Прогнозирование и определение риска и его оценка
Все участники проекта заинтересованы в том, чтобы исключить возможность провала проекта или хотя бы убытка для себя. Вместе с тем, ни у кого их них нет и не может быть уверенности в благополучном исходе проекта — риск в любом реальном деле общепризнан.
Под рискомпонимается неопределенность, связанная с возможностью возникновения в ходе реализации проекта неблагоприятных ситуаций и последствий.
Контрактная работа по проекту
Содержание контрактной работы в проекте можно свести к следующим шагам:
1. Выбор стратегии контрактной деятельности (procurement strategy).
2. Определение потребности в ресурсах, работах и услугах, необходимых для реализации проекта.
3. Планирование поставок и закупок.
4. Определение потенциальных участников проекта (контракторов) и анализ их возможностей.
5. Разработка тендерной документации.
6. Предварительная документация (отбор) участников торгов.
7. Организация и проведение торгов на проектно-изыскательские работы, разработку детальной проектно-сметной документации и принятие решения о присуждении контракта.
8. Организация и проведение торгов на поставки материально-технических ресурсов и оборудования и принятие решения о присуждении контракта.
9. Организация и проведение торгов на выполнение различного вида работ и оказание услуг по реализации проекта и принятие решения о присуждении контракта.
10. Заключение контракта с победителями торгов.
Планирование поставок и закупок
Основная задача этой фазы проекта — обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта.
Этот процесс принято делить на 2 части:
§ закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;
§ поставки на место производства работ.
8. Структура задач материально-технической подготовки проектов
Изменение условий хозяйствования привело к появлению новой структуры задач материально-технического обеспечения проектов, которая укрупненно сводится к следующим шагам:
1. Подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг.
2. Планирование и организация процесса закупок.
3. Изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками.
4. Предварительный отбор участников торгов.
5. Подготовка документов для торгов.
6. Проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги.
7. Размещение заказа, включая переговоры о поставках.
8. Контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений.
9. Разрешение конфликтов.
10. Взаиморасчеты.
11. Найм на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов.
12. Планирование поставок.
13. Организация бухгалтерского учета.
14. Доставка, приемка и хранение товара.
15. Учет и контроль доставки.
Последние 4 позиции на Западе принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый Поставками (Logistics). Остальные же работы относят к Закупкам (Procurement). Такое деление не случайно, так как Закупки осуществляет Заказчик, а Поставки — Подрядчик.
Рассмотрим требования к некоторым из вышеперечисленных шагов в цикле закупок и поставок, характерные для рыночной экономики.
Планирование и организация:
§ осуществляются на основе данных проектно-сметной документации;
§ графики разрабатываются на основе и в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность разработки проектно-сметной документации, цикла закупок и доставки грузов;
§ план должен охватывать весь проект в целом;
§ выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;
§ в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.
Выбор поставщиков:
§ осуществляется на основе изучения т.н. квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности;
§ список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта;
§ окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.
Размещение заказов:
§ совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок;
§ общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок;
§ оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов;
§ заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.
Контроль за поставками:
§ организуется по каждому из перечисленных выше видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги);
§ основывается на общем плане проекта;
§ все изменения вносятся в общий график проекта;
§ основывается на стандартных формах отчетности.
Подрядные торги
В строительствеподрядные торги проводятся для выбора на конкурсной основе организации, выполняющей для заказчика в пределах согласованной стоимости требуемые объемы строительных работ, поставки, монтажа и пуска-наладки оборудования в установленный заказчиком срок и с требуемым качеством.
Целью организацииторгов является повышениеэффективностипроизводства, качества строительства и надежностисооружаемыхобъектов на основе конкуренции между организациями и предприятиями.
Виды торгов
В зависимости от способа проведения торги могут быть:
Открытыми, к участию в которых привлекаются все желающие фирмы и организации, как местные, так и иностранные. На открытых торгах обычно размещаются заказы на стандартное оборудование, а также на небольшие по объему подрядные работы.
Открытыми с предварительной квалификацией участников.
Закрытыми по приглашениям. К участию в закрытых торгах приглашаются лишь определенные фирмы, которым высылаются специальные приглашения. К закрытым торгам прибегают в случаях размещения сложных заказов. В закрытых торгах обычно участвует небольшое число солидных, известных в данной области производства фирм, имеющих большой опыт и хорошо технически вооруженных.
Единичными с организацией, выбранной заказчиком. При единичных торгах их организаторы обращаются только к одной фирме без привлечения конкурентов, но с соблюдением внешней формы торгов и процедуры торгов по правилам данной страны. Единичные торги проводятся в исключительных случаях, когда оборудование или другой товар может быть приобретен лишь у единственной фирмы — монополиста, а заключение обычного контракта для государственных организаций запрещается законом данной страны.
Основными участниками подрядных торгов являются: заказчик, организатор торгов, тендерный комитет, претенденты (оференты).
Оферент — лицо, от имени которого представлена оферта, т.е. комплекс документов, письменно подтверждающий намерение претендента участвовать в торгах и заключить контракт в отношении конкретного предмета торгов на условиях, определенных заказчиком в тендерной документации с учетом дополнительных предложений претендентов.
Заказчик — лицо, для которого строится или реконструируется объект торгов.
Организатор торгов — лицо, которому заказчик поручил проведение торгов.
Тендерный комитет — постоянный или временный орган, созданный заказчиком или организатором для проведения торгов.
Претендент — лицо, решившее принять участие в торгах до момента регистрации оферты.
В проведении торгов можно выделить несколько этапов:
1. Подготовка торгов.
2. Представление предложений участниками торгов.
3. Оценка оферт и выбор победителя подрядных торгов.
4. Подписание контракта.
Подготовка торгов
Решение о проведении торгов принимается заказчиком с учетом специфики объектов и готовности проектной документации.
Организация и подготовка торгов осуществляется тендерным комитетом, который подготавливает и публикует объявление о торгах.