Сущность и значение двойной записи на счетах
При изменениях в балансе, происходящих под влиянием хозяйственных операций, каждая операция вызывает равновеликие изменения в двух статьях баланса. Равенство итогов актива и пассива баланса не нарушается. При отражении операций на счетах, органически связанных с балансом и открываемых на основе его статей, каждая хозяйственная операция также будет вызывать двойные и равновеликие изменения. Это позволяет отражать хозяйственные операции на счетах способом двойной записи.
Сущность двойной записи состоит в том, что каждая хозяйственная операция отражается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов на сумму отражаемой хозяйственной операции, называется бухгалтерской статьей. Бухгалтерские статьи часто называют бухгалтерскими проводками, бухгалтерскими записями, реже - счетными формулами. Составить бухгалтерскую проводку - значит указать, на какую сторону каких счетов нужно записать сумму операции.
Сущность двойной записи можно рассмотреть на примере операций по изменению баланса. Для этого на основании каждой статьи начального баланса необходимо открыть отдельные счета (табл. 1.1).
Таблица 1.1
Баланс (начальный)
| Актив | Сумма, руб. | Пассив | Сумма, руб. |
| 1. Основные средства 2. Материалы 3. Касса 4. Расчетный счет | 50 000 20 000 1 000 29 000 | 1. Уставный капитал 2. Кредиты банка 3. Расчеты с поставщиками 4. Расчеты по оплате труда | 60 000 20 000 10 000 10 000 |
| Баланс | 100 000 | Баланс | 100 000 |
Первая операция. Получено с расчетного счета в банке в кассу для выдачи заработной платы рабочим и служащим 10 000 руб.
Операция вызывает изменение на счетах "Касса" и "Расчетные счета". Оба они являются активными счетами, поскольку на них отражается имущество организации. Денежные средства в кассе увеличились на 10 000 руб., поэтому сумму нужно записать в дебет счета "Касса" (увеличение в активных счетах отражается по дебету счета). Денежные средства на расчетном счете уменьшились на 10 000 руб., поэтому сумму нужно записать в кредит счета "Расчетные счета" (уменьшение в активных счетах отражается по кредиту счета). Следовательно, по первой операции нужно сделать следующую запись:
┐
Дебет счета "Касса" │
│► 10 000 руб.
Кредит счета "Расчетные счета"│
┘
На основании составленной бухгалтерской проводки 10 000 руб. записывают в дебет счета "Касса" и кредит счета "Расчетные счета" (запись обозначена цифрой 1, соответствующей номеру операции). По первой хозяйственной операции счета "Касса" и "Расчетные счета" оказались взаимосвязанными (корреспондирующимися).
Активные счета Пассивные счета
Счет "Основные средства" Счет "Уставный капитал"
Дебет Кредит Дебет Кредит
─────────────────┬──────────────── ───────────────┬────────────────────
Сальдо 50 000│ │Сальдо 60 000
─────────────────│ │────────────────────
Оборот - │Оборот - Оборот - │Оборот -
Сальдо 50 000│ │Сальдо 60 000
Счет "Материалы" Счет "Расчеты по краткосрочным
кредитам и займам"
Дебет Кредит Дебет Кредит
─────────────────┬──────────────── ───────────────┬────────────────────
Сальдо 20 000│ │Сальдо 20 000
─────────────────│ │────────────────────
3) 20 000│ │2) 5 000
Оборот 20 000│Оборот - Оборот - │Оборот 5 000
Сальдо 40 000│ │Сальдо 25 000
Счет "Касса" Счет "Расчеты с поставщиками
и подрядчиками"
Дебет Кредит Дебет Кредит
─────────────────┬──────────────── ───────────────┬────────────────────
Сальдо 10 000│ │Сальдо 10 000
─────────────────│ │────────────────────
1) 10 000│4) 10 000 2) 5 000│3) 20 000
Оборот 10 000│Оборот 10 000 Оборот 5 000│Оборот 20 000
Сальдо 1 000│ │Сальдо 25 000
Счет "Расчетные счета" Счет "Расчеты с персоналом
по оплате труда"
Дебет Кредит Дебет Кредит
─────────────────┬──────────────── ───────────────┬────────────────────
Сальдо 29 000│ │Сальдо 10 000
─────────────────│ │────────────────────
│1) 10 000 4) 10 000│
Оборот - │Оборот 10 000 Оборот 10 000│Оборот -
Сальдо 19 000│ │Сальдо -
Вторая операция. Оплачена задолженность поставщикам за счет кредитов банка на 5000 руб. По этой операции корреспондируются два счета: "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" является пассивным, так как его остаток отражает источник обязательства организации. Задолженность перед поставщиками уменьшается, уменьшение в пассивном счете отражается по дебету счета, поэтому счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" надо дебетовать на 5000 руб. Счет "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" также является пассивным. Остаток его увеличивается на 5000 руб., поэтому счет надо кредитовать на указанную сумму.
Следовательно, по второй операции должна быть составлена следующая бухгалтерская проводка:
┐
Дебет счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" │
│► 5 000 руб.
Кредит счета "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" │
┘
На основании составленной проводки 5000 руб. заносят в дебет счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и в кредит счета "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" (запись обозначена цифрой 2).
Третья операция. Поступили от поставщиков материалы на сумму 20 000 руб. По операции корреспондируются счета "Материалы" и "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
Счет "Материалы" активный, запасы материала увеличиваются, поэтому он будет дебетоваться на 20 000 руб. Счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" пассивный, задолженность перед поставщиками увеличивается, он будет кредитоваться на сумму 20 000 руб. По третьей операции будет составлена следующая бухгалтерская проводка:
┐
Дебет счета "Материалы" │
│► 20 000 руб.
Кредит счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" │
┘
В соответствии с проводкой записывают 20 000 руб. в дебет счета "Материалы" и в кредит счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
Четвертая операция. Выдана из кассы заработная плата рабочим и служащим в размере 10 000 руб.
По операции корреспондируются два счета: "Касса" и "Расчеты с персоналом по оплате труда". Операция вызывает уменьшение средств в кассе, поэтому активный счет "Касса" надо кредитовать на 10 000 руб. Одновременно происходит уменьшение сальдо на пассивном счете "Расчеты с персоналом по оплате труда", который надо дебетовать. Бухгалтерская проводка будет иметь вид:
┐
Дебет счета "Расчеты с персоналом по оплате труда"│
│► 10 000 руб.
Кредит счета "Касса" │
┘
Следовательно, 10 000 руб. записывают в дебет счета "Расчеты с персоналом по оплате труда" и в кредит счета "Касса".
После отражения всех операций на счетах подсчитывают обороты и выводят конечные сальдо счетов. Они полностью совпадают с суммами аналогичных статей баланса, составленного после отражения всех операций (табл. 1.2).
Таблица 1.2
Баланс (конечный)
| Актив | Сумма, руб. | Пассив | Сумма, руб. |
| 1. Основные средства 2. Материалы 3. Касса 4. Расчетный счет | 50 000 40 000 1 000 19 000 | 1. Уставный капитал | 60 000 |
| 2. Кредиты банка | 25 000 | ||
| 3. Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате труда | 25 000 | ||
| 4. Расчеты с персоналом по оплате труда | - | ||
| Баланс | 110 000 | Баланс | 110 000 |
Приведенные операции, так же как и в балансе, охватывают все возможные типы изменений на счетах бухгалтерского учета: изменения только в активных счетах, только в пассивных счетах, в активных и пассивных счетах в сторону увеличения, в активных и пассивных счетах в сторону уменьшения.
Все рассмотренные хозяйственные операции отражались в равной сумме по дебету одного и по кредиту другого счета. Итог дебетовых оборотов всех счетов должен быть равен итогу кредитовых оборотов. Действительно, в примере сумма итогов дебетовых и кредитовых оборотов получилась равной и составила 45 000 руб. Нарушение равенства свидетельствует об ошибке в учете. Следовательно, с помощью двойной записи можно обнаружить ошибки в бухгалтерских записях, в этом состоит ее контрольное значение.
Вместе с тем двойная запись имеет большое познавательное значение, так как показывает, откуда (или за счет каких источников) поступили средства и куда они направляются. Например, корреспонденция счетов показывает, что деньги поступили в кассу с расчетного счета. По корреспонденции можно установить экономический смысл, содержание каждой хозяйственной операции.
┐
Дебет счета "Касса" │
│► 10 000 руб.
Кредит счета "Расчетные счета" │
┘
Составление бухгалтерских статей (проводок). Хронологические и систематические записи. Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, которые подвергают бухгалтерской обработке.
Одним из этапов бухгалтерской обработки документов является запись корреспондирующих счетов по каждой операции, отраженной в документе, т.е. составление бухгалтерских проводок - контировка. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов и сумму отражаемой хозяйственной операции, называется, как уже отмечалось, бухгалтерской проводкой (статьей, счетной формулой, бухгалтерской записью). Различают простые бухгалтерские проводки, в которых корреспондируются только два счета (все составленные ранее проводки - простые), и сложные, в которых один счет корреспондируется с несколькими счетами.
Пример
От подотчетного лица поступили на склад материалы на сумму 2000 руб., остаток подотчетной суммы (100 руб.) он сдал в кассу. Бухгалтерская проводка по этой операции:
Дебет счета "Материалы" _______________________________ 2 000 руб.
Дебет счета "Касса" ___________________________________ 100 руб.
Кредит счета "Расчеты с подотчетными лицами" __________ 2 100 руб.
Бухгалтерские проводки составляют на самом документе, которым оформляется хозяйственная операция, в ведомости или журнале, куда записывается операция, или на отдельных специальных бланках (мемориальных ордерах).
Мемориальный ордер - это документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Для облегчения записей каждому счету присваивается определенный номер (шифр), поэтому при составлении бухгалтерских проводок указывают не наименование счетов, а их номера (счет "Касса" - N 50, счет "Расчетные счета" - N 51).
Мемориальный ордер N 1
запись за январь 200__ г.
3 января 200__ г.
| Основание (ссылка на документы или содержание операции) | По дебету счета | По кредиту счета | Сумма, руб. | ||
| По приходному кассовому ордеру N 1 | "Касса" | "Расчетные счета" | 10 000 | ||
| Итого | 10 000 | ||||
| Главный бухгалтер | Подпись | ||||
При записи хозяйственных операций на счета их группируют по экономически однородным признакам, т.е. записывают по определенной системе. Отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета называется систематической записью (регистрацией).
Наряду с систематической используется и хронологическая запись, т.е. регистрация хозяйственных операций в той последовательности, в какой они совершаются. Различия в экономическом содержании операции при этом не учитываются. Хронологическая запись ведется для обеспечения контроля за полнотой учета всех хозяйственных операций. В хронологическом порядке ведутся регистрационные журналы, кассовые книги и другие регистры.
Регистрационный журнал за январь 20___ г.
| Порядковый номер мемориального ордера | Дата ордера | Сумма по мемориальному ордеру, руб. |
| 3 января | 10 000 | |
| 4 января | 5 000 | |
| 4 января | 20 000 | |
| 5 января | 10 000 | |
| Итого | 45 000 |
В данном регистрационном журнале отражены все операции, по которым составлены бухгалтерские проводки и мемориальные ордера.
Общий итог (45 000 руб.) равен итогам дебетовых и кредитовых оборотов по счетам. Следовательно, на счетах все операции отражены в правильных суммах.