Технические правила регистрации информации.

22.12.1. БД любого формата допускает различные варианты регистрации информации одного вида.

«Правильный» вариант регистрации – это такой вариант, который максимально соответствует качественному и эффективному решению поставленной задачи. Такой «правильный» вариант регистрации не всегда очевиден.

Пример 1. Для процесса регистрации информации в бухгалтерских БД формата «1С» используются специальные электронные объекты, называемые «Документы». (В скобках необходимо заметить, что в данном случае значение слова «Документ» не совпадает с его основным значением. Напомним, что документ – это носитель информации, защищенный от изменений и снабженный удостоверяющей подписью уполномоченного лица). Программа предусматривает некоторое количество видов таких «Документов». Но видов информации, которые необходимо будет регистрировать, гораздо больше. Поэтому, не всегда очевидно, каким видом «Документа» нужно воспользоваться для регистрации некоторого конкретного вида информации. Например, каким видом «Документа» зарегистрировать решение о начислении дивидендов? Или списание ранее начисленного накопленного купонного дохода по ценным бумагам?

Пример 2. Даже если выбран конкретный вид электронного объекта, с помощью которого будет производиться регистрация информации данного вида, то все равно тем самым вариант регистрации этой информации еще не становится полностью определенным. Электронный объект этого вида содержит некоторое количество видов данных (параметров). Значение каждого ли из этих видов данных указывать при регистрации? Указание лишней информации будет увеличивать трудозатраты и не приводить к улучшению качества. Если же не указать нужную для решения задачи информацию, то задача будет решена некачественно. Например, поставлена задача вести учет расчетов с покупателями с детализацией по каждому контрагенту, но без детализации по каждому договору. В этом случае указание информации о реквизитах договора будет приводить к увеличению трудозатрат, но не будет приводить к увеличению качества решения поставленной задачи.

Пример 3. В действующей в настоящий момент версии программы «ЭкспрессБухгалтерия» регистрация информации о фактах хозяйственной деятельности происходит без использования электронных объектов, аналогичных «документам» в программе «1С». Процесс регистрации становится более гибким, но и более вариативным. Какой вариант лучше подходит для качественного и эффективного решения конкретной поставленной задачи – зависит от содержания задачи.

22.12.2. С точки зрения взаимосвязи информации на носителе и информации в БД, при регистрации информации некоторого вида значение каждого отдельно взятого параметра возможно устанавливать двумя принципиально разными методами:

А) Путем переноса в БД того значения параметра, которое имеется на носителе.

Например, написано в банковской выписке (носителе информации), что денежные средства уплачены в ООО «Максидом» - и в БД в поле «Контрагент» регистрируется значение ООО «Максидом».

Б) Путем определения значения самим регистратором информации на основании имеющихся у него исходных данных и правил преобразования информации (то есть путем решения маленькой информационной задачи по отношению к определению значения конкретного параметра).

Например, при регистрации банковской информации в используемом для этого программой «1С» виде «документа» имеется поле «Тип расходов». Но в банковской выписке отсутствует информация, помеченная, как «Тип расходов». Таким образом, на носителе эта информация отсутствует, и если ее нужно регистрировать, то конкретное значение этой информации регистратор будет получать не путем переноса этого значения с носителя, а путем определения этого значения на основании исходной информации и правил преобразования информации. Исходной информацией в данном случае будет информация о назначении платежа, а правилами преобразования информации – некие инструкции, которые имеются у регистратора. В результате регистратор установит конкретное значение параметра «Тип расходов» и занесет его в БД.

22.12.3. С учетом вышеизложенного, должны быть сформированы Правила, которые можно назвать техническими Правилами регистрации информации. Для каждого подлежащего регистрации вида информации для каждой используемой БД эти Правила должны определять конкретные технические параметры регистрации, а именно:

А) Какой именно вид электронного объекта будет использоваться для регистрации информации данного вида;

Б) Какие именно параметры подлежат регистрации в рамках данного вида электронного объекта;

В) Как и на основании чего определять значение каждого параметра.

22.12.4. Примеры Правил регистрации информации представлены в Приложениях № 11.

22.12.5. Для Нерегулярной части Расчетного периода отдельные Технические правила регистрации информации, на наш взгляд, не требуются.

22.12.6. На наш взгляд, Технические правила регистрации информации требуют согласования с Заказчиком только в той части, которая будет исполняться работниками Заказчика.