Оформление и структура документа

Word позволяет экономить время при составлении типовых документов, представляя набор стандартных бланков или шаблонов. Если стандартные шаблоны не устраивают, можно воспользоваться «Мастером», который создаст для вас бланк документа в соответствии с параметрами, которые указываются в диалоговых окнах. Чтобы выбрать шаблон, выполняется команда «Файл-Создать».

При работе со сложными документами, содержащими большое количество глав, разделов, а возможно и подчиненных документов, можно воспользоваться мощным средством Word для Windows- создание структуры документа. Структура- это иерархия документов, разделов и заголовков различных уровней. Чтобы включить режим структуры, выполняется команда «Вид-Структура».

Специальные возможности Microsoft Word.

Многоязыковая поддержка. Помощник.

Уже в Word 95 было реализовано автоматическое изменение шрифта и языка при переключении раскладки клавиатуры. В Word 97 создание и просмотр текстов на различных европейских языках еще более упростилось. Кроме того, предусмотрена возможность просмотра документов, созданных с помощью других локализованных(национальных) версий Word.

Новое средство Microsoft Office 97- «Помощник», предназначенный для того, чтобы автоматически давать советы и предоставлять справочные сведения, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи.

Текстовой и графический режимы.

В каждом персональном компьютере есть плата управления монитором или графический адаптер, который служит для вывода изображения на экран монитора. Изображение на экране состоит из отдельных точек. Большинство адаптеров могут работать в двух режимах: текстовом и графическом.

В текстовом режиме все символы имеют одинаковый размер и не могут быть выведены в произвольное место на экране. Изображение символов находится во внутренней памяти самого адаптера. Благодаря тому, что позиции всех точек, из которых состоит символ, заранее известны и не могут быть изменены, вывод текста на экран происходит быстро. Однако в текстовом режиме невозможно осуществить принцип WYSIWG(What You See Is What You Get-что вы видите, то и получаете), при котором страница текста на экране выглядит точно так же, как на бумаге. Особенности текстового режима:1) Число символов в строке, как правило, равно 80, а число строк-25;2) Число символов ограничено набором из 256 кодов ASCII;3) На экране отображается один- единственный, строго фиксированный шрифт;4) Символ можно только подчеркнуть, но нельзя выделить курсивом или с помощью полужирного начертания;5) Нельзя показать рисунки одновременно с текстом.

В графическом режимеадаптер не использует изображения символов, хранящихся в его памяти, а управляет каждой отдельной точкой на экране. Любая цветная точка образуется смешиванием нескольких цветов в различной пропорции (обычно трех: красного, зеленого и синего). Изображение символа, состоящее из цветных точек, должно храниться и воспроизводиться на экране самой программой, а не графическим адаптером. На это требуется больше компьютерного времени, чем при работе в текстовом режиме. Преимущество графического режима состоит в том, что здесь нет ограничений, присущих текстовому режиму. Гарнитура, размер, начертание шрифта отображаются на экране, причем рисунки можно видеть одновременно с текстом. Таким образом, в графическом режиме экранное представление документа совпадает с напечатанным.

Мультиоконность.

Характерной особенностью современных текстовых процессоров является их мультиоконность, т.е. способность одновременно работать с несколькими документами, находящимися в различных окнах. При вводе и редактировании текста пользователь работает в активном окне, в котором возможен доступ ко всему меню. Специальные команды дают возможность упорядочить окна документов, создавать новые и переходить из одного окна в другое. Здесь различают два режима: полноэкранный и не полноэкранный. В полноэкранном режиме вновь открытое окно является текущим (активным) и перекрывает остальные открытые окна. Переход к другим окнам осуществляется по специальной команде. В не полноэкранном режиме специальные программы упорядочения окон дают возможность расположить все открытые окна на экране в уменьшенном формате без перекрытия (режим «мозаика») или вывести их на экран в натуральную величину с перекрытием в виде стопки документов. Окно становится активным в результате фиксации на нем в произвольном месте указателя мыши. Команды «Распахнуть» и «Свернуть» дают возможность распахнуть активное окно во весь экран или свернуть его в прежний уменьшенный формат.

С помощью команды «Разбить» рабочая область разделяется на две части. Это удобно, если необходимо работать одновременно с двумя разными частями большого документа.

Таблицы и диаграммы.

С помощью Word для Windows можно создавать таблицы двумя способами. Первый способ-это создание новой пустой таблицы с последующим заполнением ячеек. Второй заключается в преобразовании существующего текста в таблицу. В таблице можно изменять число строк и столбцов, объединить ячейки или вставлять новые в любое место таблицы.

Word позволяет представить данные не только в виде таблицы, но и в виде диаграммы. С точки зрения редактора Word диаграмма является объектом, для работы с которым используется метод OLE. Создает и обрабатывает этот объект программа Microsoft Graph.

Правописание.

Word для Windows дает возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления.

Повторяющиеся или типовые ошибки правописания можно исправлять с помощью функции автокоррекции непосредственно при наборе текста, а функция поиска и замены позволит внести изменение в написание отдельных слов сразу во всем тексте или в выделенной области. Эта же функция позволяет изменять установки форматирования текста и абзаца – как по всему документу, так и в выделенной области.

Word имеет модуль разделения словна слоги. Он предназначен для правильного переноса слов.

В редакторе Word существует три вида словарей: стандартный, словарь исключений и специальный (пользовательский). С помощью стандартного словаря можно проверять правописание документа, содержащего текст на разных языках. Словарь исключений содержит слова, которые стандартный словарь распознает, как написанные правильно. Этот словарь создается пользователем, и в него включают те слова, на которых вы хотите остановиться при проверке орфографии. Если вы пишите статьи по специальности, например химии или физике, то вам может понадобиться отдельный словарь для терминов, так называемый словарь пользователя.

Программа предлагает варианты замены часто проверяемых в документе слов, что позволяет сделать язык документа более ярким и выразительным. Список синонимов находится в меню «Сервис-Синонимы».

При работе с документами приходится часто повторять ввод одних и тех же участков текста. В Word достаточно ввести их один раз, а затем сделать элементом автотекста с уникальным именем и после этого вставлять в любое место документа необходимое число раз.

Программа автокоррекции проверяет и исправляет типичные ошибки после ввода Word использует список типичных ошибок.

отдельного слова. Для исправления Проверка грамматики - эта функция существует только в версии Word 7.0 для Windows 95 и выше. Она позволяет проверить и устранить грамматические и стилистические ошибки. Программа проверки просматривает текст на наличие ошибок. Если ошибка найдена, она открывает диалоговое окно «Грамматика».

Чтобы получить статистические сведения о количестве символов, слов, строк, абзацев и страниц в документе, надо выполнить команду «Меню-Сервис-Статистика». Также будут выведены показатели- уровень образования, легкость чтения, число сложных фраз, благозвучие.