Порядок закрытия счетов и заполнения Главной книги.

Важным этапом подготовительной работы перед составлением бухгалтерской отчетности является закрытие счетов.

Порядок закрытия счетов может быть разным. Это зависит от условий работы организации и ее учетной политики. Основу его, как правило, составляет следующая последовательность.

1. В конце каждого отчетного периода распределяются общепроизводственные и общехозяйственные расходы, собранные на счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы». Иными словами, суммы дебетовых оборотов по этим счетам полностью списываются кредитовыми оборотами в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство» или 90 «Продажи», субсчет 2 «Себестоимость продаж».

На конец отчетного периода остатка на счетах 25, 26 быть не должно.

2. На счетах 20 и 23 калькулируется фактическая себестоимость готовой продукции (выполненных работ, оказанных услуг) и списывается в дебет счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)» (при учете продукции (работ, услуг) по нормативной (плановой) себестоимости) или в дебет счета 43 «Готовая продукция» (при учете продукции (работ, услуг) по фактической себестоимости).

Со счета 23 «Вспомогательное производство» определенные суммы могут списываться и в дебет счета 20 «Основное производство».

Дебетовое сальдо счетов 20 и 23 показывает стоимость незавершенного производства.

3. Суммы, относящиеся к проданной готовой продукции (работам, услугам), списываются:

Дт 90, субсчет 2 «Себестоимость продаж» Кт 40 «Выпуск продукции (работ, услуг), 43 «Готовая продукция».

Обороты по дебету и кредиту счета 40 обязательно должны быть равны, а дебетовое сальдо счета 43 показывает остаток готовой продукции на складе.

4. Счета 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы» ведутся в разрезе субсчетов, которые в течение отчетного года не закрываются. В зависимости от назначения каждого субсчета на нем накапливается дебетовое и кредитовое сальдо. Закрываются счета 90 и 91 только один раз по окончании отчетного года при реформации баланса.

5. По другим счетам, которые используются организацией для ведения бухгалтерского учета, в конце каждого отчетного периода подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты и выводится конечное сальдо.

На счетах 28 «Брак в производстве» и 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» сальдо должно быть нулевое. Они должны закрываться списанием соответствующих сумм на счета 20, 23, 25, 26, 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 91, субсчет 2 «Прочие расходы» и др.

По некоторым счетам, например 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 71 «Расчеты с подотчетными лицами». 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», следует исчислять развернутое сальдо.

При журнально-ордерной форме закрытие регистров осуществляется в следующей последовательности:

1)из листов расшифровок вносятся дебетовые и кредитовые обороты в журналы-ордера и ведомости, в листах-расшифровках делают соответствующие пометки;

2)подсчитываются итоги в ведомостях аналитического учета и переносятся в соответствующие журналы-ордера;

3)подсчитываются итоги оборотов по кредиту счетов в журналах-ордерах;

4)производятся записи из журналов-ордеров в Главную книгу. На основе данных журналов-ордеров может дополнительно составляться оборотная ведомость в виде оборотного баланса или шахматной ведомости.

Главная книга - это сводный синтетический регистр журнально-ордерной формы учета. Данный регистр широко используется и при автоматизированной форме учета.

Главная книга открывается на год и используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам, для составления бухгалтерского баланса.

На каждый счет в Главной книге отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.

Сальдо на начало года отражается в первой строке. В дальнейшем записи в Главную книгу осуществляются из журналов-ордеров ежемесячно итогами за месяц. Для каждого месяца отводится отдельная строка, где последовательно должны быть записаны: месяц, за который производятся записи; кредитовый оборот (общей суммой) из соответствующего журнала-ордера, где этот счет ведется; обороты по дебету счета (в разрезе корреспондирующих счетов); остаток на конец месяца.

Сумма дебетового оборота по каждому счету в Главной книге накапливается по записям из разных журналов-ордеров. Суммы оборотов из каждого журнала-ордера записываются в Главную книгу только после взаимной сверки учетных регистров, полного оформления и подписи журналов-ордеров лицами, их составляющими.

После окончания переноса всех оборотов из журналов-ордеров в Главную книгу по каждому счету подсчитываются суммы дебетовых оборотов, и их итог записывается в графу «Итого по дебету». Поскольку суммы кредитового оборота к этому моменту уже перенесены на счета Главной книги, у бухгалтера есть возможность по большинству счетов (кроме имеющих развернутое сальдо) вывести остатки на конец месяца непосредственно в Главной книге. По счетам, имеющим развернутое сальдо, суммы остатков на конец месяца переносятся из соответствующих журналов-ордеров, где эти счета отражаются. Рассчитанные остатки по счетам в Главной книге, как и обороты, сверяются с данными регистров, где эти суммы накапливались.

Обнаруженные ошибки исправляются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое и надписи правильных сумм и текста. Исправление должно быть подтверждено подписью лица, его сделавшего, с указанием даты внесения исправления.

После определения в Главной книге остатков по счетам на ее основе заполняются формы бухгалтерской отчетности (при необходимости с применением данных регистров синтетического и аналитического учета).

Реформация баланса.

Перед составлением годового бухгалтерского отчета в бухгалтерском учете необходимо сделать определенные итоговые записи, чтобы распределить все суммы полученной прибыли либо списать полученный убыток, а также, чтобы начать отражение записей нового года на финансово-результативных счетах, максимально очищенных от записей по операциям предыдущего года. Такая процедура называется реформацией баланса.

Все бухгалтерские записи по реформации баланса можно подразделить на две группы:

· записи по закрытию счета 90 «Продажи», субсчет 9 «Прибыль/убыток от продаж», и счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 9 «Сальдо прочих доходов и расходов»;

· записи по закрытию счета 99 «Прибыли и убытки».

По окончании отчетного года заключительными записями по состоянию на 31 декабря счет 90 субсчета 1, 2, 3, 4 и другие, закрываются внутренними записями на счет 90-9, т.е составляются корреспонденции:

Дт 90-1 «Выручка» Кт 90-9 «Прибыль/убыток от продаж»

Дт 90-9 Кт 90-2 «Себестоимость»

Кт 90-3 «НДС»

Кт 90-4 «Акцизы»

Выявленный таким образом финансовый результат от продаж в зависимости от того, прибыль это или убыток, оформляется корреспонденцией счетов соответственно

Дт 90-9 Кт 99 (прибыль) или Дт 99 Кт 90-9 (убыток).

В результате синтетический счет 90 в целом и в разрезе субсчетов закрывается.

По аналогичной схеме закрывается и счет 91.

На счете 99 «Прибыли и убытки» в течение отчетного года отражаются:

· прибыль или убыток от обычных видов деятельности – в корреспонденции со счетом 90 «Продажи»;

· сальдо прочих доходов и расходов – в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы»;

· потери, расходы и доходы в связи с чрезвычайными обстоятельствами хозяйственной деятельности (стихийное бедствие, авария и т.п.) – в корреспонденции со счетами 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и т.п.;

· начисленные платежи налога на прибыль и суммы причитающихся налоговых санкций – в корреспонденции со счетом 68 «Расчеты по налогам и сборам» (Дт 99 Кт 68).

По окончании отчетного года сопоставлением кредитовых и дебетовых оборотов по счету 99 выявляется конечный финансовый результат (чистая прибыль (убыток)), полученный организацией. Сумма чистой прибыли (убытка) отчетного года заключительной записью по состоянию на 31 декабря списывается со счета 99 «Прибыли и убытки» на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», т.е. составляется корреспонденция:

Дт 99 Кт 84 (прибыль) или Дт 84 Кт 99 (убыток).

Вопросы для самоконтроля