Бухгалтерский аппарат, его структура и функции

Исходя из формы организации учета, определяется в основном и структура бухгалтерского аппарата. Под структурой бухгалтерского аппарата понимаются состав и соподчиненностъ взаимосвязанных организационных единиц или звеньев бухгалтерии, выполняющих различные функции.

На структуру бухгалтерского аппарата влияют численность работников, объем учетно-отчетных и контрольных работ, их значимость и сложность. Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от объектов обрабатываемой информации по каждому из объектов учета.

Расчеты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслуживании на работы по бухгалтерскому учету. В соответствии с расчетным количеством бухгалтеров и формируется ее организационно-штатная структура.

Наиболее проста структура бухгалтерии в небольших организациях. Здесь работы распределяются между исполнителями, как правило, без учета специализации по конкретным участкам. Все работники обычно подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

Бухгалтерии крупных и средних организаций имеют более широкий круг объектов учета. Поэтому возникает необходимость выделить в аппарате бухгалтерии отдельные части. Как правило, такое деление производят по главным участкам работы бухгалтерии. В условиях централизации управления наиболее распространена такая структура аппарата, когда в составе бухгалтерии выделяют части (отделы, секторы или группы), осуществляющие учет:

- труда и заработной платы;

- материальных ценностей;

- затрат на производство;

- готовой продукции и ее реализации;

- расчетных операций;

- всех остальных операций;

- а также обобщения всех данных учета и составления отчетности.

Рассмотрим структуру на примере схемы бухгалтерии средней по своим размерам промышленной организации.

Особенности работы организаций, а также различия в объеме учетных работ могут обусловливать и другие варианты структуры бухгалтерского аппарата.

Права, обязанность и ответственность главного бухгалтера

Основные права, обязанности и ответственность главного бухгалтера закреплены:

- в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ознакомиться с ФЗ можно на сайтах СПС);

- в приказе Минфина России «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету Учетная политика организации;

- в приказе Минфина России «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» и пр.

Более конкретно права и обязанности главного бухгалтера обозначены в Положении о главных бухгалтерах.

Правовой статус бухгалтерской службы

Правовые и методические основы организации и ведения бухгалтерского учета в России определены действующим законодательством Российской Федерации, включающим Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и другие федеральные законодательные акты, указы Президента России, постановления Правительства РФ в части, относящейся к бухгалтерскому учету и отчетности.

Основой регулирования бухгалтерского учета в России является Закон «О бухгалтерском учете». В нем определены единые правовые и методологические основы бухгалтерского учета и отчетности для всех организаций, являющихся юридическими лицами, дано его определение, регламентированы требования к бухгалтерской документации и регистрации, содержание и порядок составления бухгалтерской отчетности. Законом определены объекты и основные задачи бухгалтерского учета, методы и формы его организации, правовой статус главного бухгалтера.

Законодательно установлены основные требования к ведению бухгалтерского учета, содержанию и оформлению первичных документов и учетных регистров, порядку инвентаризации и оценки имущества и обязательств.

По сравнению с аналогичными законами других государств российский Закон «О бухгалтерском учете» отличает большая детализация и регламентация. В связи с развитием рыночной экономики нашей страны, изменениями в хозяйственном законодательстве, пересмотром действующих и появлением новых МСФО Закон будет периодически дополняться и совершенствоваться.

Большое значение имеют положения ст. 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете», из которых следует, что не всем органам власти предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, а те, кому это предоставлено, должны соблюдать нормативные акты и методические указания Министерства финансов Российской Федерации. Такое ограничение важно для предотвращения возможности региональной и местной администрации вмешиваться в хозяйственную жизнь предприятий, обязывать их принимать на себя, как в прежние времена, те или иные не предусмотренные российским законодательством затраты, обязательства и платежи.

Следующими по уровню юридической значимости являются нормативные акты и документы Министерства финансов РФ, Центрального банка России и других ведомств, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета в пределах их компетенции.

Эти документы включают планы счетов бухгалтерского учета, положения по ведению учета и составлению специальных форм отчетности, методические указания, инструкции и т.п.

Несколько специфичен юридический статус положений по бухгалтерскому учету. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» они не упоминаются как обязательные для исполнения. Международные стандарты финансовой отчетности, на базе которых они разрабатываются, тоже носят рекомендательный характер. В то же время, поскольку отечественные ПБУ утверждаются Министерством финансов Российской Федерации, их следует считать обязательными для исполнения.

Государство для того обязывает каждую хозяйственную организацию – юридическое лицо вести бухгалтерский учет, чтобы быть уверенным, что контроль за соблюдением правовых норм в деятельности предприятия будет осуществляться, что есть служба или работник, в чьи профессиональные обязанности это входит и за их надлежащее исполнение они отвечают.

Для выполнения контролирующих функций законности и обеспечения возможности предотвращения ее нарушения бухгалтерия наделена особыми полномочиями, которых нет у других отделов и служб администрации. Действующим законодательством установлено, что без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им лица денежные и расчетные документы не имеют юридической силы. В большинстве случаев главным бухгалтером предварительно рассматриваются и визируются договоры и соглашения, заключаемые организацией на выполнение сторонних работ и услуг, поставку и отпуск товарно-материальных ценностей, договоры займа и кредитные договоры.

Бухгалтерия контролирует деятельность материально ответственных лиц, проверяет их отчетность, участвует в инвентаризации ценностей, которые за ними закреплены. На бухгалтерию возлагается не только контроль за правильностью оформления основы учета – первичных документов, но и их содержания, соответствия действующему законодательству. Она ответственна за сохранность первичных документов на всех стадиях их использования до сдачи в архив, за своевременность представления по запросам судебных и налоговых органов, при аудиторских проверках и т.п.

Правовые аспекты бухгалтерского дела были значимы во все времена его осуществления. Каждая бухгалтерская запись на счетах соответствует юридическому действию, в результате которого прекращается или возникает требование либо долг, а «баланс представляет собой отражение в данных учета юридического положения предприятия на данный момент».

С принятием Федерального закона «О бухгалтерском учете» в 1996г. был решен вопрос об ответственности за организацию и состояние бухгалтерского учета на предприятии. Ранее подразумевалось, что таким ответственным по должности является руководитель учетной службы – главный бухгалтер; в Федеральном законе определено иное: «Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций».

Согласно Закону руководители организаций могут:

1. учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

2. ввести в штат должность бухгалтера;

3. передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

4. вести бухгалтерский учет лично.

В настоящее время главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии штатной должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации. Он также непосредственно подчиняется руководителю предприятия и обязан обеспечивать соответствие совершаемых в организации хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, осуществлять контроль за движением имущества и выполнением обязательств. В случае разногласий между руководителем предприятия и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению при получении письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Согласно существующему законодательству главный бухгалтер организации ответствен за:

1. надлежащую организацию и ведение бухгалтерского учета в соответствии с действующими положениями и нормативными актами;

2. формирование учетной политики предприятия, отражающей особенности его деятельности и цели бизнеса;

3. своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Осуществляя эти функции, возглавляемая им бухгалтерия несет служебную ответственность в случаях:

1. неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием которого стали грубые ошибки в отчетности, исчислении и уплате налогов, долговых обязательств и т.п.;

2. запущенности учета из-за несвоевременного или неправильного оформления первичных документов, несогласованности показателей аналитического и синтетического учета, небрежности в работе и т.д.;

3. принятия к исполнению документов по операциям и сделкам, противоречащим действующему законодательству или установленному порядку оформления и отражения в учете;

4. нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов имущества, недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

5. несвоевременного проведения инвентаризации, сверки расчетов, ревизий и проверок в подведомственных структурных единицах и подразделениях;

6. составления недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии;

7. несвоевременной или неправильной подготовки расчетно-платежных ведомостей, деклараций, расчетов по уплате обязательных платежей и сборов, повлекших за собой задержки с выплатой заработной платы, штрафные санкции и т.п.

Существует также моральная, дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность работников бухгалтерии.

Моральная ответственность юридически не определена. Она возникает в связи с нарушением кодекса этики профессиональных бухгалтеров. Бухгалтеры и аудиторы должны считать этические нормы профессии моральными критериями своей деятельности, обязательными для безусловного исполнения. Честность перед самим собой, перед работодателем, собственниками, клиентами, угрызения совести, когда этот принцип нарушен даже под давлением или воздействием извне, являются обязательным условием профессиональной деятельности бухгалтера. То же самое можно сказать и об объективности, компетентности, конфиденциальности и других нормах профессионального поведения работников бухгалтерии. Моральная ответственность, или ответственность совести, может и должна оказывать на поведение бухгалтера большее воздействие, чем другие ее виды.

Характер и формы проявления дисциплинарной, материальной и уголовной ответственности бухгалтеров определяются в соответствии с действующим законодательством.

На бухгалтеров и аудиторов распространяются общие правила наказаний за нарушения трудовой и исполнительской дисциплины. В соответствии с Трудовым кодексом РФ это может повлечь замечание, выговор, отстранение от работы или увольнение. Работодатель обязан отстранить от работы (не допускать к работе) работника, если он появился на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, или по требованиям органов и должностных лиц, уполномоченных на это федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, оформленными надлежащим образом.

Основанием для увольнения бухгалтера по инициативе администрации может выступать неоднократное неисполнение им без уважительных причин своих трудовых обязанностей. Такая мера наказания применяется только в случаях, если к работнику ранее применялись другие меры дисциплинарного взыскания.

Трудовое законодательство предусматривает также случаи увольнения работника за однократное нарушение трудовых обязанностей. Применительно к профессии бухгалтера это может быть:

- прогул, в том числе отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня;

- появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

- разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной бухгалтеру в связи с исполнением служебных обязанностей;

- совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого), растраты, подлога, умышленного уничтожения или повреждения имущества, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий.

Главный бухгалтер предприятия, помимо общих оснований для увольнения как проявления дисциплинарной и служебной ответственности, может быть уволен в случае принятия необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации.

Материальная ответственность работников организации также определена Трудовым кодексом РФ. Бухгалтер, как и любой работник предприятия, отвечает лишь за прямой, действительный ущерб предприятию под которым понимается реальное уменьшение денежных средств и другого наличного имущества или ухудшение его состояния. Закон запрещает взыскивать с работника упущенную выгоду.

Основаниями для привлечения бухгалтера к материальной ответственности являются противоправность его действий или бездействия, наличие прямого действительного ущерба, причинная связь между действиями (бездействием) и причиненным ущербом и вина работника в виде умысла. Поскольку бухгалтер непосредственно не имеет дела с материальными ценностями и денежными средствами на него не может быть наложена полная материальная ответственность. Обычно взыскиваемая сумма ущерба не превышает месячного оклада.

Уголовная ответственность работников бухгалтерии определяется общими нормами Уголовного кодекса Российской Федерации. По преступлениям, связанным непосредственно с профессиональной деятельностью уголовная ответственность может возникнуть в связи с доказанным участием бухгалтера в мошенничестве, связанным с получением личных выгод, при нарушении бухгалтерами принципа конфиденциальности, следствием чего организации или физическому лицу нанесен существенный моральный и материальный ущерб, при длительных задержках выплаты заработной платы по вине работников бухгалтерии.

Мошенничество в сфере экономики в юридическом отношении представляет собой преступление, связанное с хищением чужого имущества или приобретением права на чужое имущество путем обмана или злоупотребления доверием. Мошенничество в современных условиях невозможно без прямого или косвенного участия в нем бухгалтерского учета.

Общепринято считать, что конечной целью управления является обеспечение максимальной для данного периода времени прибыли при одновременной финансовой стабильности предприятия в последующие периоды. Эта цель является ведущим экономическим ориентиром функционирования бухгалтерского учета. Эффективность его организации и ведения, практическая польза от осуществления определяются в первую очередь успешностью финансово-хозяйственной деятельности организации.

Хороший бухгалтерский учет может сохранить и частично приумножить положительные результаты работы коллектива, а отсутствие его или серьезные изъяны и ошибки в учете и контроле приводят к утрате значительной части достигнутого успеха.

Это, однако, не означает, что при хорошей организации бухгалтерского дела предприятие не может стать банкротом, но отсутствие надлежащего учета и контроля почти всегда ведет к банкротству.