Глава 5. Организация бухгалтерского учета и обработки учетной информации

5.1. Бухгалтерский аппарат Функции и структура бухгалтерского аппарата

Бухгалтерский учет на предприятиях, включая субъекты малого предпринимательства, могут осуществлять самостоятельные службы, возглавляемые главным бухгалтером; бухгалтер, ведущий учет; органи­зация или предприниматель, не имеющий статуса юридического лица, для которых ведение учета является уставным видом деятельности, осу­ществляемой на основании заключенного договора; лично руководи­тель предприятия. Решение относительно варианта организации и ве­дения бухгалтерского учета вправе принять руководитель организации, которого избирают акционеры (собственники) или назначает выше­стоящая организация. Выбор формы организации учета во многом за­висит от вида деятельности, объема и условий, в которых приходится работать бухгалтерскому аппарату.

На средних и крупных предприятиях учет ведется бухгалтерией, а главный бухгалтер, возглавляющий службу учета, находится в непосред­ственном подчинении у руководителя организации. В обязанности бух­галтерии входит своевременное представление учетной информации о состоянии имущества и финансовых результатах внутренним и внешним пользователям. Не менее важной обязанностью бухгалтерии является обеспечение информацией о величине отклонений от плановых (нор­мативных) смет и калькуляций. На основании поступившей из бухгал­терии информации производится ее экономический анализ и разраба­тываются мероприятия по привлечению имеющихся производствен­ных и других резервов. Использование внутрихозяйственных резервов обеспечивает укрепление финансового положения и предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности.

Структура бухгалтерской службы зависит от объема учетной работы. Она предусматривает иерархию подчиненности и взаимосвязь между бухгалтерами различных групп.

Работники бухгалтерии обязаны соблюдать трудовую и служебн дисциплину и нести ответственность за неправильное отражение ин­формации в учете.

Распределение обязанностей между бухгалтерами обусловлено в основном объемом учетных операций в учетном цикле, при котором существует определенная последовательность (один бухгалтер осу­ществляет учет поступления материальных ценностей, другой — их движение на складе и списание в производство и т.д.) или специали­зация выполнения однородных, однотипных операций по конкрет­ному участку учета (один бухгалтер занимается учетом полуфабрика*Ц тов, другой — учетом инвентаря). |

Чем крупнее предприятие, тем более разветвленную структуру! имеет бухгалтерия.

На крупных и средних предприятиях отделы (группы) бухгалтерии, как правило, делятся по участкам учетной работы. Выделяются группы учета расчетов с персоналом по оплате труда, материальных ценностей, производства, налогообложения, готовой продукции и ее реализации, валютных, расчетных, кассовых операций и составления отчетности, В последнее время все более заметны процессы формирования отделов управленческого учета. Предприятия могут иметь одну или несколько касс, данные по которым сводит старший кассир. В обязанности кас­сира входит сдача документов в банк; получение, выдача и сдача налич­ных денежных средств в уполномоченный банк; своевременная пере­дача документов по приходу и расходу денежных средств на расчетном, валютном и других счетах группе расчетов или главному бухгалтеру; ежедневное формирование отчета кассира о совершенных операция) по кассе. ;

Наиболее типичная структура бухгалтерии (без разделения на фи-; нансовую и управленческую) приведена на рис. 5.1.

Каждая группа бухгалтерии имеет свои Задачи учета, но все группь в той или иной степени, взаимосвязаны между собой.

Группа учета материальных ценностей (материальная группа) учи­тывает и контролирует движение материальных ценностей на складах организации, участвует в проведении инвентаризации этих ценностей, отвечает за хранение документов.

Группа расчетов с персоналом по оплате труда производит начис­ление заработной платы и других выплат работникам на основании первичных документов (нарядов, путевых листов, табелей учета рабо­чего времени, актов выполненных работ, отпускных и увольнительн

Рис. 5.1. Традиционная схема бухгалтерии крупного и среднего предприятия

записок, листков нетрудоспособности и др.), обязательные удержания из заработной платы (налог на доходы и по исполнительным листам), удержания по заявлениям работников (перечисления во вклады, стра­ховым организациям, оплата покупок по кредитным договорам и т.п.), а также составляет бухгалтерскую и налоговую отчетность по суммам начисленного дохода, предоставленных льгот, удержанного налога. Кроме того, работники этой группы участвуют в инвентаризации де­понентской^[37] задолженности.

Группа учета производства группирует и оценивает фактические затраты (издержки) предприятия, контролирует и анализирует трудо­вые и материальные затраты, участвует в инвентаризации незавершен­ного производства, определяет себестоимость продукции.

Группа реализации готовой продукции осуществляет учет ее движе­ния на складах, инвентаризацию, выписывает счета-фактуры покупа­телям, ведет учет расчетов с покупателями и заказчиками за отгружен­ную продукцию.

Если предприятие проводит экспортно-импортные операции, со­ставляющие значительную долю в учетной работе, может быть создана группа валютных операций, задачей которой является ведение учета и расчет курсовых разниц, других операций в иностранной валюте.

В случае, если на предприятии отсутствует финансовый отдел, в бухгалтерии может быть выделена группа расчетных операций.

Группа отчетности обобщает данные, поступающие из вышепере­численных групп, и составляет бухгалтерскую отчетность. В компетен­цию этой группы могут входить расчеты с бюджетом. В крупных объ­единениях, концернах она составляет сводную или консолидирован­ную отчетность.

Права и обязанности главного бухгалтера

Главный бухгалтер назначается и освобождается от должности ру­ководителем предприятия. Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, выбор методов и форм бухгалтер­ского учета, организацию документооборота. В своей работе он кон­тролирует исполнение законодательства как по хозяйственным, нало­говым, так и по трудовым вопросам, своевременно вносит в учет кор­рективы, связанные с положениями (стандартами) по бухгалтерскому учету и изменениями и дополнениями законодательных и подзаконных актов.

Обязанностью главного бухгалтера является организация и поста­новка бухгалтерского учета в соответствии с нормативными докумен­тами. Главный бухгалтер осуществляет контроль за движением и хра­нением всех средств организации. Он несет ответственность за досто­верность и своевременность представления бухгалтерской отчетности, составления калькуляции себестоимости продукции, распределения затрат, определения финансовых результатов организации.

Распоряжения главного бухгалтера по вопросам учета, заполнения и представления первичных документов и отчетности обязательны не только для работников бухгалтерии, но и для других отделов и под­разделений организации, которые должны своевременно представлять в бухгалтерию необходимые для учета и контроля первичные доку­менты.

Подпись главного бухгалтера обязательна на всех документах, свя­занных с денежными, расчетно-кредитными и другими хозяйственны­ми операциями; она означает согласие с законностью и целесообраз­ностью фактов хозяйственной деятельности. Главный бухгалтер визи­рует заключаемые хозяйственные договоры, приказы, связанные с на­числением заработной платы и дивидендов. Назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц согласовывается с глав­ным бухгалтером.

При освобождении главного бухгалтера от занимаемой должности осуществляется проверка состояния бухгалтерского учета и достовер­ности отчетных данных, составляется соответствующий акт, утверж­даемый руководителем организации.

Каждый работник бухгалтерии обязан иметь свою должностную инструкцию. Распоряжением главного бухгалтера устанавливаются порядок оформления и движения документов, сроки и адреса их по­ступления для дальнейшей обработки и составления бухгалтерской отчетности.