Отсутствие первичного документа

Если вы не оформили необходимый первичный документ и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Так, ст. 120 Налогового кодекса РФ "отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета" квалифицирует как "грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения".

Размер штрафа за такое нарушение - 10 000 руб. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 руб.

Если же такое нарушение повлекло за собой "занижение налоговой базы", штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Внимание! С 1 января 2014 г. действие ст. 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по ст. 122 "Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)" Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по ст. ст. 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (Определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. N 6-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по п. 3 ст. 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по ст. 122.

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Одной из обязанностей фирм и индивидуальных предпринимателей является хранение в течение четырех лет:

- данных бухгалтерского и налогового учета;

- других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Основание - пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса.

В течение сроков, которые установлены в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года, экономический субъект должен хранить:

- первичные учетные документы;

- регистры бухгалтерского учета;

- бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Причем экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Это указано в ч. 1 и 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ.

Налоговые службы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы, которые:

- служат основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов;

- подтверждают правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов.

Об этом говорится в пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ.

Заполнены не все реквизиты

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

Пример. ООО перечислило иностранному партнеру денежные средства в оплату консультационных услуг.

Однако акт, подтверждающий оказание услуг, не содержал всех необходимых реквизитов.

Во время выездной проверки работники налоговой инспекции расценили это как нарушение Федерального закона "О бухгалтерском учете" и исключили сумму, уплаченную иностранному партнеру, из состава себестоимости.

Как следствие, было принято решение доначислить налог, а также взыскать с предприятия пени и штраф.

Предприятие с решением инспекции не согласилось и обратилось в арбитражный суд.

Изучив материалы дела, суд встал на сторону предприятия. Он, в частности, указал, что "незначительные недостатки в оформлении первичных документов... не свидетельствуют об отсутствии хозяйственной операции, а также об отсутствии у предприятия расходов по оплате консультационных услуг".

Из-за отмены обязательного использования унифицированных форм первичных документов у компаний должно сократиться количество споров с проверяющими. Контролеры больше не смогут "снимать" расходы по причине ненадлежаще оформленных документов, так как самого требования об использовании типовых форм документов с 1 января 2013 г. не существует (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ).

Первичный документ на мнимую сделку

С 1 января 2014 г. к бухгалтерскому учету нельзя принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ). Чиновники определили круг ответственности за оформление таких документов в учете.

Так, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни признается лицо, составившее первичный документ. Этот субъект (гражданин или фирма) должен обеспечить своевременную передачу оформленного документа в бухгалтерию для регистрации в учете, а также гарантировать достоверность его данных.

Что касается лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета (например, бухгалтер, руководитель) или с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (например, аутсорсинговая фирма), то они не несут ответственности за соответствие составленной другими лицами "первички" свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Некачественный документ от партнера

А вот другой пример. Он показывает, что если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это вовсе не означает, что штрафные санкции могут быть предъявлены и вашему предприятию.

Пример. Налоговая инспекция провела выездную проверку, в результате которой было принято решение о привлечении компании к ответственности. Основанием для такого решения стало, в частности, отсутствие товарно-транспортных накладных по форме 1-Т. Однако суд с точкой зрения налоговиков не согласился, указав, что факт оприходования обществом купленного товара подтвержден товарными накладными по форме ТОРГ-12. В ответ на это налоговая инспекция привела еще один довод: в товарных накладных (ТОРГ-12) нет ссылки на номер и дату транспортной накладной. Но и с этим аргументом арбитры не согласились, подчеркнув, что "отсутствие ссылки на номер и дату транспортной накладной, при фактическом принятии на учет товара, подтверждении свидетелями факта поставки товара силами поставщика, не свидетельствует об отсутствии поставки товара" (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2010 г. по делу N А27-391/2010 (Определением ВАС РФ от 21 января 2011 г. N ВАС-67/11 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Административная ответственность

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

- к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 20%;

- к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 20%.

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по ст. 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ - ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает п. 4 ст. 108 Налогового кодекса, согласно которому "привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации".

Должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

- подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные п. п. 3, 4 и 6 ст. 81 Налогового кодекса;

- исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Электронная подпись

Подтверждающий расходы документ может быть оформлен в электронном виде и заверен цифровой подписью. Но только в случае, если закон или другой нормативный акт не требует обязательной бумажной формы документа (Письма Минфина России от 23 января 2013 г. N 03-03-06/1/24, от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521, от 14 июня 2011 г. N 03-02-07/1-190).

В ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены следующие типы электронных подписей: простая и усиленная. Причем усиленная электронная подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной.

Простой электронной подписью является такая подпись, которая при помощи использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт ее формирования определенным лицом. Она должна находиться в самом электронном документе. А ее ключ следует применять в соответствии с правилами, установленными в информационной системе, в которой осуществляется электронный документооборот (ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 9 Закона N 63-ФЗ).

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись должна:

- получаться в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

- позволять определить лицо, подписавшее электронный документ;

- давать возможность обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания;

- создаваться с использованием средств электронной подписи.

Чтобы использовать неквалифицированную электронную подпись, необходим сертификат ключа ее проверки. Однако если соответствие электронной подписи перечисленным признакам может быть обеспечено без использования этого сертификата, то его можно не создавать (ч. 5 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Квалифицированная электронная подпись

Для квалифицированной электронной подписи характерны признаки неквалифицированной. Вместе с тем в отношении ее должны соблюдаться два дополнительных требования, которые указаны в ст. 12 Закона N 63-ФЗ, а именно:

- необходимо иметь в наличии квалифицированный сертификат, в котором указан ключ проверки такой электронной подписи;

- для ее создания и проверки используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, которые установлены в Законе N 63-ФЗ.

Электронные подписи, созданные в соответствии с нормами иностранного права или международными соглашениями, на территории России признаются как электронные подписи того вида, под признаки которых они подпадают (ст. 7 Закона N 63-ФЗ).

Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью, признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью, до даты признания утратившим силу Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ. То есть до июля 2013 г. Основание - ч. 2 ст. 19 Закона N 63-ФЗ.

Значит, электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью после даты признания утратившим силу Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ, не может считаться подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронная подпись не может быть признана электронной цифровой подписью, а является усиленной квалифицированной, если:

- для ее создания и проверки используются средства, получившие подтверждение требованиям Закона N 63-ФЗ;

- сертификат ключа ее проверки выдан аккредитованным удостоверяющим центром.

Об этом сообщается в Письме Минкомсвязи России от 16 мая 2013 г. N П8-1-01-5728.

Когда электронный документ приравнивается

к документу на бумаге

Как правило, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Исключением из этого являются случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в определенных случаях. Они установлены:

- федеральными законами;

- принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами;

- или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Допустим, одним из требований к документу является наличие в нем печати. Тогда электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью, если он:

- подписан усиленной электронной подписью;

- признан равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью, могут быть предусмотрены:

- федеральными законами;

- принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами;

- соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 3 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При этом каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов (ч. 4 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).