Какими документами оформляются результаты инвентаризации

Согласно п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации сведе­ния о фактическом наличии имущества и реальности учтенных фи­нансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Формы инвентаризационных описей, актов инвентаризации и крат­кие указания по их заполнению утверждены постановлением Госком­стата России от 18.08.98 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

1. Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1);

2. Инвентаризационная опись нематериальных активов (фор­ма № ИНВ-1а);

3. Инвентаризационный ярлык (форма N°. ИНВ-2);

4. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N° ИНВ-3);

5. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгру­женных (форма № ИНВ-4);

6. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);

7. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, нахо­дящихся в пути (форма № ИНВ-6);

8. Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (форма № ИНВ-8);

9. Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащих­ся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), обо­рудовании, приборах и других изделиях (форма № ИНВ-8а);

10. Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (форма № ИНВ-9);

11. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма № ИНВ-10);

12. Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма № ИНВ-11);

13. Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15);

14. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков докумен­тов строгой отчетности (форма N° ИНВ-16);

15. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17); Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, по­ставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложе­ние к форме № ИНВ-17);

16. Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18);

17. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-­материальных ценностей (форма № ИНВ-19);

18. Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвен­таризации (форма № ИНВ-22);

19. Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановле­ний, распоряжений) о проведении инвентаризации (фор­ма № ИНВ-23);

20. Акт о контрольной проверке правильности проведения инвен­таризации ценностей (форма № ИНВ-24);

21. Журнал учета контрольных проверок правильности проведе­ния инвентаризаций (форма № ИНВ-25).

Еще одна форма № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выяв­ленных инвентаризацией» введена постановлением Госкомстата Рос­сии от 27.03.2000 № 26.

При инвентаризации имущества или обязательств, для которых не предусмотрено специальных форм, предприятие разрабатывает соб­ственные акты или описи.

Разработка организацией собственных форм актов и описей, как пра­вило, осуществляется на основе типовых форм и при условии обязатель­ного наличия всех необходимых реквизитов, позволяющих установить полноту и подлинность содержащейся в них информации. Перечень рек­визитов, наличие которых в инвентаризационных описях и ведомостях обязательно, нормативными документами специально не установлен. По нашему мнению, к числу обязательных реквизитов относятся:

- наименование документа (инвентаризационная опись, акт и т.п.);

- основание проведения инвентаризации (приказ, распоряжение и т.д.);

- наименование инвентаризируемого имущества;

- местонахождение инвентаризируемого имущества;

- на каких балансовых или забалансовых счетах учитывается ин­вентаризируемое имущество;

- даты начала и окончания инвентаризации;

- перечень материально ответственных лиц;

- список членов инвентаризационной комиссии;

- перечень товарно-материальных ценностей, выявленных в ходе инвентаризации, сведения об их количестве в натуральном и стоимо­стном выражении;

— личные подписи материально ответственных лиц и членов ин­вентаризационной комиссии, подтверждающие их присутствие при проведении инвентаризации и подлинность сведений, отраженных в составленном документе (инвентаризационной описи или акте).

Кроме того, непосредственно в инвентаризационной описи либо в качестве неотъемлемого приложения к ней должны быть расписки материально ответственных лиц о сдаче ими в бухгалтерию всех име­ющихся к началу инвентаризации документов, относящихся к движе­нию инвентаризируемого имущества.

Инвентаризационные описи или акты могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организацион­ной техники, так и ручным способом.

Описи (или акты) заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Правила заполнения общих реквизитов документов которыми оформляют результаты проведенной инвентаризации.

В строке «организация» указывается полное наименование органи­зации - составителя документа.

В графе «по ОКПО» указывается код по ОКПО, присвоенный Гос­комстатом России.

В строке «структурное подразделение» указывается название струк­турного подразделения, в котором проводится инвентаризация.

В этой же строке в соответствующей графе указывают код струк­турного подразделения (если в организации применяется соответству­ющая система кодирования).

В графу «вид деятельности» необходимо записать код вида дея­тельности по Общероссийскому классификатору видов экономичес­кой деятельности, продукции и услуг ОК 004-93, утвержденному по­становлением Госстандарта России от 06.08.93 № 17.

На строке «Основание для проведения инвентаризации» показывают, что является письменным заданием на проведение инвентаризации: приказ, постановление, распоряжение (ненужное необходимо зачеркнуть).

В этой же строке в графе «Номер» записывают номер документа, который является основанием для проведения инвентаризации.

В следующей строке в графе «Дата» указывают дату документа, который является основанием для проведения инвентаризации.

В графу «Дата начала инвентаризации» нужно записать соответ­ствующую дату, установленную руководителем предприятия в доку­менте, который является основанием для проведения инвентариза­ции.

В графе «Дата окончания инвентаризации» указывают дату, уста­новленную руководителем предприятия в документе, который явля­ется основанием для проведения инвентаризации.

В графе «Вид операции» проставляется код операции, которая оформ­ляется заполняемым документом. Код применяется только в том слу­чае, если организация применяет систему кодирования.

Каждому документу присваивают порядковый номер, который ука­зывают в графе «номер документа».

Далее в этой строке, в соответствующей графе, указывают дату составления документа.

Согласно п. 4 ст. 9 старого Закона о бухгалтерском учете и п. 3 ст. 9 нового Закона о бухгалтерском учете первичный учетный доку­мент должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окон­чания.