые на внешних и внутренних границах диапазона. Вкладка Видслужит для управления цветовым оформлением.

Чтобы удалить изображение разделительных линий на экране, выберите команду меню Сервис – Параметры, вкладку Вид, в группе Параметры окна сбросьте флажок в переключателе Сетк.,

Легко отформатировать выделенный блок ячеек можно с помощью функции автоформатирование, выбирая оформление из предложенных шаблонов. Для этого выберите команду меню Формат – Автоформати в появившемся диалоге выберите шаблон, удовлетворяющий вашим требованиям. С помощью этого диалога вы можете не только выбирать оформление из предложенных шаблонов, но и варьировать его. Если нажать на кнопку Параметры, то появится несколько переключателей, с помощью которых вы можете установить, к каким элементам выделенного блока ячеек применить текущий шаблон.