Меры по совершенствованию действующей системы адаптации персонала организации

Проведение адаптационных процедур поможет облегчить вхождение новых сотрудников в жизнь организации. Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру компании.

Основная задача службы персонала и руководства на данном этапе – создать максимально комфортные условия вхождения нового сотрудника в компанию, а также в процессе самой адаптации оценить уровень его профпригодности. При правильном проведении адаптационных процедур, при непосредственном контроле службы персонала и активном участии руководителя сотрудник через 3 месяца способен полностью освоиться с новыми для него условиями работы.

Основная причина, по которой новые сотрудники покидают компанию до окончания испытательного срока, – нехватка информации. В связи с этим одной из предложенных мер по совершенствованию системы адаптации можно выделить разработку программы адаптационного тренинга в формате PowerPoint. В тренинге должны быть подробно раскрыты следующие моменты: сведения о компании, продукты и услуги компании, организационная структура и культура, корпоративная политика в области управления персоналом, условия работы, дополнительная информация об организации работы, другие нюансы.

Формат проведения адаптационного тренинга – презентация, ответственным за проведение которой будет назначен специалист отдела подбора и адаптации. Периодичность проведения тренинга – раз в неделю для всех новых сотрудников Компании.

Итогами проведения такого тренинга будут: снятие напряжения и стресса у новичка, новые сотрудники быстро вольются в новый для них коллектив, первый этап адаптации пройдёт значительно быстрее и легче.

Вторая причина, по которой новичок может уволиться в период адаптации – отсутствие четко сформулированных задач на период вхождения в должность. В связи с этим был разработан шаблон плана работ на испытательный срок (приложение 1). План работ должен включать перечень задач, связанных с непосредственной деятельностью сотрудника. Задачи должны включать перечень результирующих документов по выполнению или описание результатов выполнения. Ответственным за формирование плана работ является руководитель нового сотрудника. План работ подписывается непосредственным руководителем и сотрудником в двух экземплярах. Один экземпляр передается сотруднику, второй хранится у непосредственного руководителя. Копии этих документов направляются непосредственным руководителем ответственному за адаптацию. Ответственный за адаптацию не позднее, чем за 5 дней до окончания испытательного срока информирует непосредственного руководителя о необходимости принятия решения о прохождении испытательного срока сотрудником. Решение о прохождении испытательного срока принимается непосредственным руководителем на основании:

• оценки результатов работы сотрудника согласно плану работ на испытательный срок;

• результатов прохождения обязательных тренингов.

Непосредственный руководитель не позднее, чем за 3 дня до окончания испытательного срока обязан обсудить с сотрудником результаты выполнения задач, дать оценку его деятельности в период испытательного срока и проинформировать его о принятом решении. Документом, подтверждающими успешность прохождения испытательного срока, является - план работ на испытательный срок, подписанный непосредственным руководителем с проставленными оценками и решением о прохождении испытательного срока. Подтверждающие документы ответственному за адаптацию предоставляет сам сотрудник, не позднее одного дня после окончания испытательного срока.

Итог данного мероприятия: новый сотрудник будет точно и четко понимать задачи, которые перед ним стоят. И все его действия будут направлены на выполнение этих задач, что в конечном итоге поможет достигнуть главное цели трудовой адаптации.

Приходя в новую для себя Компанию новый сотрудник, как правило, сильно дезориентирован, так как со всех сторон поступает очень много различной информации, касающейся как производственной стороны жизни в компании, так и неформальной. Многих новичков это может сильно напугать. Для того, чтобы помочь в решении данной проблемы необходимо разработать «Памятку новичка», образец такой памятки приведён в приложении 2.

В памятке предлагается отразить такие моменты как:

· краткая информация о Компании; услугах, которые она предоставляет;

· корпоративные правила: правила дресс-кода, рабочее время и время отдыха, отпуск, программы лояльности;

· информационные системы, существующие в Компании;

· другая справочная информация.

Данная памятка поможет легко сориентироваться новому сотруднику в самых важных моментах, на которые руководство Компании обращает особое внимание.

В целях единой информационной среды необходимо проводить официальное представление нового сотрудника всему коллективу работников с кем непосредственно будет работать новый сотрудник. Это можно осуществить несколькими способами:

· представление нового сотрудника лично, например, на собрании;

· рассылка сотрудникам Компании информационного письма, содержащего сведения о новичке;

· размещение информации на корпоративном портале в специально выделенной для этого рубрике.

В связи с тем, что руководитель не в состоянии постоянно тратить время на обучение нового сотрудника, т.к. время ТОП-менеджера очень дорогое, необходимо внедрить процедуру наставничества.

Наставник назначается непосредственным руководителем из числа сотрудников отдела, проработавших не менее 6 месяцев. Срок процедуры наставничества: от 1 до 3 месяцев, то есть по сути это будет период испытательного срока. Мотивационной составляющей сотрудника, который будет выступать в роли наставника будет являться доплата в размере 2 000 руб. в месяц.

При помощи наставничества будет реализована возможность обучения прямо на рабочем месте, т.е. основной акцент в работе будет направлен на практическую часть.

Таким образом были предложены следующие меры, направленные на совершенствование системы адаптации персонала в Компании:

· разработка адаптационного тренинга в формате PowerPoint;

· разработка шаблона плана работ на испытательный срок;

· разработка Памятки новичка;

· проведение официального представления нового сотрудника коллективу Компании;

· внедрение процедуры наставничества.