Соотношение общей и частной задач.
8.2.1. В некоторых случаях Заказчик может поставить перед Специалистом две задачи, одна из которых является составной частью другой. По отношению друг к другу эти задачи можно назвать частной задачей и общей задачей.
Например, поставлена задача по ведению бухгалтерского учета для целей налогообложения и отдельная задача по регистрации банковской информации.
Одновременная постановка частной и общей задач может иметь как положительные, так и отрицательные последствия для Заказчика.
8.2.2. Возможные положительные последствия одновременной постановки частной и общей задачи.
Положительные последствия одновременной постановки частной и общей задачи могут возникать в случае, если от решения частной задачи Заказчик получает какую-либо иную пользу, отличную от той, которая возникает для Заказчика от решения общей задачи. То есть в случае, если решение частной задачи имеет для Заказчика некоторую самостоятельную ценность.
8.2.3. Возможные отрицательные последствия одновременной постановки частной и общей задачи.
По отношению к общей задаче частная задача является не целью, а одним из средств достижения цели. С точки зрения решения общей задачи, эта частная функция должна быть организована так, что бы способствовать максимально качественному и эффективному решению этой более общей задачи.
Но, так как частная функция сформулирована и в качестве самостоятельной задачи, то заданные параметры этой отдельной самостоятельной задачи могут вступить в противоречие с достижением максимально качественного и эффективного результата в рамках более общей задачи.
Продолжим пример с задачей по ведению бухгалтерского учета для целей налогообложения и отдельной задачей по регистрации банковской информации. Допустим, задача по регистрации банковской информации сформулирована так: «Каждый рабочий день производить получение выписок по системе «Банк-Клиент» и регистрацию в базе данных соответствующей информации». Для качественного решения задачи по налоговому учету ежедневная регистрация банковской информации не требуется. Процесс получения информации по системе «Банк-Клиент» с ее последующей автоматической загрузкой в базу данных занимает одно и то же время независимо от объема получаемой информации. Если этот процесс будет производиться 20 раз в месяц, то на него потребуется в 20 раз больше труда, чем в случае, если он будет происходить один раз в месяц (этого достаточно для качественного решения задач налогового учета). Таким образом, заданные параметры частной задачи по регистрации банковской информации вступают в противоречие с достижением максимально качественного и эффективного результата в рамках более общей задачи налогового учета.
8.2.4. Итак, если одновременно поставлены частная и общая задачи, то на основании мнения Заказчика необходимо определить, имеет ли решение частной задачи для Заказчика самостоятельную ценность. Если такая ценность (отдельная польза) отсутствует, то целесообразно посоветовать Заказчику частную задачу снять.
.
8.3. Типовые неточно поставленные вопросы.
8.3.1. В рамках процесса постановки задачи со стороны Заказчиков часто возникают вопросы следующего содержания:
А) «Можно ли сделать (не сделать) так?».
Б) «Правильно ли это?»
8.3.2. Вопрос «Можно ли так?» может иметь один из трех смыслов:
А) Можно ли сделать (не сделать) - в смысле физической возможности (могу ли я прыгнуть на потолок – в смысле способен ли физически это сделать)
Б) Можно ли сделать (не сделать) - в смысле, разрешено ли это (могу ли я прыгнуть на потолок – в смысле, имею ли я право прыгать на потолок)
В) Можно ли сделать (не сделать) - в смысле целесообразности, т.е. каково будет соотношение отрицательных и положительных последствий того, что я так сделаю (не сделаю) (могу ли я прыгнуть на потолок – в смысле, как меня накажут за то, что я туда прыгну и что я от этого выиграю).
8.3.3. Каждый раз, когда перед Специалистом встает вопрос «Можно ли так?», Специалист должен определить, в каком из трех указанных смыслов задан этот вопрос. Если этого не сделать, то возникает существенный риск того, что Специалист будет решать совсем не тот вопрос, который перед ним пытался поставить Заказчик. Возникающие при этом риски описаны в пункте 2.1.
Альтернативный вариант – ответить на поставленный вопрос во всех трех его смыслах.
8.3.4. В рамках профессиональной компетенции главного бухгалтера первое значение (А) указанного вопроса смысла не имеет.
Каждый раз, когда перед Специалистом - бухгалтером встает вопрос «Можно ли так?», Специалист должен определить, в каком из смыслов (Б) или (В) задан этот вопрос или решать поставленный вопрос в каждом из этих двух смыслов.
Пример. Заказчик ставит перед Специалистом вопрос «При имеющихся обстоятельствах могу ли я представить уточненную налоговую декларацию?». В этом случае Специалист должен понимать, что Заказчик может иметь в виду один или оба из следующих вопросов: «Имею ли я право представить уточненную налоговую декларацию?» или «Целесообразно ли представить уточненную налоговую декларацию? Какова у этого действия совокупность отрицательных и положительных последствий?» Специалист должен или выяснить, какой именно из вариантов вопроса имеет ввиду Заказчик, или ответить на оба варианта вопроса.
8.3.5. Если вопрос задан в его втором значении (Б), то для решения этого вопроса Специалист должен владеть или уметь находить информацию о содержании обязанностей, возложенных на предприятие законодательством.
Если вопрос задан в его третьем значении (В), то для решения этого вопроса Специалист должен владеть или уметь находить информацию об объеме и содержании отрицательных и положительных последствий для Заказчика, которые могут возникнуть.
8.3.8. Вопрос «Правильно ли это?».
Этот вопрос фактически сводится ко второму или третьему значению вопроса «Можно ли так?», т.е. к одному из двух смыслов:
Б) Правильно ли это – в смысле, соответствует ли «это» неким принятым нормам, разрешено ли «это».
В) Правильно ли это - в смысле целесообразности, т.е. каково будет соотношение отрицательных и положительных последствий «этого».
Таким образом, вопрос «Правильно ли это?» равен вопросу «Можно ли так?», и при его решении необходимо применять те же методы.
Обязанности.
Содержание обязанностей.
9.1.1. Обязанность – это некоторый вид действия, обязательный для выполнения.
9.1.2. Обязанность установлена, если установлены все ее обязательные характеристики. Это, как минимум, следующие характеристики:
А) Содержание действия;
Б) Лицо, ответственное за совершение действия;
В) Сроки совершения действия;
Г) Место совершения действия;
Д) Объем трудозатрат, необходимый для совершения действия, и его распределение по времени.
Для лица, выполняющего обязанность, эта обязанность считается установленной и без установления характеристики, указанной в пудпункте (Д).
9.1.3. Совокупность значений характеристик некоторой обязанности можно назвать содержанием этой обязанности.
9.1.4. Содержание обязанности должно быть сформулировано таким образом, что бы была исключена возможность его различного толкования.
9.1.5. Необходимо стремиться к тому, что бы для каждой обязанности или группы обязанностей была сформулирована цель ее (их) выполнения.
В подавляющем большинстве случаев невозможно регламентировать обязанности таким образом, что бы их содержание предусматривало все возможные варианты и случаи, которые могут иметь место в реальной обстановке. Могут возникать ситуации, когда обстоятельства складываются так, что содержание обязанностей не дает конкретному исполнителю ответа на опрос, как именно ему надлежит действовать при таких обстоятельствах. В таких ситуациях конкретный исполнитель сможет определять содержание своих действий исходя из цели выполнения обязанностей, если такая цель ему известна и понятна.
Содержание действия.
9.2.1. содержание действия может состоять из краткого содержания и подробного (развернутого) описания.
9.2.2. Краткое содержание действия выполняет две функции:
А) Является идентификатором вида действия;
Б) Кратко описывает содержание действия, те его составляющие, которые не являются содержанием иных характеристик действия.
Например: «Получение от представителя поставщика накладной и счета-фактуры и помещение их в места хранения».
Если организатор считает, что краткого содержания действия (с учетом наличия иных его характеристик) достаточно для однозначного понимания содержания этого действия, то необходимость в подробном (развернутом) описании действия отсутствует.
9.2.3. Подробное (развернутое) описание содержания действия требуется для тех видов действий, краткого содержания которых недостаточно для однозначного установления механизмов их совершения.
Например, для приведенного выше краткого содержания действия может быт дано следующее подробное (развернутое) его описание:
«Получить от представителя поставщика по одному экземпляру накладной и счета-фактуры. Установить наличие на них печатей поставщика. Сразу после приема товара по количеству получить на накладной подпись представителя поставщика и доверенность. Убедиться, что подпись на накладной соответствует подписи на доверенности. Поместить накладную и счет-фактуру в места хранения в порядке следования дат»
9.2.4. Часто подробное (развернутое) описание содержания обязанностей называют правилами.
Ответственность.
9.3.1. Слово «ответственность» имеет два значения – позитивная ответственность и негативная ответственность.
Позитивная ответственность за некоторую функцию означает наличие лица, на которого возложена обязанность по осуществлению этой функции.
Негативная ответственность за некоторую функцию означает неблагоприятные последствия (санкции), которые могут быть наложены на лицо, не исполнившее обязанность по осуществлению этой функции.
В дальнейшем в настоящем тексте под словом «ответственность» будет пониматься позитивная ответственность.
9.3.2. Если по некоторому виду действий не установлено лицо, обязанностью которого является выполнение этого вида действий (то есть за этот вид действий не установлена ответственность), это приводит к существенному увеличению вероятности следующих событий:
А) Указанная функция не будет осуществляться;
Б) Указанная функция будет осуществляться некачественно.
Поэтому, необходимым условием для обеспечения качественного выполнения некоторого вида действий является установление ответственности за этот вид действий.
9.3.3. Ответственность за какое-либо действие не возникает сама собой, а является следствием каких-либо организационных решений и сопутствующих механизмов контроля. Поэтому, любые методы установления ответственности приводят к возникновению дополнительных трудозатрат, связанных исключительно с установленными механизмами ответственности.
9.3.4. Принцип "Выполнить или предупредить".
У ответственных лиц имеются обязательства по осуществлению тех или иных действий. Обязательства могут возникать не только «по вертикали» (решение руководителя или коллективного органа), но и «по горизонтали» (договоренность).
Если у лица возникло обязательство, оно должно быть исполнено.
Если по какой-либо причине обязательство не может быть исполнено, информация об этом, а также о причинах невозможности исполнить обязательство должна быть доведена до лиц, перед которыми принято обязательство, в как можно более ранний срок.
Если к моменту исполнения обязательства обстоятельства изменились таким образом, что, по мнению исполняющего обязательство, исполнение обязательства может нанести вред лицу, перед которым оно принято, то исполняющий обязательство должен представить свое мнение лицу, перед которым принято обязательство, в срок до момента, установленного для выполнения обязательства. Если это сделать невозможно, то обязательство должно быть выполнено в том виде, в котором оно принято.
Ситуация, при которой принятое обязательство не исполняется и при этом информация о его неисполнении не доводится до лиц, перед которыми принято обязательство, является категорически недопустимой с точки зрения организации и управления процессами.
Сроки.
9.4.1. Если по некоторому виду действий не установлены сроки выполнения, это равносильно тому, что обязанность по совершению действий этого вида не установлена.
Например, если установить, что каждый налогоплательщик обязан представлять декларацию по НДС, но не установить срок выполнения этой обязанности, то получится, что обязанность не установлена, так как представить декларацию при таких условиях можно в любой бесконечно длительный срок – то есть можно вообще не представлять.
Поэтому, необходимым условием для обеспечения качественного выполнения некоторого вида действий является установление сроков выполнения.
9.4.2. Установить срок совершения будущего действия – это значит установить период времени, в течение которого это действие должно быть выполнено.
9.4.3. Период времени может быть определен путем его прямого указания.
Примеры: Март 2017 года; 2-й квартал 2019 года.
9.4.4. Период времени может быть определен двумя моментами времени (начальным и конечным) или только конечным моментом.
Если указан только конечный момент времени, это означает, что действие должно быть совершено в любое время до этого момента. Если указан как начальный, так и конечный моменты времени, это означает, что действие должно быть совершено между этими моментами.
9.4.5. Вид указываемого момента времени (начальный или конечный) обычно обозначается с помощью специальных наречий или предлогов, а именно:
Начальный момент времени обозначается, в частности, словами «После», «От», «С», «Не ранее».
Конечный момент времени обозначается, в частности, словами «До», «Не позднее».
9.4.6. Момент времени может быть определен путем прямого указания конкретного момента времени (пример: 27.12.2016, 13-00);
9.4.7. Момент времени может быть определен путем указания на некоторые события, которые уже произошли или могут произойти в будущем. В качестве таких событий может быть использовано как одно событие, так и совокупность нескольких событий.
Примеры:
Не позднее последнего рабочего дня месяца;
Не ранее формирования бухгалтерской отчетности;
Не позднее более раннего из следующих событий: реализации товара или получения оплаты за товар.
9.4.8. Момент времени может быть определен путем указания на некоторое событие и отрезка времени, отсчитываемого от этого события вперед или назад.
Примеры:
Не позднее 2-х рабочих дней с момента передачи …;
Не позднее 3-х дней до начала календарного месяца;
Не ранее 10-ти дней с момента получения предоплаты.
Место совершения.
В некоторых случаях место совершения действия определяется содержанием этого действия.
В ином случае определение места выполнения действия является необходимым условием для его качественного выполнения.
Если место совершения действия не определено, то могут наступить следующие отрицательные последствия:
А) Действие может быть совершено не в том месте, которое требуется, что может явиться причиной отсутствия пользы от совершения данного действия или возникновения вреда;
Б) Могут быть неверно установлены сроки совершения действия;
В) Может быть неверно определен объем трудозатрат, необходимый для совершения действия.